№1-2(48-49)(2016)

Без партнеров не обходится ни один бизнес. Особого внимания заслуживают партнерские отношения в сфере продаж, ведь продажи – источник финансовых средств. Часто компании строят продажи посредством дилерских и дистрибьюторских сетей. Проведение аудита дилерских (дистрибьюторских) договоров – это способ минимизации рисков в сфере продаж, контроля партнерских отношений, поиск резервов для экономии затрат.

Законодательство

Дилер – это компания, субъект предпринимательской деятельности, которые на постоян­ной основе делают оптовые закупки продукции у производителя с целью дальнейшей перепродажи. Факт обретения контрагентом статуса дилера подтверждается подписанием дилерского договора.

В Гражданском кодексе Украины отсутствует понятие дилерских договоров. Поэтому компании-производители строят отношения с дилерами на основании договоров поставки, комиссии, коммерческого представительства (поручения), коммерческой концессии, франчайзинга, договора услуг. Наиболее часто применяемая форма взаимоотношений – договора поставки, именно их и будем рассматривать более детально. На практике часто можно встретить две крайности:

1. Компании в заключаемом договоре прописывают только существенные условия поставки, без закрепления обязанностей покупателя как дилера: по тексту договора никто и не догадается, что перед ним договор между производителем и дилером. В чем недостаток? Обязанности покупателя как партнера-дилера должны быть зафиксированы в двухстороннем документе.
2. Договор перенасыщен «дилерской» тематикой. Помимо положений о поставке, широко расписаны теоритические определения, общие фразы, изложена маркетинговая концепция, перечислены акции, программы лояльности и т.п. Чем плохо? Такой широкий договор уже с трудом вписывается в понятие договора поставки, следовательно, в случае судебного разбирательства возможны трудности из-за несоблюдения формы договора, юридических формальностей. В таком случае сторонам лучше подписывать несколько договоров, то есть кроме дилерского договора поставки отдельно заключать договора на маркетинговые и информационные услуги.

Как всегда, правда где-то посередине. Юридические формальности оставим юристам, но разберемся, что же должно обязательно отражаться в дилерском договоре, заключенном по форме договора поставки. Поэтому производитель по тексту договора определен как Поставщик, а дилер – Покупатель. Проводить аудит дилерских договоров будем с точки зрения защиты интересов компании-производителя (поставщика). В ходе аудита необходимо помнить, что от того, насколько дилерский договор тщательно проработан, содержит реальные права, обязанности, зоны ответственности, зависит точность его исполнения, эффективность продаж, а также возможность избежать взаимных претензий.

Прежде чем приступить к проверке уже заключенных действующих договоров, разработанных типовых шаблонов, аудитор:

• изучает регламенты отдела продаж и маркетинга, связанные со взаимоотношениями с дилерами, должностные инструкции, корпоративные стандарты;
• проводит один-два дня непосредственно в отделе продаж, отделе маркетинга и наблюдает, как на практике выполняются положения регламентов о приеме заказов у дилера, делается отгрузка, передаются образцы продукции, рекламные материалы, как дилеры оповещаются о появлении в ассортименте компании нового продукта.

Предмет договора

Первое, на что обращаем внимание, – предмет договора. Кроме стандартного «Поставщик обязуется передавать в собственность Покупателя, а Покупатель принимать и оплачивать продукцию», в дилерском договоре нужно регламентировать, к какому виду договоров стороны относят подписывае­мое соглашение. Например: «Правовые отношения, устанавливаемые данным Договором, между Поставщиком и Покупателем ограничиваются рамками купли-продажи». Это позволит трактовать документ именно с точки зрения положений договоров купли-продажи и поставки, описанных в Гражданском и Хозяйственном кодексах, определить существенные условия для данного вида договора и то, насколько они соблюдаются.

Поскольку партнерские взаимо­отношения шире, чем договор купли-продажи, аудитор должен проверить, указываются ли в предмете договора иные регламентирующие деловые отношения двухсторонние документы. С точки зрения аудита приемлемо такое содержание:

«Условия сотрудничества опре­делены положениями настоящего Договора и следующими приложениями, являющимися неотъемлемой частью настоящего Договора:

• Приложение 1 (Прайс-лист);
• Приложение 2 (Условия продаж);
• Приложение 3 (Условия поставок);
• Приложение 4 (Продвижение продукции, маркетинг и рекламные акции)».

