№9-10(44-45)(2015)

Прошли времена, когда фраза «отправь мне на e-mail» звучала как электромотор современного спорткара, а обладатель заветного «ящика» поспевал впереди планеты всей… Сегодня электронная переписка – это стандарт делового общения и важно уметь его грамотно использовать. Конечно, со стороны дело может показаться ерундовым, однако вы вспомните, сколько безграмотных сообщений от коллег, партнеров и клиентов получаете в неделю, и задумайтесь, как выглядят ваши со стороны.
Существуют целые своды специфических правил письменного делового общения. Их можно найти в самых разных интерпретациях в Сети. Некоторые, безусловно, хороши, а с рядом можно и поспорить. «Независимый АУДИТОР» изучил и проверил на себе десятки разных советов, правил и подсказок, которые дают опытные мейлеры, сдобрил их собственным опытом, нажитым годами, – и вот что получилось...

В современном деловом мире элект­ронная почта – это ваше лицо. С помощью e-mail можно без особых усилий создать положительный имидж в глазах контрагента и так же легко упасть лицом в грязь: нелепая опечатка, позорная ошибка или лишний адресат «в копии» как минимум вызовут недоумение у собеседника и подпортят ваше реноме, как максимум – поставят крест на деле или на сотрудничестве с клиентом. Ваш рабочий инструмент – хорошо владея им, можно здорово облегчить себе жизнь. И мощнейший отвлекающий фактор – каждое входящее сообщение норовит сбить вас с мысли, отвлечь от работы и отнять ценное время (каким бы архиважным оно ни было). Из этих соображений мы составили свой набор «золотых правил» электронной переписки. Итак…

Заведите себе достойный e-mail.

Работаете вы стационарно или на фрилансе – позаботьтесь о том, чтобы e-mail выглядел солидно: никаких «bestiya», «bomberman» и прочих прозвищ. Письмо, отправленное с мейла grizzzly7891@mail.ru, рискнет открыть только неопытный пользователь или камикадзе. Вдруг там вирус, запускающий блокировку компьютера, или спам, который после прочтения такого письма польется нескончаемым потоком. Почтовые адреса, начинающиеся с info@, mail@, office@, pr@, reklama@ также не вызывают особого доверия у получателя. Наиболее авторитетны адреса, содержащие имя, фамилию (SergeyRyabchikov@gmail.com), а также название компании в домене: SergeyRyabchikov@companyname.com.

Аватар.

В деловой переписке аватарам вообще не место – это отвлекает и эмоционально окрашивает письма и их отправителей. Не хотите оставлять поле для иконки пустым – закройте логотипом своей компании или личным фото (как на паспорт).

Грамотно заполняйте поле «Тема».

Об алгоритме написания темы, кстати, много и толково пишут блогеры разных профессиональных почтовых сервисов, но там речь в основном о продающих письмах, где главная задача темы – заставить получателя открыть письмо (заголовок должен «кричать» и «цеплять»). В ежедневной деловой перепис­ке задачи темы несколько иные: помочь сразу идентифицировать автора и суть его послания, а затем быстро и легко отыскать нужное письмо в потоках переписки. Поэтому запоминаем:
Самая неудачная «тема» – ее отсутствие.20–25 писем – средний ежедневный объем почтового ящика менеджера среднего звена. У крупного предпринимателя, собственника бизнеса число входящих за день может зашкалить за сотню, а то и две. Тема – первое, с чего начинают (нередко на этом и заканчивают) изучение кор­респонденции, поэтому она должна быть – это аксиома. «Безглавые» письма занятой человек, вероятнее всего, определит в корзину. И будет прав: если вы не нашли времени озаглавить свое сообщение, получатель не обязан тратить свое на то, чтобы читать ваше письмо.

Коротко и по существу. Старайтесь, чтобы тема не превышала в объеме 50 символов (важно для корректного отображения на мобильных устройствах). Бессодержательные, слишком длинные заголовки выдадут в вас либо новичка, либо отсутствие элементарных правил переписки. Оптимальный формат темы для внутренней переписки – «Содержание письма в 3–5 словах», для внешней – «Название компании. Содержание письма в 3–5 словах». Не указывайте в теме одно название компании. Во-первых, оно не несет никакой информации о сообщении (как правило, название компании уже заложено в домене e-mail). Во-вторых, с этим адресатом из вашей компании можете переписываться не вы один. И, наконец, представьте, как будет выглядеть ваш почтовый ящик при усердной переписке при таком подходе (ветки сообщений с одинаковой темой и никаких зацепок, чтобы отыскать конкретное письмо в нужный момент). По этой же причине избегайте односложных заголовков «Информация», «Вопрос», «Договор» и неопределенностей: «Новое предложение», «Финальный вариант».

