№5(28)(2014)

Після того як документи справи впорядковані, пронумеровані, зроблено внутрішній опис та засвідчувальний напис справи, приступаємо до її оправлення.

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Порядок розташування документів у справі, яка підшивається, наступний: чистий аркуш паперу, внутрішній опис, документи справи, засвідчувальний напис. Під час підшивання не дозволяється торкатися тексту документів. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів. У разі якщо текст до­кумента розгорнуто – підшивати потрібно за верхній край аркуша, якщо аркуш великий – звернути документ до розміру А4. Аркуші у справі при оправленні вирівнюються за нижнім правим краєм.

Завершальним етапом оформлення справи є оформлення обкладинки. Обкладинки справ оформляються за встановленою формою.

Форма обкладинки справи згідно з додатком 10 до пунктів 5.1.22–5.1.26. Правил роботи архівних підрозділів

На обкладинках справ зазначається найменування установи (структурного підрозділу), номер справи за описом (ставиться після затвердження опису (олівцем), назва/заголовок справи, дата справи (якщо це накази або протоколи – дата першого та останнього пишеться повністю (наприклад: 12 січня – 13 грудня 2009 року), якщо звіти – писати тільки рік (наприклад, 2009 рік), якщо документ усередині помісячний (але справа за рік), то дату ставити так: січень – грудень 2009 року).

У разі зміни найменування установи упродовж періоду, що охоплює документи справи, на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться світло­стійким чорнилом звичайним почерком без скорочень.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи з інформацією, набраною на комп’ютері (з часом текст витирається, аркуш може відірватися).

Якщо справа поділяється на декілька частин, то на обкладинці слід вказувати номер тому.

Отже, справи прошиті, обкладинки оформлені. Однак перед подачею справ до архівного підрозділу потрібно ще підготувати низку супроводжуючих до­кументів. Одним з них є опис справ.

Згідно з п. 266 Типової інструкції з діловодства від 30 листопада 2011 року № 1242, опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду.

Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про наявність копій документів у справі та ін.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом.

Для ефективнішого використання інформації, яка міститься в описах справ, до описів складається довідковий апарат (титульний аркуш, передмова та інше).

Обов’язковим елементом довідкового апарату до описів справ (див. пп. 6.2.3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій) є передмова. У ній наводяться відомості про основні напрямки діяльності та структуру установи за період, який охоплюють справи опису; коротко характеризується зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і опису справ, їх си­стематизація в опису. Передмова, складена до опису справ з кадрових питань (особового складу), має таку структуру:

1. Відомості про фондоутримувача:
повне та скорочене найменування, дата створення (з посиланням на нормативно-правові акти), юридичний статус, найменування установи-попередника (за наявності), найменування установи вищого рівня (за наявності), відомості про основ­ні функції (напрями діяльності) та структуру установи – фондоутримувача за період, який охоплюють справи опису.
Якщо в період, який охоплюють справи опису, відбулися зміни найменування, підпорядкування, функцій, структури та інше юридичної особи-фондоутримувача, це обов’язково зазначають у цій частині передмови з посиланням на підтверджуючі такі зміни документи.

2. Характеристика документів:
анотація складу документів за структурою опису й за видами документів, зміст документів; мова документів опису (українську не зазначають); підтверджуючі факти втрати документів із зазначенням причин (за наявності); стан упорядкування документів; обрана схема систематизації документів опису та ін.

3. Умови доступу до документів:
умови, що регулюють доступ до документів опису та умови копіювання документів (якщо обмежень немає, запис можна не робити), характеристика фізичного стану документів опису (наявні фізичні пошкодження тексту документів або носія, які можуть стати на заваді користуванню документами).

4. Характеристика довідкового апарату:
відомості про всі наявні елементи довідкового апарату опису.

Наводжу зразок передмови, наданий мені архівним відділом однієї з районних у м. Києві державних адміністрацій:

Іншим обов’язковим елементом оформлення опису справ є титульний аркуш (див. зразок).

Опис справ складається в двох примірниках і прошивається аналогічно справам: у твердій обкладинці, спочатку чистий аркуш паперу, далі – сторінки опису. Усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на зберігання передають історичну довідку про установу фондоутримувача.

Історична довідка виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутримувача і фонду. Вона містить три розділи: історія фондоутримувача, історія фонду, характеристика документів фонду.

У першому розділі історичної довідки в хронологічній послідовності подаються відомості про:

• розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію установи-фондоутримувача;
• крайні дати діяльності установи;
• завдання і функції установи, їх зміни;
• масштаб діяльності установи, мережу підвідомчих організацій;
• зміни в найменуванні та підпорядкованості установи;
• структуру установи та її зміни.

У другому розділі історичної довідки відображаються дані про кількість справ, відібраних для передачі на зберігання до архівної установи, їх крайні дати, а за наявності факту відсутності документів вказуються причини їх відсутності. У третьому розділі наводиться узагальнена характеристика фонду за видами документів та їх змістом. Історична довідка друкується в двох примірниках і підписується ліквідатором юридичної особи.

Перед подачею документів до архіву необхідно ще скласти лист-звернення до архівного відділу місцевої ради з проханням прийняти документацію. Надаю зразок такого листа.

І, нарешті, останнім документом, який ми маємо підготувати для передачі справ на архівне зберігання до архівного відділу, є Акт про передачу документів, який складається в трьох примірниках і підписується ліквідатором/головою ліквідаційної комісії юридичної особи.

Після прийняття архівним відділом оформлених належним чином документів останній видає підписаний зі свого боку акт приймання-передачі документів. Отриманий акт подаємо державному реєстратору разом з іншими необхідними документами, визначеними процедурою ліквідації підприємства за рішенням власника для остаточного припинення діяльності підприємства як юридичної особи.