Общее правило: все документы, которые указываются в качестве приложений, должны на самом деле прилагаться к договору в подписанном и надлежаще оформленном виде (с печатями, со ссылками на договор). Даты приложений должны быть согласованы с датой договора, например, приложение к договору не может быть подписано раньше, чем сам договор.

Обязанности производителя

Аудитор должен проверить, действительно ли производитель выполняет взятые на себя обязательства, перечисленные в дилерском договоре, насколько они реалистично прописаны, актуальность обязательств, оценить их с точки зрения возможных рисков и финансовой затратности.

Типовые обязательства производителя:

«1. Поставщик предоставляет Покупателю вместе с продукцией необходимую сопроводительную документацию, инструкции, правила эксплуатации.
2. Поставщик предоставляет Покупателю рекламную продукцию, осуществляет консультационную поддержку по всем вопросам, связанным с продукцией.
3. Поставщик осуществляет помощь в обучении и подготовке персонала Покупателя в области продаж, обслуживания, сборки и монтажа продукции».

С точки зрения аудитора достаточно размыто написано о рекламной продукции, каждая сторона может понимать этот пункт по-своему. Например, производитель предполагает, что речь идет о 10 буклетах, а дилер – о наборе образцов продукции, фирменных пакетах, специальных стеллажах и печатных буклетах на год вперед. Такая формулировка неприемлема, аудитор может порекомендовать п. 2 вынести в отдельное приложение, оформить в виде списка с конкретным количеством возле каждой позиции. Как вариант предложить руководству не брать на себя такие затраты: «2. По желанию Покупателя и за его счет Поставщик обеспечивает последнего выставочными образцами продукции по себестоимости».

Аналогично с абстрактной формулировкой «помощь в обучении и подготовке персонала» дилера. Это может стать достаточно весомой статьей затрат. Необходима конкретика с ответом на вопросы: в каком объеме, сколько часов, на чьей территории, какой курс обучения, обучение проводит внутренний лектор или приглашенный бизнес-тренер, за чей счет оплата транспортных и командировочных расходов. Производитель не обязан учить персонал дилера продавать. Специфика дилерских взаимоотношений в том и состоит, что дилер – это опытная торговая компания, а ее персонал уже обладает необходимыми навыками. Поэтому аудитор может порекомендовать заключить отдельное дополнительное соглашение, где прописать объемы обучения сотрудников, ведь у каждого дилера этот объем будет разный. Обучение должно предполагать углубленное знакомство с техническими и качественными характеристиками продукции, ассортиментной линейкой, а не методы продаж. В приложении важно привести график обучения. Если аудитор выяснит у начальника своего отдела продаж, что эта формулировка присутствует в договоре «для красного словца», а обучение проводится в лучшем случае раз в три года в виде действительно каких-то курсов, либо представляет собой просто ответ по телефону на вопрос сотрудника дилера, то это не обучение. Тогда такой пункт необходимо убирать из договора.

Идем дальше.

«Поставщик обязан:

4. Письменно уведомлять Покупателя об изменении цен, параметров на выпускаемую продукцию в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента принятия соответствующего решения, но в любом случае за 20 (двадцать) рабочих дней до даты согласованной поставки.

5. Назначить ответственное лицо (регионального менеджера), с которым Покупатель решает все вопросы, связанные с выполнением настоящего Договора».

По п. 4 – контролер в ходе аудита проверяет этот письменный порядок уведомления: кто проводит, какие следы и доказательства имеются, что действительно уведомление прошло. Несоблюдение такой формальности может обойтись компании очень дорого, если дилер будет настаивать, что его никто не уведомил, значит, и поставка должна пройти по старой, более дешевой цене. Опасна ситуация тем, что менеджеры отдела продаж часто не соблюдают юридические формальности. Например, уведомление отправили на электронную почту представителя дилера (часто даже не корпоративную), а ответ о получении не требуют, работают по устной договоренности.