Не пишите в теме слов, выражающих крайнее нетерпение: «срочно», «важно», «внимание» и т.п.
Вносите уточнения в тему по мере изменения хода обсуждаемого вопроса: «Сотрудничество с АК «Капитошка» «Сотрудничество с АК «Капитошка». Договор» «Сотрудничество с АК «Капитошка». Счет».

Меняйте тему, если диалог с адресатом уходит в другое русло. Особенно в тех случаях, когда к вашему разговору подключаются новые адресаты.

Определитесь с целью письма.

Что необходимо конкретно вам и чего хотите добиться от получателя вашего сообщения?

Определитесь. Деловые письма бывают двух видов: информирующие (отчет о течении сделки, проделанной работе, информация об обновлении законодательства и т.п.) и побуждающие к действию (когда мы чего-то хотим от адресата: подтверждения приложенного счета на оплату, скан-копии договоров и т.п.). С отчетными письмами все более-менее прос­то. Если же нам нужно чего-то добиться от адресата, важно сказать об этом в письме прямым текстом. Собеседник не должен додумывать за вас, что ему делать с этим письмом. Он может принять и неправильное решение. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Придерживайтесь структуры.

Приветствие, обращение, основная часть, резюме, подпись, контакты – обязательные элементы письменного этикета. Не ленитесь прописывать каждую часть принятой структуры письма, но не усердствуйте с объемом – уважайте время свое и собеседника.

Всегда начинайте с приветствия и персонального обращения.

Даже если переписываетесь с коллегами из соседнего кабинета. Обычное «Здравствуйте, Сергей» или «Добрый день, Елена» – беспроигрышный вариант (с выдержанными нейтральностью, дистанцией и профессиональными рамками). Зона «Приветствую» – это теплые профессиональные контакты и шапочные знакомства. А вот с приветствием «Доброго времени суток» лучше не экспериментировать – есть в этом сленговом выражении что-то раздражительное. В современной практике делового общения можно не только отходить от отчества в обращении, но и использовать неполные имена (Здравствуйте, Таня! вместо «Здравствуйте, Татьяна!»).

Обращаясь к собеседнику, точно определяйте его пол и не балуйтесь с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…». Кстати, не стоит отмерять уважение малыми дозами: если вы в начале написали «Уважаемый…», это не значит, что нельзя закончить письмо формой: «С уважением, …». Если ваш собеседник старше по возрасту и выше по положению, другого варианта попросту и нет. Рассматривайте эту вежливую формулу просто как кавычки, которые следует закрыть.

К кому обращаться в письме, если получателей несколько?

Можно перечислить главных получателей по именам: «Добрый день, Ольга, Федор и Василий» (если их не более трех), а к тем, кто в копии, не обращаться вообще (заодно выделите тех, кого напрямую касается ваше сообщение). Но это более трудоемко, чем использовать универсальные формы «коллеги», «друзья», «господа» (для более формальных писем).

Какой знак препинания поставить после обращения?

Зависит от ваших целей. Хотите придать письму будничный характер – смело ставьте запятую (продолжайте с новой строки, со строчной буквы). Если нужно подчеркнуть значимость или официальность, то восклицательный знак (один!).

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства целесообразно только в первом письме, отправленном после краткого знакомства по телефону или мимолетной встречи на мероприятии. Когда пишете первое письмо человеку, с которым еще не знакомы, обязательно упомяните, откуда вы взяли его адрес. Если адресат просил вас написать ему письмо – так и сообщите в начале письма, после приветствия.

Максимум информации – минимум текста – главное правило сетевой коммуникации. Никто не хочет и не будет читать длинные письма. После приветствия кратко изложите причину, цель своего письма и перейдите к сути. Формулируйте мысли четко, лаконично, последовательно (логика изложения очень важна) и понятно. Указывайте точные даты, цифры и факты. Пишите короткими предложениями – так проще донести информацию до читателя (колеб­летесь, что поставить – запятую или точку, выбирайте точку). Но с сокращениями и аббревиатурами будьте осторожны – читатель должен считывать их без раздумий.

