№4(15)(2013)

Розпорядча діяльність в організаціях усіх форм власності здійснюється шляхом фіксації управлінських рішень у розпорядчих документах.

До розпорядчих документів належать накази і розпорядження.

Порядок реєстрації розпорядчих документів, їх формування у справи, зберігання визначається залежно від того, до якого виду належить наказ. Так, накази різних видів формуються в окремі справи впродовж календарного року, обліковуються за окремими реєстраційними формами.

Розподіл наказів за видами базується на такому критерії, як строк зберігання документа (тобто визначений строк зберігання, після спливу якого документ може бути виділений для знищення), і провадиться відповідно до одного з базових нормативно-правових актів у сфері діловодства — Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

З 1 січня 2013 року в Україні діє новий Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений Наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5 (зареєстровано в Мін’юсті 17.04.2012 р. за №571/20884, далі — Перелік 578/5).

Згідно зі ст. 16 Переліку №578/5, виділяються чотири групи наказів:

• з основної діяльності;
• з адміністративно-господарських питань;
• за кадрових питань тривалого строку зберігання;
• з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

ДО ВІДОМА

Відповідно до раніше чинного Переліку типових документів зі строками зберігання (Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 №41) виокремлювали шість основних груп наказів: з основної діяльності; з адміністративно-господарських питань; з кадрових питань (особового складу); про відрядження; про відпустки; про дисциплінарні стягнення. Перелік 1998 року втратив чинність у зв’язку з введенням в дію нового Переліку 578/5

Накази з основної діяльності 

Наказами з основної діяльності (далі — накази з ОД) документуються, зокрема, питання утворення та реорганізації організацій або їх підрозділів, створення колегіальних органів та комісій (наприклад, експертної комісії, делегування представників адміністрації до комісії із соцстраху), виробничої діяльності, планування, ціноутворення, делегування права підпису або затвердження документів.

Строки зберігання наказів з ОД відрізняються залежно від того, чи віднесено організацію до суб’єктів формування Національного архівного фонду (НАФ).

До суб’єктів формування НАФ належать, наприклад, органи державної влади, більшість наукових установ. Функція з визначення, чи створюються в організації документи НАФ, є компетенцією державних архівів.

СЛОВНИК

Національний архівний фонд — сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

Документ Національного архівного фонду — архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. №3814-XII) 

Для наказів з ОД, що видаються організаціями — суб’єктами формування НАФ, встановлено постійний строк зберігання. В інших організаціях накази з ОД зберігаються до ліквідації організації.

Накази з адміністративно-господарських питань

Наказ — одна з основних складових документообігу будь-якої організації. Чим довше існує підприємство, тим більшим є обсяг створених ним документів. Разом із цим, з часом зберігання усіх документів стає для організації непід’ємним тягарем — просто не вистачає площ для паперу, що накопичується в арифметичній прогресії. При цьому далеко не вся інформація, яку необхідно документувати, має тривале практичне значення. Наприклад, наказ про перенесення робочих днів у 2013 році є важливим для компанії саме у 2013 році. Однак уже за кілька років інформація про те, що у 2103 році підприємство працювало 29 квітня і відпочивало 3 травня, не матиме жодної практичної цінності.

Саме для оптимізації обсягу документообігу виділяють окрему групу наказів з адміністративно-господарських питань. Відповідно до ст. 16 Переліку №578/5, термін зберігання таких наказів має становити п’ять років. Після спливу зазначеного періоду накази цього виду можна виділити до знищення, а отже, хоча б трошки, але вивільнити місце для зберігання інших документів.

Накази з кадрових питань

Перелік №578/5 виділяє дві групи кадрових наказів:

·      тривалого строку зберігання — такі накази мають зберігатися 75 років;

·      тимчасового строку зберігання — для таких наказів строк зберігання становить 5 років.

До наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання належать накази щодо:

·         прийняття на роботу;

• переведення на іншу посаду;
• запровадження або скасування суміщення професій (посад);
• звільнення;
• підвищення кваліфікації;
• присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
• зміни біографічних даних (у зв’язку з укладенням чи розірванням шлюбу, зміни прізвища, власного імені);
• заохочення (нагородження, преміювання).

Також до цієї групи віднесено усі накази з питань оплати праці, у т. ч. надбавок, доплат, надання матеріальної допомоги.