По п. 5 – с целью контроля, возложения ответственности за каждого дилера за каждым из них закрепляется менеджер отдела продаж. Таким образом производитель сможет спросить кого-то из своих сотрудников о неудаче того или иного дилера, отдельного региона. Сотрудникам дилера также удобней вести контакты с одним лицом. Аудитору необходимо рассмотреть порядок такого закрепления. В условиях, когда производитель крупный, а дилеров много и они мелкие, важно проследить, чтобы ни один партнер не был утерян. Часто менеджеры по продажам не хотят, чтобы за ними закрепляли невыгодных, с точки зрения получаемых бонусов, дилеров. Отдельных дилеров могут спихивать на новичков, что без должного контроля снижает эффективность отношений, а в отдельных случаях вообще может привести к потере дилера. Аудитом необходимо затронуть и систему мотивации всех сотрудников, прямо или косвенно взаимодействующих с дилерами, занятых обслуживанием, погрузкой. Это внутренние риски и они подпадают в поле зрения аудитора.

С юридической точки зрения п. 5 – основание для того, чтобы официальная переписка, обмен сообщениями по текущим вопросам велись более оперативно менеджером, а не каждую бумагу подписывал генеральный директор. Аудитору необходимо проверить, чтобы полномочия региональных менеджеров были подкреплены надлежаще оформленными должностными инструкциями и доверенностями.

Права производителя

«Поставщик имеет право:

1. Запрашивать у Покупателя информацию об участниках рынка на закрепленной территории (клиентах, конкурентах и т.п.), получать информацию по претензиям, улучшению параметров продукции и расширению номенклатуры.

2. Требовать от Покупателя ежемесячного оформления отчета по согласованной форме (в Приложении 2) к настоящему Договору, где будут указаны все покупатели продукции, приобретающие ее у Покупателя».

По п. 1 – действия производителя направлены на изучение конкурентных преимуществ своей продукции. Например, информация о крупных застройщиках, применивших при строительстве офисов стеклопакеты производителя, других значимых и по-дизайнерски удачных проектах, выполненных из продукции производителя, сегментарность клиентов. Речь идет о портфолио. Но этот пункт не предполагает требовать от дилера предоставления списка всех клиентов, которым были сделаны поставки. Это коммерческая тайна дилера, и требование подобного списка-отчета некорректно и даже незаконно (п. 2). С точки зрения аудита дилерских договоров главное, чтобы дилер выполнял заданный объем закупок у производителя и вовремя оплачивал платежи, остальное – уже хозяйственные и предпринимательские риски дилера. Лучше, если аудитор порекомендует п. 2 убрать из дилерского договора, вполне достаточно п. 1.

«Поставщик имеет право пересматривать размер скидок в сторону увеличения или уменьшения в зависимости от изменения объемов закупок Покупателя, себестоимости изготовления продукции, конъюнктуры рынка и прочих финансово-экономических факторов».

Производителю важна широта действий, контроль за дилером и регионом, рычаги влияния, что достигается с помощью механизма скидок. Подобный пункт о возможности производителя изменять условия сотрудничества обязателен в договоре (без обращения в суд).

Обязанности дилера

В отличие от простого договора поставки, на дилера возлагается ряд дополнительных обязательств, выходящих за рамки отношений по передаче права собственности на товар и его оплате. В условиях перенасыщенности рынка товарами практически одинакового качества трудно выделиться, привлечь и сохранить конечного потребителя. Часто клиенты отдают предпочтение не конкретному производителю, а качеству обслуживания, срокам доставки, широте ассортимента. Поэтому на дилера и возлагаются дополнительные обязательства: привлекательно оформленная торговая площадь, вместительный склад, реклама товара, послепродажное обслуживание и т.д. Такие широкие аспекты должны обязательно отражаться в договоре.

«Покупатель обязан:

1. Приобрести по одной единице из всего ассортимента продукции у Поставщика в качестве выставочных образцов.
2. Иметь оборудованное и оформленное рекламными материалами место продажи продукции.
3. Обеспечить при реализации продукции пользователя необходимой технической документацией, инструкциями относительно технических характеристик и правил эксплуатации продукции, а также квалифицированной консультационной поддержкой.
4. Аттестовать свой торговый персонал у Поставщика на знание продукции и методов ее продаж.
5. Использовать корпоративное программное обеспечение, согласованное с Поставщиком.
6. Вернуть полученные от Поставщика выставочные уголки и рекламную продукцию в случае расторжения Договора».

