№4(15)(2013)

Значна питома вага в операційних витратах підприємства, що здійснює оптову торгівлю, належить витратам на автотранспорт. І це не дивно, адже товар треба доставити від постачальника (виробника), розвезти по місцях зберігання, потім відвантажити покупцям відповідно до укладених договорів (як правило, доставка товару здійснюється транспортом оптового підприємства). Також у цей час паралельно протікають інші бізнес-процеси: торгові представники, співробітники оптового підприємства збирають заявки на товар у покупців (зазвичай це підприємства роздрібної торгівлі, розташовані на досить великій території), супервайзери, комерційні директори займаються пошуком нових клієнтів, тобто розширенням ринків збуту товару та ін. І в процесі здійснення цих та багатьох інших завдань підприємство несе значні транспортні витрати, яких не можна не уникнути, тому їх оптимізація є одним з важливих завдань при організації роботи компанії. У цьому зв'язку вагоме місце займає аудит транспортних витрат, завданнями якого є створення висновку:

- про правомірність та економічну доцільність здійснення витрат, пов'язаних з роботою автотранспорту на оптовому підприємстві;

- про дотримання як законодавчих і нормативних документів України, так і внутрішніх документів підприємства, що стосуються використання автотранспорту;

- про своєчасність та правильність оформлення операцій, пов'язаних з використанням автотранспорту та відображення їх в обліку.

Виконанню аудитором перерахованих завдань і присвячена ця стаття. Вона корисна для співробітників аудиторських фірм, фахівців служб внутрішнього аудиту або контрольно-ревізійних служб оптових підприємств, а також для бухгалтерів, менеджерів-логістів, які здійснюють облік і контроль за роботою автотранспорту.

Перевірка відображення в обліку витрат, пов'язаних з доставкою товару від постачальника (виробника)

Як правило, доставка товарів на оптове підприємство здійснюється за рахунок самого підприємства. При цьому можлива доставка власним або орендованим автотранспортом, а також транспортом, замовленим в АТП, або транспортом постачальника товару (з подальшим виставленням вартості автопослуг). У будь-якому випадку, відповідно до п. 9 ПБО 9, витрати на транспортування товару до місця його використання, на навантажувально-розвантажувальні роботи як частина транспортно-заготівельних витрат (далі - ТЗВ) включаються у вартість товару. Аудитору необхідно з'ясувати шляхом зіставлення даних про витрати з доставки товару від постачальників, що містяться в дорожніх листах вантажного автотранспорту, актах виконаних робіт (послуг), талонах замовника, рахунках орендарів, з оборотами за дебетом субрахунку 281 «Товари на складі». Вартість ТЗВ включається до витрат у момент реалізації (відвантаження товару), але не в момент здійснення витрат. В іншому випадку аудитор повинен зафіксувати порушення, яке тягне за собою спотворення обліку та звітності, а також неправильне формування продажної ціни на товар.

Вивчення організації контролю за роботою транспорту при доставці товару покупцям

Це питання зазвичай підлягає висвітленню при проведенні внутрішнього аудиту в підрозділах оптової компанії. Для цього разом зі співробітниками служби внутрішнього аудиту доцільно залучати й інших фахівців: менеджерів-логістів, фахівців транспортного відділу тощо.

Перш за все, на підприємстві повинні бути розроблені та затверджені маршрути доставки товару клієнтам-покупцям. Причому маршрути повинні бути такі, щоб, з одного боку, ними були охоплені всі клієнти, з іншого - необхідно розробити оптимальні варіанти маршрутів з метою зниження витрат на доставку. При автоматизованій обробці інформації дані маршрутів вносяться до облікової програми. При виїзді на лінію водії в комплекті з іншими документами (шляхові листи, накладні, податкові накладні) отримують завдання у вигляді маршрутного листа, в якому розписаний маршрут на поточний день, із зазначенням найменувань покупців, їх місця розташування, номерів і дат накладних, маси товару, відстані між пунктами розвезення. Після виконання завдання такий маршрутний лист, в якому вказується фактичне виконання роботи, здається разом з іншими документами. При виявленні відхилень відповідальні особи (диспетчер, логіст та ін.) з'ясовують їх причини (помилково товар доставлений іншому клієнту, не було покупця на місці, неправильні відомості, подані торговим агентом про замовлення товару тощо), при необхідності - вимагають пояснень від водія або торгового представника. Потім ці дані про відхилення, з розрахунком можливих втрат, повинні бути надані керівництву підприємства - керівнику або його заступнику з комерційної частини. Саме так має бути побудована процедура контролю за роботою автотранспорту при доставці товару.

При перевірці фактів, що свідчать про безконтрольність при експлуатації автотранспорту, аудитор або інший фахівець, що перевіряє цю ділянку роботи, повинен не тільки зафіксувати виявлені порушення, а й запропонувати шляхи їх усунення та недопущення в подальшому. Як правило, такі пропозиції повинні зводитися до організації системи ефективного контролю за експлуатацією автотранспорту із зазначенням відповідальних осіб на всіх етапах контролю.

