В соответствии со ст. 121 КЗоТ, п. 4 раздела I и п. 5 раздела ІІІ Инструкции № 59, сотруднику, который направляется в командировку, выдается аванс для оплаты проезда к месту командировки и обратно, оплаты проживания и суточные на время пребывания в командировке. Перечисление такого аванса на личную карту командированного приравнивается с момента перечисления с текущего счета к выдаче наличных средств. Соответственно, если сотрудник, в том числе и директор, получил деньги под отчет, то именно за них он должен, согласно пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ, до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки отчитаться. А именно — представить авансовый отчет с оригиналами расчетных документов, подтверждающих понесенные в связи с командировкой расходы. А так как оплата проводилась личной платежной картой сотрудника, следовательно, расчетные документы (чек, квитанция, слип и т. д.) будут содержать данные только его личной платежной карты. Стало быть, об оплате за проживание других лиц в данном случае речь не идет.
Другое дело, если на предприятии есть корпоративная платежная карта и в приказе на командировку директор будет назначен ответственным за ее использование. Тогда он сможет оплатить проживание в гостинице за себя и за всех командированных сотрудников.
При этом следует учесть, что держатель карты, оплативший стоимость проживания (в вашем случае директор), должен приложить к отчету об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, оригиналы гостиничных квитанций (счетов), которые должны содержать следующую обязательную информацию:
фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата;
сроки проживания в гостинице указанных лиц (количество суток);
стоимость номеров, в которых проживали такие лица;
виды расходов, включенные в квитанции (счета) (письмо Минфина от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020, письмо НБУ от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767).
Квитанция, выданная на имя подотчетного лица за проживание в гостинице всех командированных сотрудников, без указания вышеупомянутых реквизитов не может быть принята к отчету.
