Приобрети журнал - получи консультацию экспертов
№8(2012)
На кожному підприємстві будь-якої форми власності відбувається постійний обіг документів незалежно від їх кількості. Чим більший обсяг документної інформації, тим складнішою є організація документообігу. Правильна організація документообігу, у свою чергу, сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому.
Сьогодні документообіг існує на всіх підприємствах і представляє собою рух документів з моменту їх створення або отримання до надсилання або передачі їх на зберігання до архіву.
ОБ’ЄМ ДОКУМЕНТООБІГУ будь-якої організації складається зі вхідних, вихідних та внутрішніх документів, оброблених за період одного календарного року.
З метою встановлення на підприємстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичного керівництва і контролю за дотриманням визначеного порядку роботи з документами, в структурних підрозділах установи створюється служба діловодства. Вона може бути представлена цілим структурним підрозділом або окремим працівником, який забезпечує документообіг службових документів.
Згідно з затвердженою Постановою КМУ від 30 листопада 2011 р. №1242 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, на службу діловодства покладаються наступні основні завдання:
• розробка інструкції з діловодства та номенклатури справ підприємства;
• реєстрація та облік документів;
• організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву установи;
• забезпечення впровадження та контроль дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкції, регламентів тощо;
• контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
• забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
• організація збереження документаційного фонду установи та користування ним;
• засвідчення гербовою печаткою документів, підписаних керівництвом тощо.
Аби апарат управління будь-якої організації працював ефективно, насамперед потрібно раціонально організувати роботу служби діловодства.
Функціонування служби діловодства установи передбачає:
Основними факторами, які впливають на визначення виду і структури служби діловодства, на функції та обсяг виконуваних нею робіт, є такі:
Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства на підприємстві та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу (визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік).
Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:
І категорія – з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;
ІІ категорія – від 25 до 100 тис. документів на рік;
ІІІ категорія – від 10 до 25 тис. документів на рік;
IV категорія – до 10 тис. документів на рік.
Враховуючи категорію підприємства, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають наступну форму організації діловодства:
Якщо ви правильно оберете форму організації діловодства, то це надасть змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства та її працівників, правильний розподіл повноважень між персоналом, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.
На практиці існують такі види служб діловодства: департамент документального забезпечення і контролю (установи І категорії), управління справами (установи ІІ категорії), загальний відділ (установи ІІІ категорії), канцелярія (установи IV категорії).
На невеликих підприємствах, які у своїй структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладена на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу (наприклад, діловода).
Роботу служби діловодства регламентують положення про неї (розробляють на основі положення (статуту) про установу) та інструкції з діловодства компанії.
ОСНОВНИМ ЗАВДАННЯМ СЛУЖБИ ДІЛОВОДСТВА є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами з використанням сучасної комп’ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.
Діяльність працівників служби діловодства регламентують посадові інструкції, які розробляє керівник служби діловодства. У своїй роботі співробітники служби мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства тощо.
У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників, як керівники, спеціалісти, технічні робітники.
Керівник служби діловодства може обіймати одну з наступних посад:
– начальник управління;
– керуючий справами;
– завідувач канцелярії.
Вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також навички і вміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних електронних мереж, культури користування сучасними засобами оргтехніки.
Як зазначалося вище, одним з основних завдань, яке покладається на службу діловодства, є розробка інструкції з діловодства та номенклатури справ підприємства. У грудні 2011 року набрала чинності нова Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 30 листопада 2011 року №1242. Якщо чинна раніше Примірна інструкція з діловодства (затверджена постановою КМУ від 17.10.1997 р. №1153 ) мала рекомендаційний характер, то Типова – обов’язковий для всіх центральних і місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, а також для підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління зазначених органів влади, що, у свою чергу, не виключає можливості використання Типової інструкції всіма іншими юридичними особами незалежно від їх підпорядкування та форми власності.
Отже, перейдемо до безпосереднього огляду Типової інструкції, зосередивши увагу на її основних положеннях і відмінностях від Примірної інструкції №1153, що застосовувалася на підприємствах під час розроблення індивідуальних інструкцій із діловодства впродовж 1998-2011 років і, як зазначалося вище, втратила чинність.
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ складається з таких розділів:
І. Загальні положення.
ІІ. Документування управлінської інформації.
ІІІ. Організація документообігу та виконання документів.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання.