Вивчення організації контролю за роботою транспорту у роботі торгового персоналу

Як уже зазначалося, автотранспорт дуже часто використовується торговим персоналом оптового підприємства, адже їм необхідно укладати нові договори, приймати замовлення в торгових точках на поставку продукції; комерційним директорам і супервайзерам потрібно перевіряти роботу своїх підлеглих. І в цьому випадку для більш раціонального використання легкового автотранспорту також слід розробляти оптимальні маршрути руху, видавати разом із завданнями маршрутні листи, організувати контроль за дотриманням маршрутів, проводити аналіз відхилень. Зазначена ділянка роботи вивчається аудитором або іншим фахівцем відповідної кваліфікації за методикою, аналогічною описаній в попередньому розділі статті. Слід тільки додати, що аудитору необхідно вивчити оформлення шляхових листів службового легкового автотранспорту по формі №3, затвердженій Наказом Держкомстату України від 17.02.1998 р. №74.

Перевірка відображення в обліку та документального підтвердження витрат, пов'язаних з доставкою покупцям

Відповідно до п. 19 ПБО 16, витрати з доставки товарів (продукції) до покупця включаються до складу витрат на збут. Сюди ж належать і «витрати на транспортування готової продукції (товарів) між складами підрозділів (філій, представництв) підприємства». Тобто, наприклад, якщо товар прибуткують на центральному складі, а потім з метою подальшого відвантаження покупцям перевозять на який-небудь «периферійний» склад, то витрати на перевезення необхідно включати не у вартість товару, а до складу витрат на збут. Аудитору при вивченні розподілу витрат слід загострити на цьому увагу, проаналізувавши обороти за дебетом рахунка 93 і субрахунку 281.

Також необхідно перевірити правильність оформлення документів, що підтверджують виконання робіт з доставки товару. Такими документами будуть подорожні листи вантажного автотранспорту типової форми №2-ТН, затвердженої Наказом Мінтрансу та Мінстату України від 29.12.1995 р. №488/346, накладна на відвантаження товару покупцеві, маршрутний лист (при використанні підприємством такого документа внутрішнього характеру, про який йшлося вище). Особливо слід звернути увагу на повноту і правильність відображення інформації, що стосується витраченого палива, пробігу, ваги перевезених вантажів. При доставці товару стороннім автотранспортом необхідно перевірити оформлення документів, що підтверджують надання транспортних або транспортно-експедиційних послуг. Такими документами можуть бути акт виконаних робіт (послуг), товарно-транспортна накладна, звіт експедитора. Якщо аудитор з'ясує, що інформація, викладена в цих документах і заповнена відповідно до укладеного договору, не є повною, йому слід запропонувати внести доповнення до договору з транспортним (транспортно-експедиційним) підприємством, що стосується змісту та оформлення первинних документів.

Перевірка обґрунтованості застосування норм витрати палива, витрат на ремонт і технічне обслуговування автотранспорту

За наявності автотранспорту (власного або орендованого) підприємство завжди несе істотні витрати на його експлуатацію. Насамперед, це витрати на паливо. Зараз основним документом для встановлення і розробки в компанії норм витрати палива є Норми №43. Цей документ досить великий, опис та аналіз його вимог - тема для окремої консультації. Тому зупинимося на окремих моментах, на які необхідно звернути увагу аудитору. Насамперед, це обґрунтованість і правильність розрахунків при підвищенні норм витрати в наступних випадках: роботи в холодну пору року (п.п. 3.1.1 Норм №43); роботи в гірській місцевості та/або на маршрутах з горбистим рельєфом (п.п . 3.1.2 Норм №43); роботи, що вимагають частих зупинок (в середньому більше ніж одна зупинка на один кілометр пробігу) (п.п. 3.1.5 Норм №43)* та ін. Також необхідно вивчити обґрунтованість і правильність розрахунків при зниженні норм витрати у випадках роботи за межами населених пунктів на дорогах загального користування (п.п. 3.2.1 Норм №43). Обґрунтованість коригування норм повинна підтверджуватися, по-перше, наказом (розпорядженням) керівника підприємства, по-друге, відповідними даними шляхових і маршрутних листів про температуру повітря, маршрут руху, найменування та місцезнаходження клієнтів-покупців тощо.

Іншою, не менш важливою статтею витрат є витрати на проведення ремонту та технічного обслуговування автотранспорту. Ці витрати необхідні для виключення та зменшення кількості простоїв автотранспорту. З іншого боку, здійснення цих витрат має бути доцільним. Аудитору спільно з фахівцями, які володіють технічними знаннями щодо експлуатації автотранспорту, необхідно вивчити обґрунтованість і належне оформлення подібних витрат. При цьому підлягають вивченню такі документи, як рахунки-наряди та акти виконаних робіт (наданих послуг) від СТО, накладні на отримання від постачальників і акти на списання, роздаткові відомості на автозапчастини. Також слід проаналізувати й інші документи при їх наявності - журнали реєстрації технічних несправностей і заявок на автозапчастини, картки обліку роботи автошин та акумуляторів. Після вивчення необхідно зробити висновок про доречність і правильність оформлення таких витрат.

У запропонованій статті розглянуті основні питання, що підлягають висвітленню при проведенні аудиту транспортних витрат на підприємствах оптової торгівлі. Разом із тим перелік викладених питань не є вичерпним. При необхідності автор готовий продовжити розмову на сторінках журналу.

*Такий режим роботи характерний при доставці товару у торгові точки, що знаходяться близько один до одного, наприклад, на одній вулиці.