Відрядженням вважається поїздка працівника на певний строк для виконання завдань, пов’язаних з основною діяльністю підприємства, до іншого населеного пункту (поза місцем його постійної роботи) на підставі наказу керівника (п. 1 p. І Інструкції про відрядження). Отже, відправити у відрядження можна лише працівника, який перебуває з приватним підприємцем у трудових відносинах. А оскільки згідно з ч. 1 ст. 42 Господарського кодексу України підприємництво – це самостійна господарська діяльність, яку фізособа-підприємець проводить на свій ризик із метою досягнення економічних і соціальних результатів та одержання прибутку, то для себе самого він не найманий працівник. Отже, зрозуміло, що це не є роботою за трудовим договором. Тому фізособа-підприємець не може сама себе відправити у відрядження. Для неї це вважатиметься звичайною діловою поїздкою, що не потребує оформлення відповідних документів на відрядження і всі витрати (проїзд, добові, проживання в готелі) проводяться власними коштами.
Зверніть увагу, що витрати на власну ділову поїздку, за певних умов, мають шанс потрапити до складу витрат підприємця-загальносистемника.
Так, згідно з пп. 177.4.4 п. 177.4 ст. 177 ПКУ підприємцю-загальносистемнику дозволено до переліку витрат, суми яких беруть участь при визначенні чистого оподатковуваного доходу, включати вартість палива, а також прид­баних послуг, безпосередньо пов’язаних із виробництвом товарів, виконанням робіт, наданням послуг.
Отже, витрати ділової поїздки, а саме вартість квитків (на автобус, поїзд, літак), палива, витраченого під час поїздки на власному автомобілі, а також вартість проживання в готелі мають шанс потрапити до витрат у Книзі обліку доходів і витрат підприємця-загальносистемника, але при одночасному виконанні трьох умов:
- поїздка має бути пов’язана з господарською діяльністю загальносистемника;
- факт здійснення витрат повинен підтверджуватися відповідними документами (фіскальним касовим чеком, банківською квитанцією, платіжним дорученням, розрахунковою квитанцією тощо);
- необхідно, щоби витрати на ділову поїздку мали безпосередній зв’язок із вже отриманим доходом.
Відправляючи свого працівника у відрядження, приватний підприємець на загальній системі оподаткування має виконати такий самий набір дій і зобов’язань, як і підприємство. А саме:
- згідно з п. 1 p. II, п. 1 p. III Інструкції про відрядження видає наказ і виписує завдання на відрядження;
- відповідно до ст. 121 КЗпП і п. 5 p. II Інструкції про відрядження видає аванс у межах проведеного розрахунку;
- після повернення прийняти звіт щодо витрачених коштів.
Зауважимо, що кошти, витрачені на відрядження найманих працівників, мають шанс потрапити до витрат у Книзі обліку доходів і витрат підприємця-загальносистемника, але також за умови одночасного виконання трьох умов, що зазначені вище.