Разделяйте ключевые мысли. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и разделяйте на абзацы (один логический блок – один абзац), делайте подзаголовки. В идеале абзац не должен превышать 4–5 строк. Длина одной должна находиться в диапазоне 60–80 символов. Делайте отступы после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью. Так вы сделаете письмо более читабельным и зрительно привлечете внимание к важным моментам.

Перечисления оформляйте нумерованными/маркированными списками (диапазон для электронных писем – 3–7 позиций). Когда в сообщении несколько вопросов или задач, требующих комментариев, таким же образом структурируйте свои ответы. Не отвечайте на такое письмо односложным «Сделаю», «Будет готово», «Ок» и не отвечайте избирательно.

«Золотое правило» электронных писем – порционность. Одна тема – одно письмо. Лучше отправить несколько отдельных писем (по теме в каждом), чем одно большое с несколькими абсолютно несвязными идеями.

Не «кричите» и не «пестрите». Печатать заглавными буквами в Интернете считается дурным тоном. Набранное с помощью Caps Lock слово или текст ОЗНАЧАЮТ ТОЛЬКО КРИК и ничего другого. Причем это касается как деловой, так и личной пе­реписки, неформального общения в социальных сетях, скайпе, на форумах и т.п.

Если вам очень нужно что-то выделить в тексте, сделайте это полужирным или курсивным начертанием. Но не усердствуйте. Ассорти из разных видов и начертаний шрифтов, кеглей, выделений цветом и подчеркиваний в тексте выглядит нелепо. Выбирайте один шрифт (желательно стандартный) и один цвет (максимум 2–3). Прошли времена, когда вензеля в письмах были хорошим тоном. В современной деловой переписке замысловатые шрифты, графические спецэффекты (тени, свечения, градиенты), также как фоны, анимацию, могут воспринять как неуважение. Вполне вероятно, что рабочий компьютер вашего собеседника не поддерживает нестандартные шрифты, и часть текста письма будет утеряна. Фоновые изображения в принципе редко поддерживаются почтовыми клиен­тами. А «тяжелая» анимация элементарно подвешивает мессенджер получателя.

Эмоции – табу в деловой переписке.

Используйте максимально сдержанный стиль. Избегайте знаков восклицания в теле сообщения (тем более нескольких подряд), эпитетов, сравнений, метафор и от смайлов откажитесь. Текст в принципе плохо передает эмоции и сложно предугадать, как читатель его воспримет.

Не пишите в самоуверенном, приказном, умоляющем и угрожающем тонах. Не отвечайте раздражением на «недовольное» письмо и сарказмом – на ироничное. Если нужно выразить крайнюю степень негодования, что-то доказать или подчеркнуть мысль, скройте эмоциональный подтекст за корректным, спокойным и нейтральным тоном изложения и нанесите удар фактами.

Чувствуете, что эмоции вас накрывают и предательски просачиваются в текст, отложите ответ, пока не успокоитесь. «Емкие» послания, отправленные в момент «душевных переживаний», на трезвую голову выглядят не так блестяще и всегда усугуб­ляют ситуацию.

Не забывайте о вежливости.

Электронное общение может сэкономить вам время и деньги, но вежливость – то, на что стоит потратить и то и другое. Не забывайте говорить «спасибо» и «пожалуйста». Если вы получили письмо с полезной информацией или предложением (пусть даже неактуальным для вас), следует поблагодарить корреспондента за это. Вообще во всем мире принято благодарить просто за письмо, так как оно является знаком внимания и участия.

Если вам пришло формальное письмо, отвечать на него следует так же. Неформальный ответ просигнализирует о неуважении к собеседнику и низкой культуре адресанта. И еще, обращение к собеседнику на «Вы» – все еще признак хорошего тона, даже если он вдвое моложе вас и значительно ниже по должности. Пусть даже это не соответствует современной концепции «горизонтального менеджмента», стирающего все иерархические границы.

Все детали – во вложение. Все, что можно безболезненно убрать из тела письма, прикрепляйте отдельными файлами. Причем обязательно сообщите в письме, какие файлы вы вкладываете, иначе получатель может счесть их самопроизвольно прицепившимся вирусом. Если у вас запросили документы, обязательно упомяните об этом в сообщении.

