Відповідно до ст. 47 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) у день звільнення працівникові обов'язково необхідно видати належно оформлену трудову книжку. Статтею 116 КЗпП передбачено, що виплата всіх сум, що належать працівникові, від роботодавця провадиться в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення ним вимоги про розрахунок. Відповідальність за затримку виплат передбачається ст. 117 КЗпП та при відсутності спору про розмір виплат підприємство має виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку.
Навіть якщо працівник звільнений, але йому не виплачена заборгованість за звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, заборгованість у підприємства все одно залишається.
Згідно з пп. 170.9.2 Податкового кодексу України, звіт про використання коштів, виданих під звіт, подається після того, як працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. Виходячи зі змісту запитання, підприємством не видавались грошові кошти працівнику на здійснення витрат або видавались у недостатньому розмірі. Такі відносини між підприємством та працівником, який здійснив витрату власних коштів для потреб підприємства, регулюються ст. 1158, ст. 1159 і ст. 1160 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ). Відповідно до ЦКУ особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана за першої нагоди повідомити її про свої дії. Якщо ці дії будуть схвалені іншою особою, надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір. Тому якщо, витративши власні кошти, особа подає звіт про використання коштів, можна вважати, що вона повідомила іншу особу. А якщо цей звіт затверджено іншою особою, можна вважати, що дії особи схвалені та до таких відносин застосовуються положення про відповідний договір. У главі 68 ст. 1000-1010 ЦКУ описано правовідносини за договором доручення, згідно з якими повірений (працівник) вчиняє правочин за рахунок іншої сторони (підприємства).
Якщо працівник для виконання цивільно-правової дії за дорученням підприємства використовує власні кошти, то підприємство має відшкодувати йому понесені витрати за умови наявності підтверджуючих документів. Відлік строку позовної давності стосовно заборгованості підприємства перед працівником розпочинається з дня, що настає за днем затвердження такого звіту (ст. 253 ЦКУ). Загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки (ст. 257 ЦКУ).
Тому наслідком для підприємства може бути виплата середнього заробітку за весь час затримки повного розрахунку зі звільненим працівником, якщо він працював у день звільнення або пред’являв вимогу про розрахунок.
