№2(25)(2014)

Необхідність засвідчення копій документів виникає в багатьох життєвих ситуаціях людини: коли потрібно той самий документ подати до кількох організацій або коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати.

Це, здебільшого, стосується документів, що видаються навчальними закладами, органами охорони здоров’я, нотаріальними конторами, документів про трудовий стаж, довіреностей та інших документів, які стосуються майнових та особистих прав громадян. Вони найчастіше необхідні для влаштування на роботу, вступу до навчальних закладів, одержання спадщини, пенсії тощо.

Засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій, установ та стосуються особистих прав і законних інтересів громадян.

Є декілька способів засвідчення копій документів:

•   нотаріальне засвідчення копії документа;
•   засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;
•   засвідчення копії документа фізичною особою.

Шановні друзі, у цій статті розглянемо вищезазначені способи засвідчення копій документів.

Нотаріальне засвідчення копії документа

Однією з нотаріальних дій, що вчиняються в державних нотаріальних конторах, є засвідчення вірності копій документів і виписок з них. У Законі України «Про нотаріат», який встановлює порядок правового регулювання діяльності нотаріату в Україні, у ст. 75 глави 11 Засвідчення вірності копій документів зазначено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами й організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення, і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом. Відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Юридичне значення документа, копія якого засвідчується, полягає в тому, що він стосується прав і законних інтересів громадян, має значення для подальшої їх реалізації та створює певні правові наслідки для громадянина.

Вірність копії документа, виданого фізичною особою, нотаріально засвідчується в тих випадках, коли справж­ність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

У деяких випадках виникає необхідність засвідчення вірності копії з копії документа. Така дія вчиняється нотаріусом, посадовою особою органів місцевого самоврядування, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, що видала оригінал документа (ст. 76 Закону про нотаріат).

Згідно з главою 10 Порядку вчинення нотаріа­ль­них дій нотаріусами України при засвідченні вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах тощо на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи.

Вчинення посвідчувальних написів здійснюється нотаріусами за формами відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5.

Отже, нотаріус на копіях документів, що засвідчуються, проставляє:

• посвідчувальний напис, який містить інформацію про те, що копія відповідає оригіналу;
• номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;
• дату вчинення нотаріальної дії;
• підпис;
• печатку із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові нотаріуса.

Для застосування посвідчувальних написів нотаріуса­ми можуть використовуватися штампи з текстом відповідного напису (пп. 6.18. Правил ведення нотаріального діловодства).

Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади

Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі положень Типової інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою КМУ від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі – Інструкція № 1242) та відповідно до вимог Стандарту № 55 «УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ» ДСТУ 4163-2003.

ВАЖЛИВО!
У п. 76 Інструкції № 1242 зазначено, що установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу.

Однак є винятки із вищезазначеного правила: установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.

На лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія».

Напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається з:

• слів «Згідно з оригіналом»;
• найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
• дати засвідчення копії, наприклад:

Напис про засвідчення копії документа скріплюється печаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

Нагадаю!
Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплю­вав останні декілька літер посади особи, яка підписала (засвідчила) документ, але не підпис посадової особи (п. 74 Типової інструкції).

Згідно з вимогами до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, при зазначенні посвідчувального напису «Згідно з оригіналом» відступ від межі лівого поля не робиться (Додаток 1 до Інструкції № 1242).

Згідно з вимогами національного стандарту України № 55, який поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їхніх об’єднань усіх форм власності, відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23 «Підпис» (п. 5.27 стандарту № 55). Як випливає з вимог ДСТУ 4163-2003 «УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ», можливо засвідчити копію документа без проставлення відбитку печатки.

Засвідчення копії документа фізичною особою

Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами.
Однак державна реєстраційна служба, відповідно до загальних положень щодо засвідчення копій документів, рекомендує на таких копіях проставляти:

•   відмітку «Згідно з оригіналом»;
•   особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
•   дату засвідчення копії.

Важливо!
Є документи, засвідчувати копії з яких забороняється.

Забороняється засвідчувати:

• правильність копій паспорта, документів, які його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших докумен­тів, знімання копії з яких не допускається. Така заборона передбачена п. 3 Указу Президії Верховної Ради СРСР «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами й організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» від 04 серпня 1983 року № 9779-Х. Оскільки в Україні відсутні прийняті акти законодавства, що регулюють цю сферу відносин, і Указ не суперечить Конституції і законам України, він застосовується на території нашої держави;
• правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Така заборона прописана в п. 3.4 глави 7 розділу ІІ Порядку ведення нотаріального діловодства. А також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
• правильність медичної довідки за формою № 086/о, що згідно з чинним законодавством подається до вищого навчального закладу лише в оригіналі; довідки про проведення профілактичних щеплень;
• правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова; документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.

На практиці трапляються випадки, коли немає потреби засвідчувати копію всього документа в цілому. У цьому разі оформляється виписка з документа. Посвідчення виписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов’язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо одне від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Як приклад розглянемо порядок оформлення виписки з трудової книжки. Вона повин­на містити повний текст першої сторінки із зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батькові власника, року народження, освіти, професії, а вже потім викладається зміст запису, необхідного громадянинові.