Не вкладывайте в письма файлы с расширением EXE, BAT, COM, PIF, SCR, CMD, поскольку почтовые сервера нередко их блокируют как небезопасные. Не пересылайте ссылки и файлы сомнительного содержания (не проверенные антивирусом). И позаботьтесь об адекватных названиях прилагаемых файлов (не перед самой отправкой, а когда создае­те файл). Название файла во вложении должно соответствовать его названию в теле письма.

Не отправляйте без предупреждения вложения более 3 Мб. Многие почтовые сервисы лимитируют объем входящих сообщений, поэтому есть риск, что ваши файлы просто не дойдут до адресата. Огромный размер вложений – самая популярная ошибка деловых мейлеров. И неудивительно: скан-копии нескольких документов в формате TIFF с разрешением 600dpi – это уже по меньшей мере 20 Мб. Почтовая программа получателя наверняка зависнет в тщетных попытках загрузить предпросмотр такого вложения, и боже сохрани открыть его на смартфоне! Поэтому, если не хотите, чтобы ваши сообщения поминали плохим словом, игнорировали или удаляли без прочтения, контролируйте размер вложений.

Объемные и многокомпонентные вложения можно сжимать, упаковывая в архивы (zip, rar). Если речь о сканах документов, попробуйте поменять настройки сканнера (немного снизив качество изображений), самостоятельно сожмите файлы до уровня читабельности (такая функция есть даже в редакторе изображений Microsoft Office) или конвертируйте файлы TIFF в PDF (это всегда можно сделать в Интернете). Если вложение слишком объемное, воспользуйтесь облачным хранилищем Ex.ua, Dropbox и т.п. Некоторые почтовые сервисы автоматически отправляют большие объемы данных в облака и выдают ссылки на места хранения. Но я за то, чтобы собственноручно управлять своей информацией в облаках (размещать, паролировать, удалять), как минимум из соображений конфиденциальности.
Оставляйте приятное впечатление о себе. В заключительной части письма пожелайте всего доброго, приятного рабочего дня или выходных. Так, как вы бы сделали это при личной беседе. Не завершайте пись­мо словами и фразами-мани­пу­ляторами: «Заранее благодарим за ответ», «Надеемся на Ваше понимание», «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество». Зачастую это оказывает прямо противоположный эффект.

P.S. – в случае крайней необходимости. В деловой переписке посткриптум использовать нежелательно. Считается, что это показатель того, что вы не сумели как следует продумать содержание письма. Однако интересный факт: постскриптум читают быстрее, чем основное письмо. Поэтому иногда можно отойти от правил и вынести интересный акцент или комментарий в «после написанного».

Всегда подписывайтесь и указывайте контакты. Подпись – признак хорошего тона и показатель вашего профессионализма. Личные данные должны быть понятными и по возможности полными, чтобы не вызывать у адресата непонимание и настороженность. Оптимальный размер – порядка 5–6 строк. Начинать лучше с этикетных фраз: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями». Вариант «Искренне Ваш(а)» в деловой переписке не приемлем (в русском, украинском языках). Далее идут: ваши имя и фамилия, должность и название компании, номер телефона (по которому вы сразу отвечаете), электронный адрес и адрес сайта компании.

C уважением,
Сергей Рябчиков,
Руководитель АК «Капитошка»
Тел.: (044) ХХХ-XX-XX (вн. 7475)
Моб.:(096) ХХХ-XX-XX
E-mail: SergeyRyabchikov@companyname.com.
www.companyname.com

Указывать или не указывать подробные контакты в подписи – дело ваше. Но это располагает собеседника к вам и упрощает дальнейшее сотрудничество. Обязательно настройте автоподстановку подписи (это позволяют сделать все почтовые клиенты) и позаботьтесь о переводах подписи на языки, которые вы используете в переписке.