Если компания-производитель предоставила своему контрагенту статус дилера, то это не означает, что она должна бесплатно предоставлять и образцы продукции. Тут аудитору придется столкнуться с сопротивлением неквалифицированных маркетологов, которые представляют свои обязанности в том, чтобы раздать как можно больше образцов, выставочных уголков, рекламной продукции. Именно такие псевдо­специалисты убеждают генерального директора делать бесплатные раздачи. Дилер – это такой же хозяйствующий субъект и он должен нести риски и затраты. Задача аудитора – сконцентрировать на этом внимание руководства, поэтому в данном случае п.п. 1–3 и п. 6 – это правильная договорная позиция.

Пункты 3 и 4 предполагают, что дилер должен обеспечить обслуживание покупателей на необходимом уровне и с точки зрения защиты прав потребителей, например, если это касается технической документации, и с точки зрения лояльности. Большим преимуществом будет, если отдел продаж производителя будет осведомлен об уровне торгового персонала дилера. Также п. 4 перекликается с обязанностью производителя провести обучение персонала дилера. Аудитору необходимо ознакомиться с такой процедурой аттестации на практике, документальным подтверждением. Обучение и аттестация у производителя не обязательно должны быть бесплатными. Аудитору необходимо проверить порядок ценообразования на такую аттестацию, цена не должна быть завышенной, ведь задача производителя продавать товар, а не услуги по обучению.

Другой случай с аттестацией: «Покупатель самостоятельно и за свой счет проводит аттестацию персонала в специализированных экспертно-технических центрах в порядке, установленном законодательством. Поставщик не несет ответственность за неправильный монтаж оборудования представителями Покупателя». На пунктах обязательного обучения и аттестации в дилерском договоре (а лучше это вынести в отдельный договор и все более конкретно прописать – сроки, цены, объемы, порядок аттестации) аудитор должен настоять, если компания производит опасную химическую продукцию, реагенты, технически сложные механизмы и т.п. Это позволит в случае разбирательств с третьей стороной, ущерба экологии, причинения вреда здоровью человека, оперировать в судебных и следственных разбирательствах тем, что сотрудники дилера прошли необходимое обучение, были аттестованы.

Но если аттестация не выполняется, не подтверждается документально и не проводится фактически, продукция не опасна, тогда этот пункт из дилерского договора убирайте. А если действительно обучающе-аттестационные мероприятия будут запланированы и согласованы, с приглашением сторонних бизнес-тренеров, экспертов, тогда заключайте на это отдельный договор, фиксируйте порядок распределения расходов на мероприятие между сторонами. Если аудитор выявит, что все предыдущие лет 10 такие затраты по обучению всегда оплачивал только производитель, то он обязательно должен обратить внимание руководства на этот факт. Производитель может не брать на себя затраты по обучению или использовать более справедливую систему – 50/50, это резерв экономии затрат.

Пункт 5 о специализированном программном обеспечении позволяет уйти от традиционного использования факса и электронной почты для подачи заявки на поставку продукции – заявка принимается и подтверждается в режиме онлайн. Это удобно при широкой номенклатуре, большом количестве заказов, экономит время, позволяет стандартизировать бизнес-процессы. Применение совместного программного обеспечения позволяет дилеру «видеть» позиции товарного ассортимента в профиците/дефиците, складские остатки производителя. Дилер может, не теряя времени, проконсультировать своего клиента о сроках выполнения заказа. Например: плитка облицовочная «Шоколад» в наличии на складе – срок доставки конечному потребителю составит 3 дня; плитка облицовочная «Орех» – нужно изготавливать, срок уже – 30 дней. Если подобного пункта нет в договоре, а программное обеспечение у производителя есть, то аудитор должен настоятельно рекомендовать внести в договор и обязать дилеров максимально применять его.

Настоять на использовании совместного программного обеспечения может и дилер. Сейчас это актуально, особенно в условиях крупных торговых компаний, имеющих филиалы. Делается это с целью оптимизации процесса заказа продукции.

