Оскільки факт непридатності товару до реалізації мали встановити під час інвентаризації, то, звісно, підприємство оформлює відомість результатів інвентаризації (додаток 3 до Iнструкції № 691). У разі зіпсуття товару, коли той стає непридатним для подальшої реалізації, підприємство зобов’язане списати його з балансу як запас, що не є відповідним поняттю «актив». Нагадаємо: активи – це ресурси, контрольовані підприємством унаслідок минулих подій, від використання яких згодом очікується зиск (п. 4 П(С)БО 2 «Баланс»). Списання робиться на користь витрат звітного періоду (п. 27 П(С)БО 9). Факт списання має підтвердити акт, який складає комісія (це може бути та сама комісія, що проводила інвентаризацію) та затверджує керівник підприємства.
Щодо дебіторської заборгованості.
Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг та оцінюється за первісною вартістю П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість». Вона визнається безнадійною, якщо існує впевненість, що її не поверне боржник або минув її строк позовної давності. На таку заборгованість нараховується резерв сумнівних боргів. І якщо згодом буде вирішено списати таку заборгованість, це робитиметься за рахунок резерву.
Якщо дебіторська заборгованість є товарною (тобто за неї не потрібно розраховуватись грошовими коштами), то згідно з правилами бухгалтерського обліку резерв сумнівних боргів для неї не розраховується. Це означає, що в разі визнання заборгованості безнадійною вона списується з балансу та відображається у складі інших операційних витрат (п. 11 П(С)БО 10), а саме за Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги». За умови списання заборгованості за перерахованою передоплатою кореспонденція буде такою: Дт 944 Кт 371 «Розрахунки за виданими авансами».
Що стосується кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої вже минув, то вона списується з одночасним визнанням доходу. Для відображення визнаного доходу від списання кредиторської заборгованості, що виникла під час операційного циклу вже після строку позовної давності, згідно з Інструкці­єю № 291 використовується субрахунок 717.