Вычитывайте текст перед отправлением. Самое безграмотное сообщение – электронное. Это факт. И дело даже не в том, что народ у нас малограмотный, просто отношение такое безалаберное. Спешно набрали, не глядя отправили, дескать, быстрый способ связи – все всё понимают. Так вот, если вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были сформулированы корректно. Опечатки, корявые предложения и грубые ошибки дискредитируют вашу деловую репутацию и на месяцы оседают компроматом в чужих почтовых ящиках. Поэтому перед отправлением хорошенько вычитайте текст. Удостоверьтесь, что все изложено в логической последовательности, проверьте факты, цифры, имена, названия компаний. Большинство почтовых программ оснащены текстовыми редакторами, которые проверяют орфографию и пунктуацию, – обязательно подключите и пользуйтесь ими. Если есть сомнения, проверьте слово или отыщите нужное правило в Интернете. Как минимум, посоветуйтесь с коллегами по кабинету – коллективный разум всегда одерживает верх.
Не старайтесь выглядеть «солиднее» и «прод­винутее». Корпоративные штампы, замысловатые термины, иностранные слова и бизнес-сленг (кальки, полукальки с английского) засоряют текст, смотрятся нелепо, к тому же с ними легко попасть впросак. Конечно, если вы пишете внутренний ресёч для груп-хеда в эджайл-стартапе или отправляете своему дизайнеру хайрезы для верстки дайджеста, то вас поймут и так. Но если адресат «из вне» – поаккуратнее с жаргоном. У большинства слов с греческими и латинскими корнями есть отечественные аналоги: нетворкинг → деловые связи, ассесмент → комплексная оценка персонала. Пользуйтесь ими и не бойтесь казаться простым. К слову, когда собеседник фонтанирует замысловатыми конструкциями и корпоративными штампами, кажется, будто ему нечего сказать и нужно просто заполнить текстом дыру на странице.

Заполняйте поле адресата в самый последний момент – после того, как сообщение написано и вычитано. По закону подлости кнопка «Отправить» подворачивается под курсор в самый неудачный момент, и тогда вам придется объясняться за недописанное или кишащее опечатками письмо. Перед отправлением трижды проверьте: правильно ли указан e-mail (принадлежит ли он нужному вам человеку, а не другому сотруднику компании-получателя), Ф.И.О. получателя и название его компании.

Кому. Копия. Скрытая копия. Кому предназначено ваше письмо? Шефу? Коллеге? Подчиненному? Клиенту? Партнеру? Вы должны четко это понимать и правильно расставлять получателей.
В графу «Кому» вносите основного адресата (их может быть несколько), от которого требуется совершить какое-либо действие. В «Копию» – заинтересованных (они получают письмо «к сведению» и не обязаны на него реагировать). Не отправляйте лишних копий, особенно начальнику. Если в теле письма упоминаются третьи лица, их также стоит поставить в копию.

В «Скрытую копию» помещаем тех, кто должен ознакомиться с письмом и остаться инкогнито для остальных получателей. Это более чем уместно при массовой рассылке, но в остальных случаях не зло­употребляйте. Это жанр интриги.

Делать рассылку десяткам получателей и проставлять их в поля «Кому» и «Копия» – признак дурного тона и нарушение приватности. В таком случае ваша адресная книга и все, с кем вы работаете по данной теме, станут достоянием общественности. А если в списке еще и конкурирующие стороны, придется, как минимум, объясниться в неудобной ситуации, как максимум – прекратить сотрудничество с одной из них. Поэтому массовые рассылки отправляйте на свое имя (свой мейл в поле «Кому»), а всех получателей – в «Скрытую копию».

Осторожнее с конфиденциальной информацией. Надежной почтовой системы не может быть в принципе, поэтому неразумно помещать личную информацию в сообщение, если только вы не собираетесь ее зашифровать. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в чужие руки. Кроме того, не отправляйте информацию из личных писем (в том числе контакты) без согласия их отправителей, не делитесь чужой информацией без ссылки на источник. И еще, если вы хотите переслать сообщение другому адресату, следите, чтобы за ним не ушла вся история переписки.

Работа с письмами

Корпоративный e-mail – только для работы.

Все прекрасно понимают, что любое письмо, отправленное в стенах офиса с рабочего сервера, принадлежит вашему работодателю. Вся исходящая и входящая почта сохраняется, мониторится и может быть в любой момент прочитана начальством (!). Так что, если не хотите дискредитировать себя, драконить службу безопасности и посвящать руководство в личную жизнь, отложите решение бытовых проблем, любовные переписки и регистрацию на сайтах в личный ящик. Кроме того, привязывать что-либо личное к корпоративной почте – крайне ненадежно. Сегодня вы работаете здесь – завтра в другом месте и, разумеется, доступа к почтовому ящику у вас уже не будет.

Читайте письма.

Как минимум потому, что они адресованы именно вам (спама это не касается). К тому же удаление непрочтенных сообщений может вылезти вам боком: если отправитель запросил уведомление о прочтении письма, ему придет отчет об удалении без прочтения.

