№4(15)(2013)

Знаки поштової оплати — документи суворого обліку

Впродовж кількох останніх років уряд вживав заходів, покликаних спростити умови ведення господарської діяльності, у тому числі за рахунок зменшення кількості документів суворого обліку. Та ці зміни не торкнулися знаків поштової оплати.

Так, Постановою Кабінету Міністрів України від 14.05.2012 р. №456 було затверджено новий перелік бланків цінних паперів, документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню. У числі документів суворого обліку — знаки поштової оплати: маркований конверт, маркована картка, поштова марка художня, блок поштовий, малий аркуш, поштова марка стандартна.

Порівняно з переліком документів суворої звітності, який було затверджено Постановою уряду від 19.04.1993 р. №283, перелік знаків поштової сплати формально навіть дещо збільшився. Раніше в їх числі були лише поштові марки, конверти з марками, листівки з марками. Та незважаючи на це, по суті йдеться про поштові марки.

Статтею 1 Закону України «Про поштовий зв’язок» від 04.10.2001 р.№2759-III визначено, що поштова марка — це державний знак, виготовлений у встановленому законодавством порядку із зазначенням його номінальної вартості та держави, який є засобом оплати послуг поштового зв’язку, що надаються національним оператором. Тому далі, ведучи мову про облік знаків поштової оплати, вживатимемо термін «поштова марка».

Окремий облік поштових марок

Якихось спеціальних методичних рекомендацій з питань обліку саме поштових марок (знаків поштової оплати) немає, тому на підприємствах їх облік організовано по-різному. Наприклад, у видавництвах, юридичних компаніях, підприємствах, які здійснюють торговельну діяльність і відправку товарів поштою, поштові витрати є доволі суттєвими. Це зумовлює наявність значної кількості знаків поштової оплати і, як наслідок, зобов’язує ставитися до питань їх обліку з належною увагою.

Оскільки поштові марки віднесено до документів суворого обліку, то перший підхід у питанні їх обліку полягає у тому, що слід застосовувати спеціальні правила їх обліку як документів суворого обліку з використанням типових форм, затверджених Наказом Міністерства статистики України від 11.03.1996 р. №67 (далі — Наказ №67).

Другий підхід до обліку поштових марокполягає у тому, що хоча вони (знаки поштової оплати) і названі документами суворого обліку, та не є такими за своєю суттю. Знаки поштової оплати — це, насамперед, грошові документи. Прихильники цього підходу роблять акцент на тому, що Наказ №67 визначає правила первинного обліку бланків документів суворого обліку. І хоча у законодавстві немає чіткого визначення терміну «бланк», та усталеним є поняття «бланку» як друкованої стандартної форми якогось документа, що призначена для заповнення. Через це поштові марки не є бланками, а лише документами суворої звітності. Тому й форми первинного обліку, затверджені Наказом № 67, у ході їх обліку застосовуватися не повинні.

Ці два підходи, по суті, зумовлюють і два підходи до відображення документів і бланків суворої звітності на рахунках бухгалтерського обліку. Та про це далі. Поки розглянемо первинні документи.

Які первинні документи використовувати

Один з підходів до питань обліку поштових марок, як зазначалося, полягає у тому, що їх облік (як і решти бланків документів суворого обліку) має вестися з використанням типових форм, затверджених Наказом №67, у числі яких:

$1·         Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (типова форма №СЗ-1);

$1·         Прибутково-видаткова книга обліку бланків суворої звітності (типова форма №СЗ-2);

$1·         Акт на списання використаних бланків суворої звітності (типова форма №СЗ-3);

$1·         Акт перевірки наявності бланків суворої звітності (типова форма №СЗ-4);

$1·         Картка-довідка про видані й використані бланки суворої звітності (типова форма №СЗ-5).

Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма №СЗ-1) застосовується для оформлення надходження на склад і відпуску зі складу бланків суворої звітності.

