Порядок ведення обліку та термін зберігання документів наведено у Податковому кодексі України від 02.12.2010 р. № 2755-V. Згідно з п. 44.1 ст. 44 ПКУ платник податків зобов’язаний вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством.

У цьому ж п. 44.1 ст. 44 ПКУ зазначено, що платник зобов’язаний зберігати документи в строк, не менший 1095 днів. Якщо відбувається ліквідація платника податків, то документи, у яких ще не вийшов строк зберігання, передаються до архіву згідно з чинним законодавством.

У п. 44.5 ст. 44 ПКУ зазначено, що у разі втрати, пошкодження, дострокового знищення відповідних документів платник зобов’язаний:
- у п’ятиденний строк із дня настання такої події повідомити контролюючий орган за місцем обліку та контролюючий орган, що здійснював митне оформлення відповідної митної декларації;
- протягом дев’яноста календарних днів з дня надходження повідомлення до контролюючого органу відновити втрачені документи.
Також при знищенні/зникненні первинних документів, звітів та облікових реєстрів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи і наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх знищення/зникнення. Комісія складається з представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результат роботи комісії відображається в акті, затвердженому керівником підприємства. Копію цього акта протягом 10 днів необхідно надіслати органу ДФС.