№6(17)(2013)

Людина листується з собі подібними ще з найдавніших часів. Неважливо, на якому матеріальному носії, але вона намагалася висловити свої думки та сподівання у листі. Мабуть, вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких здійснювався обмін інформацією, робились пропозиції та велись переговори.
Листування є важливою складовою сучасного ділового спілкування. Службові листи покликані слугувати досягненню певної поставленої мети. Сучасний діловий лист – це поширений вид документації в системі управління, засіб спілкування між підприємствами, організаціями та приватними особами. Завдяки листуванню уточнюють певні питання, висувають претензії та вимоги, з’ясовують ділові стосунки, вносять пропозиції, повідом­ляють про певні заходи, висловлюють подяку тощо.
Організація роботи з документами – головне завдання управління в будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації. Службові докумен­ти відіграють значну роль в документообізі кожного підприємства. Вони є засобом доведення певних фактів і мають велике правове значення.
Підготовлений документ має бути достовірним, переконливим і належним чином оформленим. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання та максимальна точність. Для досягнення усіх перерахованих властивостей документ слід правильно скласти.
У п. 123 розділу II затвердженої постановою КМУ від 30 листопада 2011 р. №1242 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади міститься класифікація службового листування: службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Респуб­ліки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.

Раніше ми з вами вже розглядали правила складання сучасного ділового листа. У цій статті розглянемо сучасний порядок погодження, опрацювання та надсилання вихідних документів.
Нагадаю! Службовий лист оформляється на спеціальному бланку для листів формату А4 (210 × 297 мм) або на бланку формату А5 (210 × 148 мм) – у разі якщо текст листа не перевищує семи рядків.
Лист повинен мати такі обо­в’яз­кові реквізити: дата, реєс­траційний номер (індекс), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. Крім того, якщо підготовлений службовий лист за змістом є відповіддю на запит іншої організації, то нижче або на рівні дати і реєстраційного номера розміщується посилання на реєстраційний номер (індекс) і дату того документа, на який дається відповідь.
Під час підготовки та оформлення документа склад обо­в’яз­кових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.
З метою проведення оцінки доцільності створення вихідного документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту підготовленого документа.
Погодження здійснюється посадовими особами установи, які, відповідно до їхньої компетенції, вирішують питання, порушені в проекті вихідного документа. Це внутрішнє погод­ження документа. Але погод­ження може здійснюватись і за межами установи іншими заінтересованими установами – зовнішнє погодження. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.
Внутрішнє погодження здійснюється шляхом проставляння візи на проекті документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ (із зазначенням, за потреби, посади цієї особи), а також дату візування.
Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).
Віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Але якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо, то віза проставляється на зворотному боці цього аркуша. Усі візи проставляються на тих примірниках документів, які залишаються в установі (друкуються не на бланках).
Перелік посадових осіб, які повинні завізувати проект підготовленого документа, визначає виконавець документа, виходячи з його змісту.
Порядок візування певних видів документів зазначається в затвердженій інструкції установи.
Особи, які завізували документ,
несуть відповідальність за його зміст згідно з їхньою компетенцією.

Зауваження та пропозиції до
проекту підготовленого докумен­-
та, за наявності, викладаються на окремому аркуші, про що робиться відповідна відмітка.

Наприклад:
Начальник загального відділу
Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.

Про наявність зауваження до проекту документа обов’язково повідомляють керівникові, який його буде підписувати.
Якщо в процесі візування з’ясо­вується, що проект підготовленого документа потребує внесення істотних змін, він доопрацьовується і направляється на повторне візування.
Якщо зауважень мало (1–2 рядки), їх краще зазначити перед візою.
У п. 69 розділу ІІ «Документування управлінської інформації» Типової інструкції з діловодства №1242 викладено наступний порядок зовнішнього погод­ження проектів документів.
Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс)… Гриф погод­ження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
Комісії Укрдержархіву
Дата ________ №______

Коли зміст документа потребує погодження більше ніж трьох установ, тоді складається «Аркуш погодження» із відміткою про це на місці грифа погодження.

Наприклад:
Аркуш погодження додається.

Зовнішнє погодження здійснюється в такій послідовності (у разі визначеної законодавством потреби):
з установами однакового рівня та іншими установами;
із громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;
з установами вищого рівня.
Аркуш погодження оформлюється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
Найменування посади
Підпис
Ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
Підпис посадової особи кожної окремо взятої установи скріплюється гербовою печаткою.

Після погодження та підписання службові документи передаються до служби діловодства для їх подальшої реєстрації та надсилання адресатам.
Приймаючи від виконавців вихідні документи, працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад та розміщення в ньому обов’язкових реквізитів);
наявність та правильність зазначення адреси (згідно з Правилами надання послуг поштового зв’язку);
наявність на документі відмітки про додатки (за їх наявності);
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність необхідних віз на примірнику документа, який залишається у справі установи;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості підписаних примірників кількості адресатів та інше.

Якщо наданий документ відповідає вищезазначеним вимогам, він реєструється та надсилається.
Реєстрація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень – індексів.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі (індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які підписують документ, виконавців тощо).
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. У вихідному документі такий індекс може розміщуватися в наступній послідовності – індекс за номенклатурою справ та порядковий номер.

Наприклад:
02-17/112,
де 02-17 – індекс справи за номенклатурою, 112 – порядковий номер.
При застосуванні автоматизованої системи реєстрації вихідних документів може використовуватись штрих-код, який включає реєстраційний індекс і дату документа.
Зареєстровані вихідні докумен­­ти далі надсилаються адресатам за допомогою засобів поштового зв’яз­ку, електрозв’язку або доставляються кур’єрською і фельд’єгерською службами.
Відправлення документів поштовим зв’язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р.
№270 (Офіційний вісник України. – 2009 р. – №23. – С. 750). Повна адреса в реквізиті «Адресат» на документі зазначається в разі його надсилання разовим кореспондентам.

Наприклад:
Міністерство юстиції України
вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001
У разі надсилання документів органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їхня поштова адреса на цих документах не зазначається.
Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться в ньому.
Засобами електрозв’язку служба діловодства (відповідальна за діловодство особа) здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, елект­ронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
При направленні документів у сканованій формі без електрон­ного цифрового підпису, факсограм адресатові необхідно надіс­лати також оригінал документа в паперовій формі.
Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи установи, організації повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
Вихідні документи опрацьовуються та надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Шановні читачі! Бажаю, щоб знання основ сучасного діловодства дало вам змогу працювати з найменшими зовнішніми і внут­рішніми видатками, допомогло уникнути багатьох непорозумінь та конфліктів.