№4(15)(2013)

На практиці досить поширені випадки, коли власноручний підпис на договорах, первинних і банківських документах, а також на звітності замінюється факсимільним. Однак не завжди це дозволено, що і проілюструє пропонований матеріал

Використання факсиміле у договорі

Оскільки договори найчастіше укладаються в письмовій формі, необхідно керуватися ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. №435-IV (далі - ЦК України), відповідно до якої використання при укладенні договору факсимільного підпису дозволяється, але за умови наявності між сторонами письмової угоди, в якій повинні бути присутні зразки власноручних підписів осіб, уповноважених на укладення договору. Вищесказане можна застосувати і до зовнішньоекономічних договорів (контрактами) за умови, що вони укладаються і виконуються згідно із законодавством України.

Порушення цього правила може призвести до того, що договір буде вважатися неукладеним. Із цього приводу в постанові Вищого господарського суду України (далі - ВГСУ) від 04.02.2013 р. у справі №1/126/2011 сказано наступне: «Для того щоб договір вважався укладеним, необхідно досягнення сторонами згоди щодо усіх його істотних умов як у встановленому законом порядку, так і у встановленій законом формі. Недотримання сторонами встановлених законом порядку і форми досягнення згоди щодо усіх його істотних умов дає підстави для висновку про неукладення договору. Таким чином, як вірно зазначено судами, у спірному договорі сторонами не було погоджено застосування відповідачем факсиміле при його підписанні, а тому даний договір не можна вважати укладеним». Якщо договір не укладено, то за ним не можна стягнути штрафні санкції та завдані збитки.

Використання факсиміле на первинних документах

Досі тривають дискусії щодо того, чи можна використовувати факсиміле на первинних документах. Причиною цьому є колізія між Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996-XIV (далі - Закон №996) та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. №88 (далі - Положення №88). Стаття 9 Закону №996 говорить про те, що одним з реквізитів первинного документа є особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. На підставі даної норми багато хто робить висновок про те, що використовувати факсиміле при підписанні первинних документів не можна.

Прикладом тому є Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена Наказом ДПС України №1047 від 22.11.2011 р.

Однак Положення №88 уже містить не такі категоричні вимоги стосовно способів підписання первинних документів. Згідно з п. 2.5 цього Положення, використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Тут простежується аналогія з використанням факсиміле при підписанні договору: точно так само має бути присутня угода сторін зі зразками власноручних підписів. Непрямим підтвердженням тому є постанова ВГСУ від 31.01.2013 р. у справі №6/5009/7748/11. У рамках цього спору суд дійшов висновку про те, що оскільки акт наданих послуг підписано за допомогою факсиміле без наявності відповідної угоди між сторонами, він не може бути доказом надання послуг.

На користь того, що первинний документ все-таки може бути підписаний з використанням факсиміле, можна навести Лист Міністерства фінансів України від 27.02.2012 р. №31-08410-07-29/4796, постанову ВГСУ від 14.04.2011 р. у справі №07/2076, а також ухвалу Вищого адміністративного суду України (далі - ВАСУ) від 08.07.2010 р. у справі №К-3959/07.

Однак беручи до уваги ризик виникнення конфліктних ситуацій з податковими органами з приводу використання факсиміле на первинних документах, рекомендуємо все ж відмовитися від цього. Якщо в силу об'єктивних причин без використання факсиміле не обійтися, рекомендуємо скласти угоду про використання факсиміле приблизно такого змісту.

Додаток

до договору № _____

від «___» ___________

УГОДА

про використання факсимільного підпису

_________________, іменований надалі ___________, в особі ____________, що діє на підставі _______________, і _________________, іменований надалі ___________, в особі ____________, що діє на підставі _______________, разом іменовані «Сторони», уклали цю угоду про наступне.

Сторони домовилися використовувати факсимільний підпис (факсиміле) при підписанні змін і доповнень до договору (додаткових угод), а також при підписанні первинних документів, що складаються на його виконання.

Зразки власноручних підписів осіб, уповноважених підписувати зміни та доповнення до договору (додаткові угоди)

Від ______________ (найменування сторони договору)

___________________ (П. І. Б., посада)

Від ______________ (найменування сторони договору)

___________________ (П. І. Б., посада)

Зразки власноручних підписів осіб, уповноважених підписувати первинні документи

Від ______________ (найменування сторони договору)

___________________ (П. І. Б., посада)

Від ______________ (найменування сторони договору)

___________________ (П.І.Б., посада)

РЕКВІЗИТИ І ПІДПИСИ СТОРІН

Дуже часто податкові органи ставлять під сумнів право підприємства на витрати та податковий кредит з огляду на те, що первинні документи, отримані від контрагента, підписані з використанням факсиміле. У цьому випадку можна навести такі аргументи.

