№1-2(48-49)(2016)

Первичные документы необходимы всегда и при любых обстоятельствах. Отсутствие или задержка в оформлении актов выполненных работ и услуг, накладных – это не взятые в учет, но фактически понесенные затраты, отсюда уплата необоснованно завышенных налогов и потеря столь ценных оборотных средств. Одновременно отсутствие подтверждающих документов по сделкам – это преимущество в руках недобросовестных контрагентов, что чревато прямыми финансовыми потерями. Залог стабильности и безопасности компании – своевременно, в полном объеме и надлежаще оформленные первичные документы.

Проблематика

Проблемы со своевременностью отражения хозяйственных операций в учете (нельзя отражать операцию без первичного документа) наблюдаются в компаниях, где проблема первички – это гласно или негласно проблема исключительно бухгалтерии, а сотрудники прочих структурных подразделений не представляют всей серьезности ситуации, самоустраняются, халатно относятся к своим обязанностям по надлежащему закрытию сделок.

Если аудитор наблюдает следующие ситуации:

• отчеты по налогам формируются и сдаются в крайние сроки;
• отчеты формируются в авральном режиме, поскольку бухгалтеры до последнего «выбивают» из структурных подразделений отчеты, акты выполненных работ, а также прочие первичные документы (причем правильно составленные, без ошибок);
• из-за отсутствия акта выполненных работ от подрядной организации (работы фактически выполнены) на крупную сумму предприятие вынуждено уплатить завышенную сумму налога на прибыль, то аудитору необходимо предложить перечень мероприятий, который поможет главному бухгалтеру упорядочить и ускорить работу с первичкой.

Начать с директора

Проблемы первички необходимо озвучить директору в таком ключе: «Компания в этом месяце заплатит налог на прибыль на 40 тыс. грн больше, чем запланировано, поскольку главный механик не предоставил своевременно 3 акта выполненных работ на сумму «N», отдел рекламы – 5 актов выполненных услуг на сумму «M» и т.д.». Главное – обозначить конкретные цифры, виновные лица, финансовые потери, причем именно эти 40 тыс. грн в текущем месяце необходимо будет изъять в виде налогов, а ведь есть способ оставить эти деньги на предприятии, если прислушаться к требованиям главного бухгалтера и аудитора. В результате любой директор обеспечит поддержку главному бухгалтеру.

Установить связь

Аудитор, как советчик главного бухгалтера, может порекомендовать провести в компании с проблемными структурными подразделениями информационный семинар по темам:

• отдел продаж – накладные на отгрузку готовой продукции;
• отдел закупок – накладные на покупку сырья, материалов;
• ремонтные и прочие производственные службы – услуги сторонних организаций по ремонту, доставке, охране труда, обучению;
• отдел рекламы и маркетинга – накладные на получение рекламной продукции, аренду билбордов, услуги рекламных агентств и т.п;
• для всех без исключения – командировочные отчеты.

Важно в доступной форме объяснить сотрудникам, чем в финансовом плане чревато непредоставление акта, накладной, кассового чека. Главное – говорить не «бухгалтерским» языком, а доступно, на практических примерах доказывать необходимость своевременного и качественного оформления документов. Особое внимание уделите и тому, что первичка – это не только налоговый учет, но и подтверждение дебиторской задолженности. В ходе семинара подчеркните, что выручка от продаж, с таким трудом заработанная отделом продаж, производственниками, может в значительном объеме и необоснованно «улетучиться» в виде налогов, а могла пойти на премирование сотрудников, закупку нового оборудования.

Мероприятия

Следующие мероприятия, рекомендуемые аудитором:

1. Если проблема в первичных документах на реализацию готовой продукции, по отгрузке продукции с товарного склада, в оформлении актов на услуги, выполненные вашей компанией, выход – принять в штат специального сотрудника по выписке и контролю возврата подписанных первичных документов от контрагентов. При больших объемах отгрузки рабочее место такого сотрудника разместите в отделе продаж, но подчиняться он должен главному бухгалтеру. Важное условие: только указанный сотрудник может выписывать новые накладные, удалять ненужные или вносить изменения в ранее выписанные. Это обеспечит постоянный контакт специалиста по выписке с сотрудниками контрагентов, который в случае необходимости легко оформит дубликаты. В крупных компаниях таких сотрудников может быть несколько. Хорошим помощником будет качественное программное обеспечение, так как процесс стандартный и его легко довести до автоматизма. Функцию же по получению «входящей» первички на завезенные товары, на полученные работы и услуги рекомендуется возложить на менеджеров по продажам, снабженцев. Они хорошо знают сотрудников из компаний контрагентов, понимают, как с ними лучше контактировать, добиваться нужного результата и при этом не потерять важного партнера.
2. Бывает, что оформление первички задерживает формальность – подписать ее должен исключительно директор. Директор один, он может быть в командировке, на важной встрече и т.п. Проблема решается просто – необходимо делегировать право подписи счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ, например, финансовому директору, начальнику отдела продаж, главному механику. Для этого ваш юрист должен оформить соответствующую доверенность и приказ.
3. Следующая рекомендация может показаться превышением полномочий бухгалтером: финслужба не проводит платежи по договорам на закупки, если за менеджером «висит» несданная первичка по любым договорам или контрагентам.
4. Заготовьте инструкции-памятки на все случаи, где есть проблема с первичкой: для командировок, закупки материалов, оформления выполненных подрядчиком работ и т.п. В инструкциях обозначьте полный комплект документов, требования к их оформлению (подписи, печати), снабдите образцами заполнения, шаблонами, укажите контакты бухгалтера. Главное – сделать это в лаконичной и понятной форме. Если же у сотрудника возникнут проблемы, то он может позвонить бухгалтеру на свое предприятие с места командировки, задать уточняющие вопросы, взять правильные документы. Важна адекватная обратная связь от бухгалтера. Не должно быть такого, что снабженец звонит со склада поставщика, а бухгалтер говорит, чтобы перезвонил через час, так как у него перерыв.
5. Бывает, что саботируют процесс отдельные сотрудники, которые и других настраивают неконструктивно. Меры воздействия: неформальная беседа, дисциплинарное взыскание за саботаж или, наоборот, сделайте его активным участником изменений. Если саботажник проявляет агрессию, не отвечайте агрессией на агрессию, реагируйте и отвечайте спокойно, не оправдываясь, подкрепляйте свою правоту логическими доводами и документами. Если саботажник – хронический жалобщик, предложите вариант выхода из затруднительной ситуации, проанализируйте, как этот сотрудник отреагирует на ваши предложения и будет вести себя в следующий раз.
6. Часто наиболее проблемными с точки зрения первички становятся водители, экспедиторы, торговые представители, которые постоянно в разъездах. Здесь необходимо бухгалтеру подстроиться под график этих сотрудников. Их можно застать или рано утром, или поздно вечером. Необходимо либо бухгалтерам по очереди составить скользящий график, либо нанять «ночного» бухгалтера.
7. Премирование сотрудников за своевременную сдачу отчетов о командировке, первичных документов и депремирование, лишение бонусов за сделки – при несвоевременной сдаче документов.
8. Если причина в задержках документов по вине контрагента, то бухгалтеру необходимо самому провести переговоры с бухгалтерией контрагента. Возможно, оказать бухгалтеру поставщика консультационную помощь – это в ваших интересах, не придется исправлять ошибки, пересылать один и тот же документ несколько раз. Согласуйте условия передачи документов: по почте, службой доставки, водителем вместе с поставляемым товаром, через вашего представителя – вариантов много. Хотя бы один позволит получать документы без задержек. Предварительно можно обменяться документами по электронной почте, факсу, исправить ошибки, устранить неточности и отослать уже согласованный оригинал. К сожалению, на практике бухгалтеры именно этот способ игнорируют, заставляя менеджеров общаться с бухгалтерией контрагента, а потом недоумевают, почему кто-то что-то не так понял. Солидарность с коллегой – один из способов своевременно получить первичку.
9. Если предыдущий пункт не помогает, тогда поручите юристу прописать порядок документооборота, предоставления накладных, актов выполненных услуг в договоре с возложением ответственности.
10. Еще одна причина – загруженность сотрудника. Не стоит воспринимать это исключительно как отговорку. Попробуйте откорректировать сроки сдачи, назначить удобное для менеджера время, с учетом законодательно установленных сроков. Вместо ежедневной сдачи накладных вполне приемлем вариант и два раза в неделю. Но компетентному главному бухгалтеру необходимо обратить внимание на условия формирования комплекта первичных документов, ведь высокая загруженность может быть причиной частых ошибок. На практике приходилось наблюдать ситуацию, когда накладные на отгрузку в условиях производственного предприятия на более чем миллион гривен в месяц выписывались одним сотрудником, который работал больше 10 часов в день 6 дней в неделю. Естественно, был аврал и задержка со сдачей в бухгалтерию накладных. В такой ситуации однозначно необходимо либо принять еще одного сотрудника, либо распределить эту работу между имеющимися сотрудниками.
11. Зафиксируйте нужные сроки в графике документооборота, доработайте должностные инструкции менеджеров, снабженцев, маркетологов, чтобы у них в обязанностях был пункт о соблюдении сроков со ссылкой на график документооборота. Отсутствие утвержденного графика документооборота – это распространенное замечание многих аудиторов. Но следует отметить, что подобного рода регламенты по-настоящему работают только в условиях жестких корпоративных стандартов. На мелких и средних предприятиях, даже если потратить время и утвердить такой график, то выполнять свою главную функцию он не будет. Сотрудники, которые «зарабатывают деньги» или привозят материалы, «чтобы не остановилось производство», путем субъективного положительного к себе отношения со стороны директора уходят от ответственности и проб­лема с первичкой не решается. Поэтому и нужны все остальные вышеперечисленные мероприятия.
12. Комплекс мероприятий закрепите в приказе. Это позволит в особо «сложных» случаях отстоять свою правоту, обоснованность требований, наложить дисциплинарные взыскания.

