Согласно ст. 121 Кодекса законов о труде Украины работникам, которых предприятие направляет в командировку, оплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.
В соответствии с пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ возмещению в командировке на основании оригиналов подтверждающих документов подлежат следующие расходы:
проезд (в т.ч. перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки;
проживание в гостиницах (мотелях), наем других жилых помещений, а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды или белья);
телефонные разговоры, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально подтвержденные расходы, в т.ч. любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с их осуществлением.
Отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы. Для выплаты суточных достаточно наличия приказа о необходимости такой командировки и, возможно, наличия переписки с контрагентом (приглашение, договор и т.п.). Поэтому суточные проплачиваются предприятием, которое направляет сотрудника в командировку.
Следовательно, если проезд, проживание и другие расходы проплачивает принимающая сторона, то командированный работник подает отчет с оригиналами подтверждающих документов в их бухгалтерию.
При этом обратите внимание, что пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ дает право на возмещение расходов без удержания налога только для физлиц, находящихся в трудовых отношениях с плательщиком налога. Так как для принимающей стороны ваши сотрудники являются чужими, то выплаты в их пользу считаются дополнительным благом и подлежат обложению налогом на доходы физлиц в размере 18 % и, соответственно, военным сбором в размере 1,5 %.