Лист Міндоходів від 14.05.2013 р. № 2521/6/99-99-18-06-05-15

Міністерство доходів і зборів України у листі від 14.05.2013 р. № 2521/6/99-99-18-06-05-15 нагадало про основні вимоги до електронного документообігу.

Статтею 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851 (далі - Закон № 851) встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Відповідно з п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р № 996-XIV (далі - Закон № 996) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

- дату і місце складання;

- назву підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При цьому п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 встановлено , що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (п. 6 ст. 9 Закону № 996).

Також чиновники нагадали, що згідно п. 85.2 Податкового кодексу України (далі - ПКУ) платник податків зобов'язаний надати посадовим особам територіальних органів Міндоходів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки.

При проведенні перевірок посадові особи територіальних органів Міндоходів мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, які свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на територіальні органи Міндоходів (п. 85.4 ПКУ).

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене відповідно з Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженим постановою КМУ від 26.05.2004 р. № 680.

При цьому невиконання платником податків вимог щодо оформлення первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, які ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання територіальними органами Міндоходів, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.