Работник предприятия, согласно пп. 170.9.2 НКУ, должен отчитаться за суммы, выданные под отчет на хозяйственные нужды, путем составления отчета об использовании средств. К данному отчету работнику необходимо приложить документы, подтверждающие его расходы. В вашем случае это документ, удостоверяющий оплату за товар (работы, услуги) через терминал. Подтверждением факта оплаты поставщику товара через терминал является квитанция из такого терминала. Учитывая, что работник для приобретения товара не получал аванс под отчет, а использовал для оплаты поставщику собственные наличные средства, то подтверждением такой оплаты должна быть именно квитанция из терминала. Письмо же поставщика, которым он подтверждает факт зачисления средств в качестве оплаты за товар, не является подтверждающим документом, фиксирующим оплату за товар. Поскольку бухгалтер предприятия имеет право принять авансовый отчет только с подтверждающими документами и, соответственно, оплатить такой авансовый отчет в сумме, указанной в таких подтверждающих документах, а письмо поставщика таким документом не является, то его нельзя приобщить к авансовому отчету, а значит, и оплатить. Тем не менее, руководство предприятия может принять волевое решение о компенсации понесенных работником расходов, и тогда бухгалтер вправе возместить работнику средства, уплаченные поставщику за приобретенный товар. Однако при этом остается высокий риск, что налоговики могут признать такую компенсацию безосновательно проведенной даже при наличии налоговой накладной, выписанной поставщиком по факту оплаты. Также они могут признать такую компенсацию дополнительным благом работника. Тогда согласно пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включаются суммы денежного или имущественного возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика (кроме тех, которые возмещаются в обязательном порядке согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налого­обложения в соответствии с р. ІV НКУ). Кроме того, согласно пп. 1.2 п. 16-1 подр. 10 р. ХХ НКУ объектом обложения военным сбором являются доходы, определенные ст. 163 НКУ, в частности общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход. Таким образом, сумма дополнительного блага подлежит обложению военным сбором по ставке 1,5 %.
Поэтому, если вы все же хотите при отсутствии квитанции на оплату компенсировать работнику сумму, потраченную на приобретение товара, советуем из суммы компенсации удержать НДФЛ и военный сбор.