Згідно з п. 3 розділу I «Загальні положення», установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій із діловодства, що розробляються, зважаючи на Типову інструкцію, а також регламенти й національні стандарти на організаційно-розпорядчу документацію.
У наступному розділі Типової інструкції (розділі II «Документування управлінської інформації») назви деяких реквізитів не відповідають назвам реквізитів, установленим чинним ДСТУ 4163–2003, а точніше, представлені в дещо іншій редакції, зокрема:
– найменування установи замість «назва організації»;
– відмітка про наявність копії документа в електронній формі замість «відмітка про наявність документа в електронній формі»;
– відмітка про надходження документа до установи замість «відмітка про надійдення документа до організації».
Утім вимоги Типової інструкції до змісту та розташування цих та інших реквізитів документів цілком відповідають вимогам ДСТУ 4163–2003.
Однак, зважаючи на те що Типова інструкція як нормативно-правовий акт має обов’язковий характер, а ДСТУ 4163–2003 – лише рекомендаційний, у разі визначення назв реквізитів слід керуватися саме Типовою інструкцією.
У розділі II «Документування управлінської інформації» наведено загальні вимоги до створення документів, а також вимоги до:
– бланків документів;
– оформлення деяких реквізитів документів.
Щодо виготовлення бланків, у п. 19 ІІ розділу Типової інструкції зазначено, що бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє.
У Примірній інструкції були інші вимоги щодо полів бланків:
ліве – 20 міліметрів;
верхнє – не менше як 10 міліметрів;
праве і нижнє – не менш як 8 міліметрів.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ на оформлення поштової адреси в реквізиті «Довідкові дані про установу». Згідно з п. 31 розділу II, довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. А п. 38 цього ж розділу містить вимоги щодо оформлення реквізиту «Адресат» з прикладами: реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.03. 2009 р. №270 (270-2009-п)(Офіційний вісник України, 2009 р., №23, ст. 750). У Примірній інструкції №1153 не було викладено вимог до оформлення поштової адреси. У п. 4.7.2 Примірної інструкції зазначено: До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком, і тут же наведені приклади, у яких порядок і форма запису відомостей про адресу установи відповідали правилам користування послугами поштового зв’язку, чинним у 90-ті роки минулого століття.
Саме у зв’язку із цим деякі підприємства нехтували постановою КМУ «Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв’язку» від 4 жовтня 2000 року №1515 та постановою КМУ «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку» від 05 березня 2009 р. №270 і на своїх бланках оформлювали поштові адреси застарілим способом. Нарешті Типова інструкція зобов’язує установи привести свої бланки у відповідність із чинним законодавством.
Типова інструкція також внесла корективи щодо написання такого обов’язкового реквізиту документа, як дата. У п. 33. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом (приклад оформлення цифровим способом: 02.03.2011). Примірна ж інструкція вимагала оформлення дати документа цифровим способом з написанням елементів дати трьома парами арабських цифр в один рядок (наприклад, 13.01.97).
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У п. 53 розділу ІІ «Підпис» підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:
Міністр фінансів підпис ініціали
(ініціал імені), прізвище
Для порівняння, у Примірній інструкції №1153 п. 4.6.3. підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Тобто Типова інструкція дозволяє серед ініціалів підписанта залишати лише ім’я.
З приводу електронного підпису в п. 58 розділу II зазначено: «Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством». Щодо застосування в разі підписання службових документів факсиміле, в п. 59 розділу II зауважено: «Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного чи іншого копіювання не допускається». Такого важливого застереження Примірна інструкція №1153 не містила.
Як зазначалося вище, одним із основних завдань, покладених на службу діловодства, є засвідчення гербовою печаткою документів, підписаних керівництвом. Нова Типова інструкція дає більш розширені вимоги щодо проставлення відбитку печатки: «Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документів, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП»( нове)».
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У Розділі ІІ Типової інструкції приділено багато уваги складанню деяких видів документів:
– накази ( розпорядження);
– протоколи;
– службові листи;
– документи до засідань колегіальних органів.
У Типовій інструкції, на відміну від Примірної інструкції №1153, детально викладений порядок оформлення, візування, засвідчення й доведення до виконавців розпорядчих документів, що стосуються основних питань діяльності, адміністративно-господарських і кадрових питань (п. 84-106). Порядок складення й оформлення протоколів засідань колегіальних органів прописаний у п.п. 107-122 розділу II.
У п. 123 розділу II міститься класифікація службового листування.
Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:
• відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;
• відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
• відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
• відповіді на запити інших установ;
• відповіді на звернення громадян;
• відповіді на запити на інформацію;
• ініціативні листи;
• супровідні листи.
Порядок підготовки й оформлення документів до засідань колегіальних органів і документів, що стосуються службових відряджень, прописаний у Примірній інструкції №1153, майже не зазнав змін у Типовій інструкції.
Наша Асоціація нещодавно розробила та затвердила власну нову Інструкцію з діловодства, яка теж відобразила основні вимоги Типової інструкції від 30 листопада 2011 року №1242. Особливу увагу у своїй Інструкції ми приділили порядку складання, оформлення та відправлення вихідної кореспонденції Асоціації.
А тепер більш детально розглянемо питання щодо оформлення службових листів.
Листування є важливою складовою сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує достатньої кількості інформації, яка надходить до організації у вигляду пропозицій, довідок, повідомлень, запитів та відповідей на них.
Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Зазвичай автор листа дбає про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуває, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й обличчя організації. За даними управлінської статистики, понад 50% управлінських документів – це службові листи. Практично кожне третє управлінське рішення або комерційна пропозиція на стадії їх підготовки, а потім і виконання супроводжується листуванням. Лист охоплює велику кількість різноманітних тем. Через листування ведуться переговори, з’ясовуються стосунки між підприємствами, виставляються претензії.
Службове листування – важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі. Оволодіння ним – це нелегка праця. Грамотне ділове листування здатне збільшити обороти фірми, підприємства, поліпшити взаємозв’язки різних служб, встановити міцні контакти зі споживачами.
З найдавніших часів людина веде листування з собі подібними. Глиняні таблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо на чому, але людина намагалася висловити свої думки та сподівання за допомогою листа. Напевно, вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких здійснювався обмін інформацією, робились пропозиції і велись переговори.
Складаючи офіційний лист, ми ніколи не замислювалися про те, що ця практика сягає часів сивої давнини. Мовні формули, різновиди офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення і роботи з нею створювалися і шліфувалися століттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію. Ще на початку XVIII ст. в Росії почали видаватися збірки зразків документів, так звані письмовники. Письмовники – це збірки зразкових послань, розповсюджені у всіх країнах середньовічної Європи. Письмовники були першими на Русі зведеннями літературних зразків, саме в цьому полягає їх історико-культурне значення (у ХVII ст. писали також зразкові проповіді, вірші-зразки тощо).
Ранні письмовники були своєрідними підручними збірками, «абетками-прописами» для писарів. Вони містили зразки побудови документів за визначеною схемою, шаблонні набори фраз і виразів, які були невід’ємною частиною формулярного етикету і відображали офіційні відносини. Інший вид ранніх письмовників – це титулярники, що містили відомості про те, як записувати повний царський титул.
У радянські часи термін «письмовник» був виставлений на посміх як «пережиток буржуазного минулого». Приватне листування могло підлягати огляду поштової цензури, вміння писати листи втрачалося, значення ділової кореспонденції недооцінювалося. За відсутності конкуренції, вільного підприємництва не потрібні ані красномовство, ані вміння переконати партнера у співпраці, мало хто звертав увагу на епістолярний етикет.
Розглянемо ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ СУЧАСНОГО ДІЛОВОГО ЛИСТА.
Службовий лист оформлюється на спеціальному бланку для листів формату А4 (210х297 міліметрів) або на бланку формату А5 (210х148 міліметрів) , якщо текст листа не перевищує семи рядків.
Лист повинен мати такі обов’язкові реквізити: дата, реєстраційний номер (індекс), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. Крім того, якщо підготовлений службовий лист за змістом є відповіддю на запит іншої організації, то нижче або на рівні дати та реєстраційного номера йде посилання на реєстраційний номер (індекс) і дату того документа, на який дається відповідь.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.
ДАТА. Датою підготовленого листа є дата його підписання, яка має збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції в службі діловодства.
РЕЄСТРАЦІЙНИЙ НОМЕР (ІНДЕКС). Реєстраційний номер – це порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються (звичайні вихідні листи, вихідні листи з грифом обмеженого доступу «ДКС» та інші). Реєстраційний індекс документів складається з реєстраційного номера та індексів, що застосовуються в установі (індекси за номенклатурою справ, структурного підрозділу, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності тощо). Але такий порядок реєстрації (порядковий номер – індекс) характерний здебільшого для вхідних документів. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності, наприклад: 01-11/250, де 01-11 – індекс справи за номенклатурою, 250 – порядковий номер.