«1. Поставщик обязан установить удаленное рабочее место для работы в программном обеспечении Покупателя (_______) далее по тексту – система.
2. Заказы должны направляться Поставщику в утвержденной настоящим Договором форме по электронной почте с веб-страницы www.example.ua. Адрес электронной почты для направления заказа через эту систему ______.
3. Представитель Поставщика, получивший заказ через систему ____________, должен удостовериться в возможности его выполнения по ассортименту и количеству.

Подтверждение возможности исполнения заказа Поставщиком производится в течение 12 часов путем заполнения графы заказа «Подтвержденное количество» в точном соответствии с количеством, указанным в графе заказа «Заказанное количество», с указанием ответственного лица от Поставщика. Поставщик подтверждает заказ путем направления его Покупателю через систему _____ и по указанному в заказе факсу. При этом факсимильное сообщение в обязательном порядке должно иметь печать Поставщика и подпись его ответственного лица.

В случае отсутствия необходимого ассортимента или количества, указанного в заказе, Поставщик подтверждает заказ в течение 24 часов путем проставления измененного количества в графе заказа «Измененное количество», с указанием ответственного лица от Поставщика. Поставщик подтверждает измененный заказ путем его направления Покупателю через систему ______ и по указанному в заказе факсу. При этом факсимильное сообщение в обязательном порядке должно иметь печать Поставщика и подпись его ответственного лица.

4. Подтверждение заказа в обязательном порядке должно проводиться путем его направления Поставщиком по системе и по указанному в заказе факсу».
Каждый такой пункт должен быть проверен на вписывание его в бизнес-процессы производителя, насколько он соблюдается. Если не соблюдается, необходима выработка мероприятий.

Права дилера

«Покупатель имеет право:

1. На размещение своих контактных данных на официальном сайте Поставщика как Официального Дилера.
2. На переадресацию в свой адрес всех входящих звонков с Территории Покупателя, но поступивших непосредственно в офис Поставщика.
3. Назначать собственных коммерческих агентов для реализации продукции.
4. На получение рекламных стендов на бесплатной основе, при условии подписания Дополнительного соглашения к Дилерскому договору и Акта приема-передачи. Рекламные стенды должны быть возвращены Производителю по окончанию действия Дилерского договора, в случае если он не будет пролонгирован».

Для дилера принципиально важно, чтобы его компания была представлена на сайте производителя, это подтверждение, что он не просто перекупщик, а официальный дилер. Это дает ему значительные конкурентные преимущества. Аудитору важно получить подтверждение, в какой момент данные вносятся на сайт и на основании каких документов. Недопустимо указывать на сайте дилера только по устной договоренности. Внесение данных на сайт производителя допустимо только после подписания письменного дилерского договора, так как многие аспекты должны быть проработаны, согласованы и удостоверены подписями и печатями сторон. Аудитору важно убедиться, что на сайте размещены только те дилеры, с которыми заключены дилерские договора, что там нет устаревших данных:

• дилеры, с которыми уже расторгнуты отношения;
• дилеры, чьи компании реорганизованы, а на сайте указаны наименования фирм до реорганизаций, переименований;
• не совпадают адреса, телефоны.

Важно выяснить, закреплен ли ответственный сотрудник за работой по поддержанию актуальной информации на сайте, как этот сотрудник стыкует информацию по юридическим документам – договорам – и поступающую к нему. Недопустимо внесение данных на сайт по устному распоряжению начальника отдела продаж, нужно юридическое подтверждение – договор.

Пункт 2 о переадресации звонков – важный принципиальный вопрос, ведь ваш контрагент и становится дилером, потому что он будет торговать продукцией производителя в своем регионе. Такой пункт приемлем в договоре, это честное партнерство.

А вот с п. 3 аудитору необходимо разобраться детальней. Цель производителя – продавать как можно больше и как можно дороже. И если первое условие будет соблюдено, то второе под вопросом. Если ваш дилер начнет сам наращивать группу посредников, то он близок к дилеру-монополисту в том регионе, следовательно, будет требовать повышенных скидок. В такой формулировке этот пункт не допустим в договоре. Но на практике бывают и другие ситуации, когда дилером является, по сути, корпорация – несколько хозяйственных субъектов, юридических лиц, принадлежащих одному собственнику, например, в одной области несколько баз строительных материалов. В таком случае, в зависимости от юридической структуры такого собственника, дилерский договор заключается:

• с материнской компанией (а не с филиалами);
• с каждым юридическим/физическим лицом в отдельности.