Прибутково-видаткова книга по обліку бланків суворої звітності (форма №СЗ-2) передбачена для ведення обліку бланків суворої звітності на складі і застосовується всіма підприємствами, організаціями та установами. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучною печаткою та підписами керівника підприємства (організації) і головного бухгалтера. Для ведення обліку окремих видів бланків суворої звітності у книзі виділяється одна або кілька сторінок.

Акт на списання використаних бланків суворої звітності (форма №СЗ-3) застосовується для списання використаних бланків суворої звітності з підзвіту матеріально-відповідальних осіб. Списання з підзвіту бланків суворої звітності здійснюється на підставі акта, який складається спеціально створеною комісією.

Акт перевірки наявності бланків суворої звітності (форма №СЗ-4) застосовується для перевірки фактичної наявності бланків суворої звітності при надходженні на склад від постачальника. При виявленні нестачі бланків під час їх приймання на склад спеціально створеною комісією складається акт у двох примірниках. В акті вказується кількість відсутніх в наявності книжок, їх серії та номери бланків. Один примірник акта направляється постачальнику для виявлення причин розходження і вжиття заходів.

Картка-довідка по виданим та використаним бланкам суворої звітності (форма № СЗ-5) застосовується для ведення аналітичного обліку по виданих і використаних бланках суворої звітності. Відкривається на кожну матеріально-підзвітну особу, що здійснює облік бланків суворої звітності, на кожний вид бланків окремо. Підставою для ведення картки-довідки служать первинні документи: прибутково-видаткові накладні, акти перевірки наявності бланків і акти на списання використаних бланків суворої звітності.

Візьмімо для прикладу Прибутково-видаткову книгу по обліку бланків суворої звітності (форма №СЗ-2). Вона має таку форму:

Найменування бланків ___________

І як тут не погодитися з тим, що для обліку поштових марок (чи конвертів з марками), які мають лише позначення номінальної вартості, ця Книга не підходить (як і решта форм, затверджених Наказом №67). Та підприємство може розробити свої форми первинних документів для обліку поштових марок і організувати ведення обліку за правилами, які випливають зі змісту цих типових форм. Але доцільно робити це тільки тоді, коли витрати на організацію такого обліку себе окуплять чи є раціональним з точки зору трудовитрат.

Тому на практиці облік поштових марок ведуть за принципом обліку малоцінки, використовуючи звичайні накладні та акти на списання, інколи одразу списуючи на витрати у момент придбання. Все залежить, повторимося, від суттєвості таких витрат.

Де зберігати поштові марки

Поширеною є думка, що поштові марки як документи суворого обліку мають зберігатися у касі підприємства. Такий висновок робиться, насамперед, з огляду на визначення терміна «каса» і пояснення до застосування субрахунку бухгалтерського обліку 331 «Грошові документи в національній валюті»

Відповідно до п. 1.2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому Постановою Національного банку від 15.12.2004 р. №637, каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

Незважаючи на це, у Положенні чітко не прописано порядок обліку і зберігання у касі таких «інших цінностей», до яких цілком можна віднести і поштові марки. Тому касу можна вважати лише одним із місць зберігання поштових марок. До приміщення каси висуваються певні вимоги щодо його обладнання від несанкціонованого проникнення, тому у такому приміщенні і найкраще зберігати будь-які документи. Однак тримати знаки поштової оплати (як і будь-які інші документи суворого обліку) можна і не у касі. Важливо лише забезпечити їх надійне зберігання.

Відповідальним за збереження та ведення обліку знаків поштової оплати можна призначити будь-якого з працівників підприємства. Та найчастіше це співробітник, який найчастіше має з ними справу.

На якому субрахунку вести облік поштових марок

Згідно з Планом рахунків узагальнення інформації про наявність та рух грошових документів, наявних у касі підприємства (у тому числі поштових марок та ін.), ведеться на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті».