Аргумент 1. Зміни до п. 2.5. Положення №88, що регулюють порядок використання факсимільного підпису, були внесені пізніше прийняття Закону №969. Виходячи з теорії права, дані положення не мають пріоритету. Крім того, в частині заповнення первинних документів норми Положення №88 мають більш спеціальний характер.

Аргумент 2. На думку ВАСУ (Лист від 01.11.2011 р. №1936/11/13-11), сама по собі наявність або відсутність окремих документів, а також помилки в їх оформленні не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі чи зобов'язаннях платника податків у зв'язку з його господарською діяльністю мали місце.

Аргумент 3. Платник податків не може нести відповідальності за помилки в заповненні первинних документів, допущені контрагентом. Як приклад даного твердження можна навести визначення ВАСУ від 03.05.2012 р. у справі №К/9991/11271/12. У ньому суд зазначає наступне: «Порушення порядку заповнення товарно-транспортної накладної є порушенням, допущеним контрагентом позивача під час заповнення даного документа, а не порушенням платника (позивача у справі) податкової дисципліни; відповідальність за недостовірність і неповноту заповнення зазначеного документа покладається на особу, яка його заповнила. А тому слід погодитися з висновками апеляційного суду про те, що саме недоліки у заповненні цих первинних документів не можуть бути перешкодою для реалізації платником права на податкову вигоду».

Однак для того щоб скористатися даними аргументом повною мірою, платнику податків бажано мати докази реальності здійсненої господарської операції.

Використання факсиміле на довіреності на отримання ТМЦ

На сьогодні продовжує діяти Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена Наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1999 р. Відповідно до п. 5 цієї Інструкції, довіреність підписується керівником підприємства, головним бухгалтером, їх заступниками або іншими уповноваженими керівником особами. Тобто при підписанні довіреності використання факсиміле не передбачається.

Використання факсимільного підпису на податковій звітності та податкових накладних

Використовувати факсиміле на податковій звітності та податкових накладних не дозволяється. Так, п. 48.5 ст. 48 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. №2755-VI (далі - ПКУ) передбачає власноручний підпис уповноваженої особи на податковій декларації. Аналогічним чином (тобто власноручно) повинна підписуватися податкова накладна. Такий висновок можна зробити зі змісту п. 16 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 01.11.2011 р. №1379.

Факсиміле на фінансовій звітності

Відповідно до ст. 11 Закону №996, фінансова звітність підписується керівником і бухгалтером підприємства. Тобто і в цьому випадку використання факсиміле не передбачено.

Факсиміле на векселях

Стаття 5 Закону України «Про обіг векселів в Україні» від 05.04.2001 р. №2374-XIII передбачає наявність на векселі власноручного підпису векселедавця. Однак на векселі може стояти і підпис особи, на користь якої має бути зроблений платіж. У цьому випадку використовувати факсиміле не заборонено. З цього приводу Верховний Суд України у своєму визначенні від 08.06.2011 р. у справі №6-5772св09 зазначив таке: «Статтею 75 Уніфікованого закону про переказні векселі та прості векселі передбачено вичерпний перелік реквізитів простого векселя, який не містить такого реквізиту, як підпис індосанта. Обов'язковим є тільки підпис особи, яка видає документ (векселедавця), саме в разі відсутності його підпису простий вексель втрачає свою вексельну силу. Отже, оскільки підпис особи, на користь якої має бути здійснений платіж за векселем, не є обов'язковим реквізитом простого векселя, використання факсиміле керівника даної особи, замість його особистого підпису, за наявності всіх обов'язкових реквізитів, встановлених законом, не є підставою для визнання простого векселя недійсним або неналежно оформленим».

Факсиміле на банківських і касових документах

У розрахункових документах (платіжних дорученнях, вимогах і т. д.), а також на банківських чеках використання факсиміле не допускається. Відповідна заборона міститься у п. п. 2.8, 7.6. Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженій постановою правління НБУ від 21.01.2004 р. №22. Аналогічно не передбачається використання факсиміле на касових документах норми Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.

Разом із тим дозволено використовувати факсиміле при підписанні чеків, призначених для виплати пенсій (переказів пенсій іноземних держав резидентам України) або в інших випадках, передбачених законодавством країни чекодавця (п. 2.2 Положення про порядок здійснення операцій з чеками в іноземній валюті на території України, затвердженому постановою Правління НБУ від 29.12.2000 р. №520).

Факсиміле і ділова переписка

У діловій кореспонденції не існує перешкод для використання факсиміле. Виняток становлять випадки, коли листування має силу договору. Як відомо, договір може бути укладений не тільки у формі єдиного документа, але і шляхом обміну листами, телеграмами тощо. У цьому випадку факсиміле слід застосовувати з урахуванням положень ст. 207 ЦК України, про які ми говорили на початку статті.