Если последняя ситуация распространенная для производителя, тогда в управленческом учете у производителя должна быть возможность сгруппировать несколько таких связанных юридических/физических лиц в одну условную «корпорацию». Это позволит, например, объем продаж отслеживать в целом по корпорации и оперировать этим совокупным объемом при определении процента скидки.

Что касается п. 4, то, как правило, производитель является собственником торгового знака, поэтому имеет стандарты оформления, бренд-бук, собственную узнаваемую потребителями стилистику, потому логично, что дилер имеет право на стандартизированные рекламные стенды и т.п. Аудитор должен заострить внимание, раз уж это собственность производителя, на том, как обеспечивается сохранность такого переданного имущества, не пылится ли оно на складе, не используется ли для продажи продукции конкурентов. Формулировка пункта приемлемая, но важно изучить и дополнительное соглашение, где должны отражаться обозначенные аспекты о сохранности, ответственности. Важен и вопрос, за чей счет доставка.

Территория

Заключая договор, стороны оговаривают территорию, на которой дилер будет продвигать и реализовывать продукцию.

«1. Регион полномочий Покупателя в качестве Дилера – Хмельницкая область (далее по тексту – территория).
2. Поставщик оставляет за собой право назначать других Дилеров (Покупателей) на обозначенной территории Покупателя в п. 1.
3. Покупатель обязуется без предварительного письменного согласия Поставщика не переносить или изменять место работы или территорию, указанную в п. 1.
4. Покупатель имеет право по мере увеличения объемов закупаемой продукции до заданной Поставщиком величины документально оформить свои эксклюзивные права на продажу продукции Поставщика в пределах дополнительно указанной территории».

Причины регламентации дилерской территории в договоре:

• производителю не нужны дополнительные продавцы товара в собственном регионе, где он сам может обслуживать обращающихся клиентов быстро, качественно, а самое главное – не теряя при этом на цене продукции;
• позволит пресечь конфликты между дилерами за рынки сбыта;
• позволит выработать производителю ценовую политику к разным дилерам не только в зависимости от закупаемых объемов продукции, а и от региона – новый регион, освоенный регион, столичный регион, наиболее удаленный регион, регион без сильных конкурентов, регион с сильными конкурентами и т.п.

С точки зрения аудитора, указание территории таким образом в п. 1–3 вполне приемлемо и достаточно.

Эта группа положений одновременно требует проработки вопроса эксклюзивности: дилер является единственным продавцом продукции на данной территории или производитель не ограничен в праве заключать дилерские договоры с другими лицами, а также самостоятельно продавать продукцию. Выполнение сторонами эксклюзивных обязательств важно, так как их неисполнение может повлечь значительные убытки для сторон, смысл дилерского договора теряется. В связи с этим стороны могут предусмотреть дополнительную ответственность за нарушение эксклюзивных обязательств сторон, помимо, например, досрочного прекращения договора в одностороннем порядке.

Важное правило: эксклюзивное дилерство должно предоставляться в одном единственном случае – этот дилер может полностью охватить всех конечных потребителей производимой продукции во всех сегментах рынка, и имеется потенциал для роста. Если у производителя есть эксклюзивные дилеры, то аудитору нужно проверить:

• каким образом было присвоено эксклюзивное дилерство;
• кто принимал такое решение;
• какими документами, кроме дилерского договора, подтверждается;
• правильные ли были расчеты;
• экономический эффект такого сотрудничества;
• специфика региона.

Если объем продаж производителя в конкретном регионе не изменится, будет там один дилер или дилерская сеть из 10 представителей, то целесооб­разно выдать такому партнеру сертификат эксклюзивного дилера. Это даст право производителю выдвигать повышенные требования к эксклюзивному дилеру, более жестко осуществлять контроль, наложить дополнительные штрафы.

