№10(2012)

Ось ми і знову зустрілися на сторінках  «Незалежного АУДИТОРА», який, я сподіваюсь, за час свого існування вже встиг завоювати вашу повагу і довіру. Дана стаття є дуже актуальною наприкінці року, бо саме в цей період ми підбиваємо підсумки, закриваємо початі справи і складаємо нові плани на майбутнє. І мова в ній піде про систематизацію та зберігання документів у діловодстві, що надійшли та були створені в організації впродовж одного календарного року.

Вся діяльність установи, підприємства, фірми відображається у великій кількості документів, до яких звертаються неодноразово. Аби швидко знайти ті чи інші документи, необхідно їх систематизувати. Одним із найпоширеніших класифікаційних довідників є номенклатура справ. Згідно з затвердженою постановою КМУ від 30 листопада 2011 р. №1242 Типової інструкції з діловодства…, номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ необхідна перш за все для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання (без складення описів).
Спочатку в установі не пізніше 15 листопада поточного року складаються номенклатури справ структурних підрозділів (складає відповідальна за діловодство посадова особа) на підставі документів з усіх питань їх діяльності (див. Додаток 1). Номенклатура справ кожного структурного підрозділу схвалюється на засіданні експертної комісії структурного підрозділу (із зазначенням номера та дати протоколу засідання), погоджується керівником архіву установи (особою, відповідальною за архів), а також наприкінці поточного року обов’язково закривається підсумковим записом про категорії та кількість справ, складених впродовж року у структурному підрозділі. Підсумковий запис підписується особою, відповідальною за діловодство структурного підрозділу.
Номенклатури справ структурних підрозділів після їхнього розгляду й аналізу зводяться службою діловодства чи секретарем установи в єдину (зведену) номенклатуру справ (див. Додаток 2). Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Зведена номенклатура справ (ЗНС) установи складається в чотирьох примірниках. Перший (недоторканий) примірник ЗНС зберігається у службі діловодства, другий – використовується службою діловодства як робочий, третій – передається до архіву установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до державного архіву.
Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання в роботі.

Номенклатура справ включає такі графи
Перша графа – індекс справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 02-11, де 02 – індекс самостійного відділу, 11 – порядковий номер справи, або 02.1-07, де 02.1 – індекс відділу у складі управління (департаменту), 07 – порядковий номер справи.
Друга графа – заголовок справи (тому, частини). Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій формі відображають склад і зміст документів у справах. Заголов­ки в номенклатурі повинні бути чіткими, гранично короткими і правильно відображати інформацію, що міститься в справі. Заголовок справи складається з елементів, які розміщуються в такій послідовності: на початку вказується назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки тощо ); потім зазначається автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); далі йде кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій у справі (у разі потреби).
Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ із листуванням.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів України про затвердження річного плану».
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, останні не зазначаються, а до «листування» додається лише короткий зміст документів справи, наприклад: «Листування про благодійну діяльність».
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік.
2. Звіти про обсяг реалізованих послуг за 2011 рік.

Третя графа – кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється наприкінці календарного року.

Четверта графа – строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання документів на підставі «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5 (цей Перелік може використовуватися також фізичними особами-підприємцями). Залежно від практичної та наукової цінності документів визначається і термін їх зберігання:

• постійний (вічний);
• довгостроковий (понад 10 років);
• тимчасовий (до 10 років).

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією організації за узгодженням з експертно-перевірною комісією державного архіву (для організацій, що передають свої документи на держзберігання).
У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву організації зберігаються за місцем їх формування. Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
У робочих кабінетах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Шановні друзі, бажаю вам вдалого завершення справ 2012 року і до зустрічі на сторінках часопису в наступному році!