АДРЕСАТ. Вихідна кореспонденція адресується установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У випадку, коли адресатом документа виступає установа або її структурні підрозділи без зазначення посадової особи, то їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Міністерство закордонних справ України
При надсиланні документа посадовій особі найменування установи та її структурного підрозділу пишуться в називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:
Національний банк України
Фінансово-економічне управління
Начальнику управління
Іванову І.І. (ініціал імені)
У разі якщо документ надсилається керівникові установи або його заступнику, найменування організації входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:
Голові Державної митної служби
Іванову І.І. (ініціал імені)
Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням 2-го, 3-го, 4-го адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Як зазначалося вище, реквізит адресат може включати адресу, порядок і форма запису відомостей, про яку повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. №270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Міністерство фінансів України
вул. М. Грушевського, буд. 12/2,
м. Київ, 01008
У разі коли документ адресується фізичній особі, спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові ( ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
Петрук Володимир Іванович
вул. Маяковського, буд. 7, кв. 24,
м. Київ, 02120
При надсиланні службових листів постійним кореспондентам та органам законодавчої і виконавчої влади їх поштова адреса на листах не зазначається.
ЗАГОЛОВОК ДО ТЕКСТУ. Заголовок до тексту підготовленого службового листа (короткий зміст) формулюється працівником, який його створив. Заголовок повинен містити короткий виклад змісту і бути максимально стислим. Крапка в кінці заголовка (короткого змісту) не ставиться.
Короткий зміст до тексту листа відповідає на питання «Про що?». Наприклад: лист (про що?) про надання копій документів.
ТЕКСТ. Текст – основний елемент будь-якого документа. Крім параграфів, пунктів, у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку. Абзаци не повинні бути великими, нормативним можна вважати абзац із трьох чи п’яти речень. Для більшого сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші – на початку і в кінці та складатимуться з трьох, п’яти, семи і найбільше – з дев’яти слів.
Написання тексту листа – трудомісткий процес. Важливе завдання при складанні листа – його інформаційне насичення, тобто наявність необхідної кількості інформації. У наш час працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні. Як зазначалося вище, службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами.
Згідно з Типовою інструкцією з діловодства №1242, основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і конкретним. Факти й події слід висвітлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно. В ділових листах дозволяється порушувати кілька питань. Однак слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше, тому доцільно оформляти кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані.
Службові листи надсилають, щоб спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення і змістовності тексту ділового листа.
При написанні ділових листів слід дотримуватись таких основних рекомендацій:
• пишіть виразно, але не намагайтеся справити враження. Використовуйте короткі та зрозумілі фрази. Речення, що містять більше 20 слів, є показником невміння автора писати ділові листи, тому речення мають складатися з 16-18 слів;
• зберігайте позитивну інтонацію: пишіть про переваги, а не про специфіку, недоліки тощо;
• більше конкретики, менше абстрактності;
• початок листа повинен бути енергійним;
• треба знати партнерів. Використовуйте мову (терміни) вашого бізнес-партнера, до якого ви звертаєтесь;
• листи повинні бути особистими. Використовуйте в тексті листа особисті займенники «вас», «ви», «ми», «нас» тощо;
• прохання, що міститься в листі, треба написати в останньому реченні або фразі.
Точність листа досягається недопущенням подвійного тлумачення вміщених у ньому висловів та окремих слів. Із цією метою слід уникати використання специфічних зворотів, жаргонних висловів, зайвих скорочень і навіть не пояснених заздалегідь завуальованих слів і кодів. Повним може вважатися такий текст ділового листа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Для цього автор має чітко визначити мету свого звертання до адресата, що може полягати в очікуванні:
– певної прогнозованої реакції на висловлені пропозиції, висновки тощо;
– запланованої відповіді або початку конкретних дій, спонукальним мотивом до яких стало дане повідомлення.
Стислий текст – це такий, у якому відсутні смислові повтори, зловживання епітетами, порівняннями, неологізмами, а також надмірно довгі розмірковування, далекі від суті справи. Тільки у складних листах, які вимагають значного обсягу інформації для аналізу управлінської ситуації чи обґрунтування певної точки зору, припускається більш поширений і описовий виклад тексту. Хоча для таких управлінських ситуацій передбачені інші види документів: протоколи (де особисті думки працівників фіксуються в тексті виступів і доповідей, що додаються), доповідні записки ( аналітичного та інформаційного характеру), звіти.
