№4(27)(2014)

Метою створення будь-якого підприємства є отримання прибутку для його власників. Однак у сучасних умовах ринкової економіки не всі організації витримують конкуренцію, вплив негативних факторів зовнішнього й внутрішнього середовища та, як наслідок, перестають виконувати свій основний обов’язок – приносити прибуток. Настає момент, коли власник бізнесу приймає рішення про ліквідацію створеного ним підприємства.

Ліквідація – це одна із форм припинення діяльності суб’єкта господарювання (юридичної особи). Ліквідація юридичної особи може бути добровільною (за рішенням її учасників або органу юридичної особи) і примусовою (за рішенням суду про ліквідацію юридичної особи). Правильною і безпечною формою припинення діяльності підприємства є добровільна ліквідація. Процедура такої форми ліквідації починається з прийняття загальними зборами учасників товариства рішення про ліквідацію та призначення ліквідаційної комісії. 

Порядок ліквідації прописаний у ст. 111 Цивільного кодексу України, в якій, зокрема, передбачено алгоритм дій ліквідаційної комісії.
Під час ліквідації підприємства за рішенням власника після проходження перевірок у податковій інспекції та Пенсійному фонді обов’язково виникає питання про передачу документів, що підлягають обов’язковому зберіганню, до місцевого відділу архівної служби. Це важливий момент, оскільки відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р. № 578/5, найдовше зберігається кадрова документація. Так, максимальний строк її зберігання становить 75 років.

Довідка з архіву про прийняття документів (найчастіше це Акт приймання-передачі документів до архіву) входить до переліку обов’язкових документів, які подаються державному реєстратору в кінці процедури ліквідації юридичної особи.

Отже, одним з контролюючих органів, перед яким доведеться відзвітувати в разі ліквідації, є державний архів. Шановні читачі, давайте ознайомимося з переліком та процедурою передачі документів і справ до державних архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних установ.

Порядок передачі документів у випадку ліквідації або реорганізації установи визначений у Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі – Правила), затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованих у Мінюсті України 08 травня 2001 року за № 407/5598 (зі змінами, внесеними згідно з наказами Державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007 р. та № 188 від 19.09.2008 р.). Ці Правила розроблені на підставі Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Положення про Державний комітет архівів України та інших нормативно-правових актів і є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.

Правилами затверджений єдиний для всіх установ порядок роботи з документами, від їх створення в діловодстві до передачі на зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад та інших архівних установ.

Упорядкування і підготовка документів підприємства, що ліквідується, до передачі архівній установі входить до обов’язків ліквідаційної комісії або ліквідатора. Кошти на впорядкування, доставку документів юридичної особи до архіву передбачаються в кошторисі ліквідаційної комісії.

Ліквідаційна комісія або ліквідатор наказом або іншим розпорядчим документом призначає відповідальну особу за підготовку й передачу документів в архів.

За необхідності ліквідатор може звернутися до архівної установи за консультативно-методичною та практичною допомогою в організації підготовки до передачі документів до архіву.

Нещодавно мене призначили відповідальною за підготовку для передачі до архівного відділу однієї з районних у м. Києві держадміністрацій документів з особового складу товариства, яке ліквідується. З метою уникнення «проблемних моментів» я звернулася до архівного відділу за допомогою в наданні консультацій стосовно встановленого порядку передачі документів. Мені була надана пам’ятка, згідно з якою документи для передачі в архів формуються в справи. Для підприємств, які працювали з невеликим штатом співробітників, це зазвичай 3 (три) справи з установчими документами, кадровою, бухгалтерською документацією та звітністю до пенсійного фонду.

Формуємо справу № 1. До неї мають увійти всі статути товариства та зміни до них, установчий договір, положення, всі свідоцтва про державну реєстрацію, виписка з єдиного державного реєстру (оригінали). Сюди ж підшиваються ПРОТОКОЛИ (оригінали):

• про створення підприємства, перейменування, реорганізацію, ліквідацію, рішення суду про банкрутство;
• про призначення та звільнення працівників;
• про зміну власників (фізичних осіб), зміну їх часток, паїв, виплату дивідендів та інші;
• оригінал або засвідчена копія протоколу про створення ліквідаційної комісії, про зміну голів ліквідаційної комісії чи ліквідаторів;

НАКАЗИ (без заяв) про:

• прийом;
• переміщення;
• звільнення;
• сумісництво;
• заохочення;
• надання відпустки за власний рахунок та по догляду за дитиною;
• покладання обов’язків на період відпустки чи відрядження;
• матеріальну допомогу, преміювання, доплати;
• зміну прізвища;
• введення в дію штатних розкладів, про створення чи ліквідацію структурних підрозділів, про затвердження їх положень і ШТАТНІ РОЗПИСИ та зміни до них.

Протоколи та накази у справі формуються за хронологією.

У справу № 2, згідно з наданою архівом пам’яткою, підшиваються розрахункові або розрахунково-платіжні відомості про нарахування заробітної плати працівників.

У справу № 3 входять відомості про персоніфікований облік працівників. Справа формується таким чином:

• з 2001-го по 2009 рік спочатку підшиваються індивідуальні відомості про застраховану особу за абеткою, потім – всі інші відомості, далі – ярлики розписки;
• з 2010 року підшиваються помісячно відомості про нарахування заробітку (доходу) застрахованим особам; розписка про одержання звіту до Пенсійного фонду України.

Важливо!
Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; за обсягом справа не повин­на перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

Розглянемо встановлений порядок виконання робіт з упорядкування та оформлення справ.

Алгоритм дій впорядкування справ наступний:

• документи сортуються за роками (зверху – найбільш рання дата, наприклад 1999 рік, знизу – остання дата, наприклад 2013 рік). Аналогічно в кожному році документи мають бути впорядковані від найбільш ранньої дати зверху до останньої дати знизу;
• документи перевіряються на наявність підписів та печаток; наявність дублікатів, ксерокопій та чернеток (за наявності вилучити);
• справа має вміщувати не більше 250 аркушів.

Після того як документи впорядковані, починаємо оформлення справи, яке передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання/оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи в справі нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
Аркуш більшого формату, ніж А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті.

Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті в справі конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

За наявності значної кількості помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація: старі номери закреслюються і поряд зазначається новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації допускається застосування літерних номерів аркушів справи (1-а, 27-б тощо).

Далі приступаємо до складання внутрішнього опису документів справи.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою згідно з додатком 8 п. 5.1.12 Правил роботи архівних підрозділів, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У графі «Примітка» відображаються зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) із посиланням на виправдовувальні документи (накази, акти тощо). До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому цифрами та літерами наводиться кількість документів, що ввійшли до опису, та кількість аркушів.

Форма внутрішнього опису документів справи згідно з додатком 8 до п. 5.1.12 Правил роботи архівних підрозділів

Внутрішній опис розміщується на початку справи. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо від документів справи. 

Наступним кроком оформлення справи є складання засвідчувального напису з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації (наявність літерних та пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо; номери великоформатних аркушів; номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень). Як і внутрішній опис, він складається на окремому аркуші і вміщується наприкінці сформованої справи. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

І внутрішній опис документів, і засвідчувальний напис справи підписуються особою, яка їх склала.

Форма засвідчувального напису справи згідно з додатком 9  до пунктів 5.1.15–5.1.19, 6.1.8, 6.2.2 Правил роботи архівних підрозділів

Закінчення в наступному номері.