Договором могут устанавливаться обязательства эксклюзивности и для поставщика – дилер может быть ограничен в продаже аналогичной продукции других марок или продукции других поставщиков, производителей. Строя свою дилерскую сеть, необходимо сначала изучить специфику рынка, узнать, как работают ваши конкуренты, и не предлагать более жесткие условия. Производитель имеет право знать, с кем еще сотрудничает его дилер. Каждому производителю хочется, чтобы дилер торговал исключительно его продукцией. Но на большинстве рынков дилеры работают сразу с несколькими производителями, обеспечивая на своих торговых площадях широкий ассортимент, способный удовлетворить покупателей как дизайнерскими характеристиками, так и ценовой категорией. Поэтому отказ дилера от эксклюзивности поставщика не повод отказываться от дилерских отношений с ним, а повод повышать конкурентные преимущества своей продукции и пересмотреть свою сбытово-маркетинговую политику.

Дилерские цены, скидки, порядок расчетов

«1. Дилерская скидка составляет 25 % от стоимости продукции, указанной в официальном прайс-листе Поставщика. Объем ежемесячных закупок Покупателем должен быть не менее 50 000 единиц продукции или 700 000,00 грн.
2. При отсутствии закупок в текущем месяце Покупатель теряет статус Дилера на следующий квартал. Для подтверждения статуса на следующий квартал Покупатель обязан заново выполнить условия п. 1 настоящего Договора.
3. Покупатель имеет право на получение дополнительной скидки на определенный период времени, в зависимости от объема продаж, финансовой дисциплины, продвижения торговой марки Поставщика.
4. Поставщик оставляет за собой право пере­смотреть размер скидки в случае, если Покупатель не выполняет условия п. 1 настоящего Договора.
5. Поставщик обязуется информировать Поку­пателя об изменениях цен за 5 (пять) дней до вступления в силу соответствующего решения.
6. Поставщик указывает рекомендованную цену на продукцию для конечного покупателя, величина которой приведена в официальном прайс-листе Поставщика. Покупатель обязуется реализовывать продукцию по рекомендованным ценам Производителя».

Это наиболее важные пункты договора. Работа с дилерами предполагает, что дилер приобретает продукцию по скидкам или по сниженной (дилерской) цене. Размер скидки зависит от объема закупок, сезона (для продукции, подверженной сезонным колебаниям), географического региона и других факторов. Производитель может предоставлять и другие льготные условия дилерам, например отсрочку платежа.

В дилерском договоре должен оговариваться объем закупаемой дилером продукции, ведь сам механизм скидки подразумевает повышенные объемы реализации, и чем более высокую скидку запрашивает дилер, тем больший объем закупок должен требовать производитель. У производителя должен существовать специальный расчет сетки скидок. Объем закупаемой продукции прописывается помесячный, в зависимости от сезона, или годовой. Важно не завысить обязательный объем закупки, ведь это может подтолкнуть дилера не брать на себя столь рискованные обязательства и не подписывать с вами договор. Но не менее важно и регламентировать минимальный объем продаж, ведь если дилер не достигнет такого объема, производитель будет работать себе в убыток. Часто на начальном этапе сотрудничества, в первые месяцы дилеру вменяются сниженные или пробные объемы продаж. Вообще будет лучше, если стороны оговорят в отдельном приложении шкалу скидок и обязательные объемы закупок, например:

Объем закупки – 500 000 грн – скидка 20 %.
Объем закупки – 700 000 грн – скидка 25 %.

Это позволит и партнера не потерять, и обеспечить себе выручку и прибыль. В ходе аудита контролеру необходимо просчитать, действительно ли объем продаж дилера при предоставляемой ему скидке обеспечивает запланированную прибыль производителю.

Второй вопрос в отношении цен, требующий внимания аудитора: как регламентируется цена продажи дилера на его закрепленной территории. Многие производители настаивают, чтобы дилер продавал продукцию по цене прайс-листа производителя для конечных клиентов, а собственные цены устанавливал на услуги по доставке, сопутствующий сервис, вспомогательные материалы. Аудитор должен понимать, если дилер будет искусственно занижать цену, то по сравнению с остальными дилерами в регионе он будет демпинговать, что вызовет недовольство остальных дилеров и конфликты, вплоть до отказа ряда дилеров от сотрудничества с производителем, падения уровня продаж. С другой стороны, в случае завышения цен клиенты предпочтут продукцию других производителей, тоже имеем падение уровня продаж у производителя. Какую стратегию выбрать, зависит от специфики рынка и авторитетности производителя. Задача аудитора – проверить, соблюдается ли принятая руководством стратегия.