Переконливим є такий текст, який поєднує в собі достовірність, точність, повноту і стиль (тон, мотив) викладу, що спонукають адресата сприйняти інформацію як поштовх до дії.
У практиці ділового листування у вступній частині тексту листа слід використовувати форми ввічливого звертання до офіційних осіб або колективів. Цей обов’язковий елемент вступу при оформленні ділових листів раніше використовували лише в комерційному листуванні або в листах-запрошеннях. При зверненні до адресата враховують його посадовий ранг, сферу діяльності і деякі інші моменти. Найбільш узагальненою формою звертання можна вважати таку:
Шановний (ім’я та по батькові)! або: Шановні панове!
При звертанні до посадових осіб вищого рівня влади та управління допускається зазначення лише посади, наприклад:
Шановний пане Президент!
або: Шановний пане Міністр!
У межах однієї сфери професійної діяльності звертання може мати такий вигляд:
Шановні колеги!
Після знаходження формули звертання до адресата і її оформлення у вступній частині ділового листа формулюється (аргументується) мета даного листа, тобто визначається тема ділового спілкування. Найбільш поширеними є два варіанти:
1) посилання на ініціативний (директивний) нормативний акт або організаційно-розпорядчий документ, що став основою або приводом для листування;
2) констатація факту, події тощо.
Якщо це не перший лист до вашого партнера, його слід починати з ввічливого посилання на останнє отримане від нього повідомлення. Це не стільки данина поваги, скільки повідомлення про те, що лист отримано і подальший діалог будується на його основі.
Далі йде основний зміст листа з викладом, описом, поясненням подій і ситуацій та їх аналізом, обґрунтуванням тощо. У більшості конкретних ситуацій ділового спілкування основний зміст може бути вичерпаний двома-трьома реченнями. Хоча іноді виникає потреба докладного розгляду питань за окремими пунктами, що може супроводжуватись цифровими розрахунками, таблицями, схемами тощо. Такий детальний розгляд необхідно звести в єдине логічне ціле.
ВИСНОВКИ – це підсумок основного тексту, що, як правило, формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо. Ця частина починається одним із ключових слів: «просимо», «направляємо», «рекомендуємо», «пропонуємо», «запрошуємо», «заперечуємо», «не заперечуємо» тощо. Саме на основі цих опорних слів можна визначити вид ділового листа: «просимо» – лист-прохання або запит; «повідомляємо» – лист-повідомлення; «направляємо» – супровідний лист; «рекомендуємо» – лист-роз’яснення тощо.
Іноді, виходячи з характеру управлінських проблем, використовують зворотний порядок викладу основних елементів тексту листа, а саме спочатку надають висновки, а потім обґрунтування. Така структура тексту, незалежно від будь-яких обставин, вважається некоректною відносно адресата, і її слід уникати.
ДОДАТКИ. У деяких випадках до листа додаються документи, про які йдеться в тексті. Відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом. Розглянемо правильність оформлення наявних до підготовленого документа додатків.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток:
на 3 арк. в 1 прим.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті листа не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та числа їх примірників, наприклад:
Додатки:
1. Лист заводу «Прожектор» від 20.07.2012 р. №595/05-12 на 3 арк.
в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на ІІ квартал 2012 р. на 2 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі наступної відмітки:
Додаток:
згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформлюється за такою формою:
Додаток:
на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Заключна частина листа може завершуватись формулою ввічливості, якщо у вступі була використана формула звертання. Ця формула друкується на 2-3 рядки нижче тексту з абзаца, наприклад:
З повагою,
Генеральний директор
підпис О.Слюсар
ПІДПИС. Як зазначено вище, підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища.
При надсиланні листа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
Листи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (довідки про доходи, гарантійні листи тощо) – двома. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості. Наприклад:
Генеральний директор підпис ініціали ( ініціал імені), прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціали ( ініціал імені), прізвище
Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у статутах про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, зазвичай підписуються керівником установи (директором, генеральним директором) або за його дорученням – заступником керівника.
У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В.о.» здійснюється в разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).
Лист, оформлений з дотриманням вищезазначених вимог, буде виглядати професійно.
Шановні друзі, сподіваюсь що надана інформація допоможе вам більш впевнено і професійно підійти до вирішення багатьох питань, і до зустрічі на сторінках часопису.
Головне
Коментарі