Рассмотрим заполнение и подачу формы №1ДФ в разрезе перечисленных вами ситуаций.
Представление формы №1ДФ по обособленному подразделению.
Если у юридического лица имеется обособленное подразделение с наемными сотрудниками, то кому подавать форму №1ДФ – самому подразделению или головному предприятию – определяется, исходя из прав и обязанностей такого подразделения.
В случае, когда подразделение самостоятельно ведет учет, составляет отчетность и уплачивает за себя налоги, форму №1ДФ оно подает самостоятельно, в противном случае это делает за него головное предприятие.
Юридическое лицо подает налоговый расчет по форме №1ДФ за неуполномоченное начислять, удерживать и уплачивать налоги в бюджет обособленное структурное подразделение в виде отдельной порции, в которой указываются сведения о работниках данного подразделения. В такой порции не заполняется клетка «Работало по трудовым договорам» налогового расчета по форме №1ДФ, а также не отображается информация о военном сборе, поскольку она отображается юридическим лицом в форме №1ДФ, представленной по своему местонахождению.
Юридическое лицо подает налоговый расчет в виде отдельной порции за подразделение, неуполномоченное начислять, удерживать и уплачивать налоги в бюджет, в контролирующий орган по своему местонахождению и направляет копию такого расчета в контролирующий орган по местонахождению данного подразделения в установленном порядке.
Отражение в форме №1ДФ командировочных расходов.
Сумма командировочных расходов, возмещенная физическому лицу, находящемуся в трудовых отношениях со своим работодателем или являющемуся членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, в установленном законодательством порядке расходов в пределах фактических расходов не является доходом, не облагается НДФЛ и военным сбором и не отражается по форме №1ДФ (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ).
Работодатель имеет право установить по предприятию или в каждом частном случае возмещение командировочных расходов в сумме, превышающей расходы, установленные законодательством. В таком случае сумма превышения – так называемые излишне израсходованные средства, является для работника дополнительным благом и, соответственно, облагается НДФЛ и ВС и, согласно Справочнику признаков доходов, отражается в налоговом расчете по форме №1ДФ под признаком дохода «118».
Что касается компенсации средств, потраченных работником на приобретение товаров в интересах работодателя за счет собственных средств (т. е. аванс работнику не выдавался, и он получает возмещение понесенных расходов), ГФС сделала довольно неожиданный вывод, а именно: поскольку товар приобретен работником для нужд юридического лица за счет собственных средств, т. е. работодателем предварительно не предоставлялись средства под отчет, то сумма, выплаченная такому физическому лицу за указанные товары, включается в его общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход, облагается НДФЛ и ВС и отражается в налоговом расчете по форме №1ДФ.
При этом указанная сумма средств не является базой начисления ЕСВ (ИНК ГФС от 23.02.2018 г. №765/6/99-99-12-02-03-15/ИНК).
Однако суд не согласился с таким выводом контролирующего органа.
В постановлении Верховного Суда от 13.03.2018 г. по делу №826/2226/15 отмечается, что определяющим признаком дохода плательщика налога как объекта и базы обложения НДФЛ, в том числе в виде дополнительного блага, является прирост показателей финансового и/или имущественного положения налогоплательщика. В данном случае при выплате работнику суммы расходов, осуществленных при покупке товара, такой работник не получает дохода, а следовательно, объект налогообложения по НДФЛ отсутствует и не отражается по форме №1ДФ.
В каком случае форму №1ДФ можно не подавать.
Согласно абз. 1 пп. «б» п. 176.2 НКУ, налоговый агент обязан представить отчетность по форме №1ДФ в случае, когда на протяжении отчетного квартала в пользу плательщиков налога проводились выплаты доходов, начислялись и перечислялись в бюджет НДФЛ и ВС с таких доходов, а также проводились аналогичные выплаты за прошлые периоды.
Так как отчетность по форме №1ДФ обладает статусом налоговой декларации, то налогоплательщик обязан за каждый установленный НКУ отчетный период, в котором возникают объекты налогообложения, или в случае наличия показателей, подлежащих декларированию в соответствии с требованиями НКУ, подавать налоговые декларации по каждому отдельному налогу, плательщиком которого он является (п. 49.2 ст. 49 НКУ).
На основании вышесказанного делаем вывод: если в отчетном периоде таких операций (начисленного/выплаченного физлицам дохода, и/или начисленного/уплаченного НДФЛ или ВС) не было, то налоговый расчет по форме №1ДФ за этот квартал подавать не надо.