Независимо от места своего трудоустройства (на предприятии, в учреждении и организации или у физического лица), все работники являются застрахованными лицами в системе общеобязательного государственного социального страхования, которое включает и пособие по беременности и родам для женщин.

Эту помощь выплачивает Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности, а готовить документы и производить расчеты должен работодатель или его бухгалтер, если таковой имеется.

Делать это нужно быстро, чтобы выполнить два условия, указанные в ст. 52 Закона о страховании от нетрудоспособности:

• рассмотреть документы для назначения пособия по беременности и родам не позднее десяти дней с даты их поступления;
• выплатить средства в ближайший (с даты назначения пособия) день, установленный для выплаты заработной платы.

Оформляем документы

На первом этапе рассмотрения необходимо взять у работницы заявление и оформить Приказ о предоставлении отпуска. Хотя законодательством такая необходимость не предусмотрена, ведь согласно ст. 17 Закона об отпусках, декретный отпуск женщинам предоставляется на основании медицинского заключения. Однако без этих документов не обойтись, поскольку, во-первых, женщина должна заявить о своем желании взять отпуск. Кроме того, бывают случаи, когда женщина планирует поработать и не идти в отпуск с того дня, когда открыт больничный. В этом случае она должна указать в заявлении конкретную дату, с которой планирует взять отпуск. Уже на основании этого заявления бухгалтер или предприниматель издает приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам сроком, который указан в больничном листе. Работодатель не имеет права отказать женщине в декретном отпуске.

Кроме этого, поскольку средства полностью возмещает Фонд соцтраха, то перед тем, как рассчитывать сумму декретных, комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию, обязательно оформляет протокол (решение) об их назначении. Итак, первые документы: заявление, приказ, протокол. Их вы будете хранить у себя.

Рассчитываем суммы декретных

Для расчета суммы декретных нужно знать всего два показателя: размер среднедневной заработной платы и количество дней отпуска.

Продолжительность декретного отпуска как правило составляет 70 календарных дней до родов и 56 после – всего 126 календарных дней. При осложненных родах или при рождении двух или более детей послеродовой период увеличивается до 70 дней и общая продолжительность отпуска составляет уже 140 дней. В таком случае женщине выдается второй листок по беременности и родам сроком на 14 календарных дней.

Механизм расчета среднедневной зарплаты следующий:

1. Рассчитываем заработную плату за шесть месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.

Берется та зарплата, с которой был уплачен единый взнос. То есть в расчет включаем отпускные за все виды отпусков и т. п., а вот суммы больничных нужно из этого расчета исключить.

Если сотрудница не будет выходить на работу, то расчет декретных проводится согласно должностному окладу (тарифной ставки). Такой вывод следует из п. 10 Порядка расчета средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266, где сказано: если в расчетном периоде перед наступлением страхового случая застрахованное лицо не имело заработка по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению), средняя зарплата для расчета страховых выплат определяется в соответствии с месячной тарифной ставкой (должностного оклада) сотрудницы на момент наступления страхового случая.

2. Считаем количество календарных дней за месяцы расчетного периода.

При расчете календарных дней из расчета:

• вычитаются календарные дни, которые не были отработаны по уважительной причине: временная нетрудоспособность (больничный), отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и т. п. (абз. 3 п. 14 Порядка № 1266);
• не исключаем праздничные и нерабочие дни, которые пришлись на расчетный период;
• не исключаем время отпусков без сохранения заработной платы, предоставленной на основании ст. 25 и ст. 26 Закона об отпусках и других норм законодательства.

3. Умножаем среднедневной заработок на количество календарных дней декретного отпуска.

Если декретный отпуск продлевается на 14 календарных дней, то рассчитывать среднедневной заработок еще раз не нужно. Такой листок нетрудоспособности будет продолжением предыдущего, следовательно расчетный период останется неизменным. Вам останется лишь умножить уже известную среднедневную заработную плату на 14 календарных дней.

Подаем документы в ФСС по ВПТ

Основанием для финансирования страхователей Фондом соцстрахования является оформленное по установленному образцу заявление-расчет, содержащее информацию о начисленных застрахованным лицам суммах материального обеспечения по их видам. Заявление-расчет готовится в двух экземплярах. Один из экземпляров вместе с предоставленными застрахованными лицами документами, на основании которых назначено материальное обеспечение, хранится у страхователя, а второй подается в рабочий орган фонда. На практике работники фонда кроме заявления-расчета просят предоставить следующие документы:

• копию правильно заполненного листа нетрудоспособности;
• ксерокопию трудового договора с работницей, которой назначается помощь;
• оригинал или заверенную банком копию квитанции последней (на момент подачи заявки) уплаты единого социального взноса (в разрезе начислений на ФЗП).

Органы Фонда соцстрахования осуществляют финансирование в течение 10 рабочих дней после поступления заявления.

Выплачиваем декретные

Пособие по беременности и родам выплачивается одной суммой за весь период отпуска после принятия комиссией решения о ее назначении (т. е. оформления упомянутого в начале статьи протокола). Датой такой выплаты является ближайший, после принятия этого решения, день выплаты зарплаты. Обратите внимание на то, что в идеале на этот день такие средства уже должны быть возмещены Фондом, ведь выплачивать декретные за счет собственных средств, рассчитывая на компенсацию от Фонда, ни в коем случае не нужно. Это связано с тем, что средства со специального счета, который открывается только для получения средств от Фонда, могут идти исключительно на выплату социальной помощи и их нельзя перебросить на расчетный счет. Поэтому, чтобы не нарушать действующее законодательство и собственный покой, лучше не затягивать с подготовкой документов, тем более что ничего сложного в этом процессе нет.

Примите к сведению!

Поскольку с 01.07.2013 г. период отпуска по беременности и родам входит в страховой стаж для пенсии – лиц, получающих пособие по беременности и родам, включили в список застрахованных лиц в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования.

Ставки ЕСВ для пособия по беременности и родам установили такие же, как и для пособия по временной нетрудоспособности.

Одновременно прописан порядок начисления ЕСВ на пособие по беременности и родам. Суммы ЕСВ следует рассчитывать за каждый месяц отдельно таким образом:

• рассчитать среднедневной размер пособия по беременности и родам, разделив его общую сумму на количество дней, за которые оно начислено;
• рассчитать сумму пособия по беременности и родам отдельно за каждый день, умножив среднедневной размер пособия на количество календарных дней отпуска, приходящихся на месяц, за который его насчитали;
• определить сумму ЕСВ (33,2 %, 8,41 %, 5,3 %, 5,5 %), которую должен начислить работодатель отдельно за каждый месяц;
• удержать ЕСВ (2 %) с суммы пособия по беременности и родам, который приходится на соответствующий месяц, за каждый месяц отдельно.

Конечно, насчитывая ЕСВ, следует учитывать выплаты для определения максимальной величины базы начисления ЕСВ за каждый месяц отдельно и в такой последовательности: зарплата, в том числе в натуральной форме; вознаграждение по гражданско-правовым договорам; пособие по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам (Постановление Правления Пенсионного фонда Украины от 17.07.2013 г. № 11-1).