Звідси напрошується висновок: якщо поштові марки (знаки поштової оплати) зберігати не в касі, то їх слід обліковувати на іншому субрахунку, наприклад на тому ж субрахунку 209 «Інші матеріали» чи 22 «Малоцінні швидкозношувані предмети». Можна й так. Але оскільки вони все ж таки є грошовими документами, то до моменту списання поштові марки варто обліковувати на субрахунку 331, організувавши їх аналітичний облік у розрізі місць зберігання та відповідальних осіб.

У Податковому кодексі України немає спеціальних обмежень чи правил щодо врахування поштових витрат у складі податкових витрат. Тому, якщо поштові марки використано у цілях, пов’язаних з господарською діяльністю, їх вартість можна врахувати у складі податкових витрат без обмежень.

Як організувати первинний облік поштових марок

Облік поштових марок, незалежно від того, які ми документи будемо використовувати, включає такі етапи:

$1·         придбання та оприбуткування;

$1·         облік за місцем зберігання та в бухгалтерії;

$1·         видача під звіт відповідальним особам та їх використання;

$1·         складання звіту про використання та списання з-під звіту відповідальних осіб;

$1·         перевірка наявності (залишків) за місцем зберігання.

Оскільки поштові марки найчастіше використовують секретарі, організувати їх облік можна таким чином.

Придбавши марки за готівку, працівник складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). На підставі чека РРО поштового відділення у двох примірниках слід скласти звичайну прибуткову накладну, вказавши у ній кількість марок у розрізі номіналів і загальну суму. Один примірник накладної і чек РРО пошти долучається до Звіту і подається до бухгалтерії, другий — залишається у працівника, відповідального за використання марок.

Бухгалтерія на підставі Звіту оприбутковує поштові марки на субрахунок 331 (чи 209 (22)), а для їх обліку і подальшого списання заводить на матеріально-відповідальну особу картку обліку знаків поштової оплати. Її можна розробити самостійно на разок типової форми №СЗ-5.

Далі, по мірі витрачання поштових марок (чи конвертів) для надсилання кореспонденції, у Книзі обліку вихідної кореспонденції по кожній позиції, де було використано марки, слід робити помітку, скільки конвертів з марками чи марок і якого номіналу використано. Раз на місяць (чи частіше) відповідальний працівник підраховує, скільки знаків поштової оплати використано у розрізі номіналів, і складає для бухгалтерії звіт у двох примірниках, наприклад, за такою формою:

Звіт

про використання знаків поштової оплати

за період з 1 по 15 березня 2013 року

Використано знаків поштової оплати для відправки кореспонденції:

Склав        підпис

Одержав  підпис  

Дата

Цей звіт повинен лягти в основу акта на списання поштових марок.

Відповідальність за втрату документів суворого обліку

Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 16. І за втрату або псування документів суворого обліку цією постановою свого часу була встановлена підвищена матеріальна відповідальність і окремі правила визначення розміру збитків. 

Тепер розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. У разі визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою у статутному (складеному) капіталі, розмір збитків визначається відповідно до методики оцінки майна, затвердженої Кабінетом Міністрів України (поки не затверджено).

Чи доцільно залучати незалежну оцінку у разі втрати кількох марок? Очевидно, що ні. Тому краще попередити працівників, які мають справу з поштовими марками, про те, що їх вартість у разі втрати краще відшкодувати, передавши натомість марки аналогічного номіналу. Інакше доведеться ще й відшкодовувати витрати на проведення незалежної оцінки (правда, у розмірі не більше середньої зарплати, та все ж).

Можливо комусь надмірна увага до обліку таких, на перший погляд, несуттєвих витрат як поштові чи канцелярські видається дивною. Та не забувайте, що поштові витрати впливають на визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток. Варто у ході перевірки не знайти підтвердних документів на списання однієї марки, як можна буде донарахувати пару копійок податку. Але не це головне. Головне, що наступне порушення вважається повторним...