Предложенные мероприятия позволят снизить количество несвоевременно предоставленных и неправильно оформленных первичных документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Бухгалтер»

ПРИКАЗ
18.01.2016 г. № 25 г. Днепропетровск
Об оптимизации документооборота
и работы с первичными документами

С целью обеспечения своевременного оформления документов по хозяйственным операциям, исключения налоговых рисков, контроля за финансовыми ресурсами,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график сдачи в бухгалтерию первичных документов, разработанный главным бухгалтером Смирновой А.А.
(Приложение 1).
2. Юрисконсульту Иванченко В.А. внести изменения в должностные инструкции сотрудников отдела продаж, отдела маркетинга, отдела снабжения, электроцеха, службы главного механика и возложить на сотрудников обязанность по оформлению
и своевременному предоставлению в бухгалтерию первичных документов.
3. Начальнику отдела кадров:
– добавить в штатное расписание по отделу продаж бухгалтера, главной должностной обязанностью которого будет выписка
накладных на отгрузку готовой продукции;
– подобрать сотрудника на вакансию;
– разработать на новую должность должностную инструкцию, согласовать с главным бухгалтером.
4. Начальнику отдела продаж Главному П.П. предоставить право подписи счетов-фактур, расходных накладных, товаротранспортных накладных на отгрузку готовой продукции.
5. Главному бухгалтеру Смирновой А.А. разработать комплект памяток-инструкций по оформлению отчетов по командировке, получению накладных от поставщиков, актов выполненных работ от подрядчиков.
6. Специалистам структурных подразделений: отдела продаж, отдела маркетинга, отдела снабжения, электроцеха, службы главного механика, неукоснительно следовать требованиям работников бухгалтерии по соблюдению порядка, сроков оформления и предоставления первичных документов: товаротранспортных, расходных, налоговых накладных, актов выполненных работ и услуг и т.д.
7. За нарушение требований сотрудников бухгалтерии по порядку и сроку предоставления первичных документов виновных лиц привлекать к дисциплинарной ответственности.
8. Главному экономисту Петровой Н.Н.:
– разработать и утвердить регламент премирования сотрудников за соблюдение сроков документооборота;
– разработать, утвердить и внедрить формы управленческой документации, необходимой для учета, контроля за первичными документами.
9. Главному бухгалтеру Смирновой А.А. организовать проведение информационных мероприятий и семинаров для всего офисного персонала, сотрудников складов, начальников участков о важности первичных документов, какими потерями для предприятия может обернуться отсутствие документов, рассмотреть практические негативные ситуации.
10. Указания, обозначенные в п.п. 2–5, 8–9, исполнить в 20-дневный срок с момента издания приказа.
11. Контроль за исполнением приказа возложить на финансового директора Алексеева Р.Н.
12. С содержанием приказа ознакомить под подпись всех лиц, связанных с реализацией готовой продукции, закупками, работой с подрядчиками.
Директор: Кононенко В.В.
Согласовано:
Главный бухгалтер: Смирнова А.А.
Юрисконсульт: Иванченко В.А.