Как часто просматривать почту, зависит от характера вашей работы и корпоративного регламента.
Если почта не является вашим главным рабочим инструментом, ее стоит проверять как минимум два раза в день – утром и после обеда. Если же переписка для вас столь же важна, как телефон, почтовый клиент должен быть запущен постоянно, причем с установкой на автоматическую проверку сообщений каждые несколько минут и всплывающее уведомление о новых письмах. Конечно, многие гуру бизнеса со мной не согласятся, дескать, почта – сильнейший отвлекающий фактор и требует жесткой дисциплины: отключения всех уведомлений и выделения конкретного времени на разбор (1–2 раза в день). Однако многие компании используют почтовый сервис как единственный канал электронного общения (блокируют соцсети, запрещают произвольную установку таких программ, как Skype, ICQ, ooVoo и т.п.). И, разумеется, почта требует мгновенной реакции.

Заглядывайте в «спам».

Нередко важные письма по разным техническим причинам попадают и туда. Естественно, это не означает, что вам нужно регулярно заходить в папку и прочитывать весь спам – достаточно 1–2 раза в неделю бегло просмотреть заголовки писем и имена их отправителей.

Отвечайте на письма в течение 2–3 часов, максимум 24-х.

Время ответа – один из показателей вашего отношения к партнерам и клиентам. Поэтому в деловой среде принято реагировать на письма в течение 2–3 часов. Это среднестатистическое время комфортного ожидания ответа, дальше отправитель начинает беспокоиться о судьбе доставки и получения ответа на свое письмо.

Следующий порог допустимого времени ответа – 24 часа с момента получения письма. Спустя 48 часов адресат обретает уверенность, что его письмо утеряно или сознательно проигнорировано. Поэтому, если письмо важное и ответ на него не займет более 7–10 минут, реагируйте сразу. В противном случае пометьте сообщение флажком (чтобы не забыть). Помимо этого, обращайте внимание на поле «Важность/Priority». Если оно заполнено, ответьте на это письмо в первую очередь.

Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, и сообщайте, когда ждать ответа (если не готовы дать его сразу) – это отличная тактика, располагающая к вам собеседника. Например, «Сергей, я получил Ваше письмо. Постараюсь ответить на него в течение…/ до….».

Откажитесь от функции автоматического уведомления о получении письма.

Переписка – дело тонкое… и личное. А от сообщения: «Ваше письмо получено. Отвечу в ближайшее время» веет только шаблоном – никакой информативной ценности оно не представляет.
Маркер «высокая важность» – только если это действительно необходимо.

Если информация в вашем письме представляет особую важность и нуждается в срочном рассмотрении, укажите это – установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо в папке «Входящие». Но не злоупотребляйте этой функцией. Когда письмо действительно срочное, лучше предупредить адресата по более быстрым каналам связи (телефон, скайп).

Уведомление о прочтении – только в особых случаях.

В деловой переписке не принято пользоваться опцией уведомления о прочтении письма – это трактуется как недоверие к получателю. Если используете, то только для внешних адресатов и в случаях, когда от получателя ожидаются конкретные действия. Если письмо с таким запросом приходит вам, подтверждайте получение, это успокоит отправителя, что письмо достигло цели.
На время отпуска/командировки/болезни (когда не будет доступа к рабочей почте) установите автоматическую переадресацию почтовых сообщений на e-mail коллеги, исполняющего ваши обязанности. Если отсутствуете пару – тройку дней, можно настроить короткий автоматизированный ответ на все входящие, сообщая о том, где вы и когда появитесь. Это как минимум сохранит ваши деловые контакты и оставит в силе все договоренности.

Переписку заканчивает тот, кто ее начал.

Если все вопросы уже обговорены, просто поблагодарите партнера за оперативные ответы и эффективное сотрудничество. В завершение можете пожелать хорошего дня.

Никогда не удаляйте историю переписки. Это ваша страховка. Во-первых, всегда будет возможность освежить в памяти ключевые моменты переговоров и договоренностей. Во-вторых, если через какое-то время с вас начнут требовать то, на что вы не соглашались, переписка послужит важным (даже юридически обоснованным) доказательством вашей правоты. К тому же прерывать переписку по одной теме новым сообщением (без предыстории) – признак плохого тона.

Не отправляйте деловые письма в выходные, праздничные дни, в первой половине понедельника и после обеда в пятницу. Это нетактично.

И последнее: обращайте внимание на письма, которые получаете от других людей (компаний). Изучайте их, отмечайте всевозможные ошибки и шероховатости, которые вызвали у вас негодование, и старайтесь не допустить их у себя.