Якщо на підприємстві виникають зміни облікових даних, тобто змінюється керівництво (директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена вести бухгалтерський облік), то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на посадових осіб платника, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів».

Для отримання послуги ЕЦП суб’єкт господарювання повинен звернутися до підрозділу реєстрації користувачів та надати пакет документів, перелік яких вказано в Регламенті Акредитованого центру сертифікації ключів.

Згідно з розділом 5 «Ідентифікація та автентифікація» Регламенту АЦСК адміністратор реєстрації приймає рішення про відмову в реєстрації за результатом розгляду поданих документів у разі:
– відсутності всіх необхідних для ідентифікації та реєстрації документів;
– відсутності у представника/відповідальної особи документів, які засвідчують її повноваження та особу;
– ненадання підписувачем згоди на обробку його персональних даних;
– подання документів, які мають підчистки, дописки, закреслені слова, інші виправлення, написи олівцем або пошкодження, внаслідок чого їх текст неможливо прочитати;
– подання заявником неналежно засвідчених копій документів;
– невідповідності даних, що визначені в поданих документах, фактичним даним заявника (підписувача);
– ненадання контактного номера телефону та/або діючої електронної адреси;
– ненадання достатньої кількості конвертів для носіїв ключової інформації підписувачів (у разі звернення довіреної особи (представника));
– ненадання запитів на формування посилених сертифікатів відповідальною особою;
– відсутності носіїв для запису ключової інформації у підписувача на момент реєстрації.

У випадку відмови в реєстрації один примірник реєстраційної картки з додатками та позначкою адміністратора реєстрації про відмову із зазначенням підстав повертається заявнику, а другий з такою ж самою позначкою залишається у ВПР.