В компаніях, які не створюють документи НАФ (а це майже всі комерційні організації), до кадрових наказів тривалого терміну зберігання відносять і накази щодо затвердження чи зміни штатного розпису.

До цієї ж групи належать і деякі накази з питань надання відпусток, а саме стосовно щодо надання відпусток по догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати, будь-яких відпусток працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.

Більше того, довгострокові відрядження і відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці також документують наказами з кадрових питань тривалого терміну зберігання.

Довідково

До наказів з кадрових питань тимчасового терміну зберігання належать накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; накази про накладання дисциплінарних стягнень; накази про надання щорічної основної та додаткових відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки»). 

Робота з наказами

Оригінали виданих та підписаних керівником організації наказів формують у справи у межах календарного року за встановленими Переліком №578/5 видами. На 2013 рік у будь-якій організації має бути передбачено чотири справи з наказами.

Накази реєструють в окремих реєстраційних формах. Отже, на 2013 рік в організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:

·Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;

·Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;

·Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;

·Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Кожен журнал зберігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами. Наприклад, Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого терміну зберігання за 2013 рік зберігатимемо 75 років.

Наприкінці 2013 року у кожному журналі слід зробити підсумковий запис, вказавши кількість зареєстрованих документів, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх слід зазначити із короткими поясненнями, наприклад, «Наказ за №101 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»). Якщо у журналі залишиться достатньо місця для реєстрації наказів у наступному році, продовжувати реєстрацію у тому ж журналі правилами діловодства не заборонено. При цьому важливо пам’ятати, що нумерацію наказів у новому році слід розпочати з №1.

Розподіл наказів за видами з урахуванням особливостей конкретної організації

Перелік №578/5 визначає загальний розподіл наказів за видами, однак на практиці може виникнути потреба адаптувати цей порядок під специфіку організації. Наприклад, Переліком накази з питань штатного розпису віднесені до кадрових наказів тривалого (75 років) строку зберігання і мають формуватися у відділі кадрів. Якщо в компанії за ці накази відповідає бухгалтерія (готує проекти таких наказів, зберігає підписані оригінали), можна виділити окрему підгрупу наказів з питань штатного розпису. У разі виокремлення підгрупи вона має формуватися в окрему справу та включається до номенклатури справ бухгалтерії. Для такої справи також має бути передбачено окремий журнал реєстрації.

Особливості складання заголовків зведених наказів у 2013 році

Залежно від змісту наказу розрізняють:

• прості (індивідуальні) накази з кадрових питань — містять відомості про управлінську дію щодо одного працівника;

• складні (зведені) накази з кадрових питань — стосуються кількох працівників.

Зведені накази доцільно готувати у великих організаціях. Хоча у зведеному наказі можуть бути зафіксовані управлінські рішення щодо багатьох працівників, керівник підписує лише один документ, тож має місце реальна економія часу першої посадової особи організації.

Заголовок індивідуального кадрового наказу має містити інформацію про працівника і відповідне управлінське рішення, наприклад, «Про прийняття Задорожнього О. С.», «Про надання частини щорічної основної відпустки Ваську В. В.».

Кількість працівників і управлінських дій, які можуть зводитися в один складний наказ, правилами діловодства не обмежується. Єдине правило: у такому документі можна зводити питання, щодо яких встановлено однаковий строк зберігання (75 років чи 5 років). Так, одним наказом можна прийняти на роботу Іваненка, перевести Петренка на іншу посаду, звільнити Зайченка, а Ковалевській надати відпустку по догляду за дитиною.

Одним наказом можна оформити надання щорічної відпустки Ляшку і відпустки у зв’язку з навчанням Дмитренку. Однак додати до цього ж наказу відпустку по догляду за дитиною ще одній працівниці вже не можна, адже інформація про таку відпустку має зберігатися 75 років.

Перелічити у заголовку зведеного наказу усіх осіб, яких він стосується, зазвичай неможливо (обсяг заголовка перевищуватиме усі розумні межі). Саме тому заголовки зведених наказів формулюють узагальнено: «Із кадрових питань тривалого строку зберігання» або «Із кадрових питань тимчасового строку зберігання».

Наостанок порада: не забувайте ознайомлювати з кадровими наказами працівників, яких вони стосуються. На індивідуальному наказі можна оформити окрему відмітку для ознайомлення, до зведеного наказу зазвичай додають аркуш ознайомлення з наказом.