В ходе аудита дилерских отношений внутреннему контролеру необходимо не только проанализировать договора, но и порядок предоставления скидок, снижения цен, составления прайс-листа в практике компании, ответить на вопросы:

• как давно разработаны и утверждены приказы, положения и прочие локальные нормативные акты, касающиеся скидок для дилеров, насколько они актуальны, не содержат ли в себе налоговых рисков;
• какой комплект документов определяет, что контрагенту присвоен статус дилера;
• каким документом в компании дается разрешение на предоставление скидки или в компании принято, что обретение статуса дилера автоматически означает обретение скидки;
• рассмотреть случаи из практики производителя необоснованного предоставления скидок дилерам, результаты расследования таких случаев, перечень мер, которые приняты по недопущению необоснованных скидок дилерам в будущем. В ходе аудита особо обратить внимание, не было ли программных ошибок, насколько коррект­но программа отражает объем продаж, оплату, размер скидки, цены и т.п.;
• перечень оснований для аннулирования скидок, кто несет ответственность за своевременность (например, если дилер не выполняет заданный объем закупок);
• входит ли в объем закупок, обязательный для получения скидки дилером, стоимость тары и упаковочных материалов, акцизы, НДС и т.п.;
• как определяется событие, согласно которому дилер считается исполнившим условия договора для получения заданного размера скидки, на основании каких документов это устанавливается. Например, событием может быть отгрузка продукции со склада, подписание накладной, подписание спецификации к договору на партию товара. Наиболее приемлемые варианты, с точки зрения аудита и контроля, – с момента получения оплаты при последующей оплате или при подписании накладной при предоплате. Аудитор должен настоять не предоставлять скидки дилерам только на основании подписанного договора и спецификации. Договор – это договоренность, это не значит, что сделка свершилась, есть много способов расторгнуть договор, отказаться от закупки, а продажа определенного небольшого объема продукции, но с большой скидкой уже пройдет, как результат – потеря прибыли производителем;
• если скидка предоставляется дилеру за покупку продукции на определенную сумму, то требуется ли увеличение необходимого объема закупок, если производитель увеличит цену единицы продукции;
• привлекаются ли для формирования прайс-листа начальники отделов маркетинга и продаж, финансово-экономических служб;
• насколько регулярно пересматривается прайс-лист, проводится ли внеочередной пересмотр прайс-листа в случае увеличения себестои­мости, значительной затоваренности склада, изменения ситуации на рынке;
• кто имеет право вносить изменения в прайс-лист: сотрудникам отдела продаж должны быть категорически запрещены такие действия, лучше закрепить эту работу за финансовой службой, планово-экономическим отделом или бухгалтерией;
• проводятся ли бухгалтерами выборочные проверочные мероприятия по контролю и обоснованности применения прайс-листа, отдельных его разделов, скидок дилерам;
• порядок сохранения конфиденциальности, а именно сохранение информации об объемах продаж, уровне цен каждого дилера. Нельзя допускать разглашения информации о продажных ценах (скидках) одного дилера другому.

Товарный знак, бренд

Приемлемо:

«1. Поставщик обязуется использовать товарные знаки Поставщика при проведении рекламных кампаний продукции и в иных целях (при оформлении вывесок, фирменных бланков, визитных карточек и проч.) исключительно после получения письменного согласия на такое использование от уполномоченных представителей Поставщика. При этом товарные знаки Поставщика остаются собственностью ООО «Альфа», защищаемой действующим законодательством от несанкционированного использования.
2. Покупатель обязуется согласовывать с Поставщиком все самостоятельно разработанные рекламные материалы, содержащие его товарные знаки.
3. Поставщик имеет право отозвать свое решение на использование товарных знаков в случае нарушения Покупателем предоставленных ему полномочий, расторжения настоящего Договора или иных заключенных договоров».

Такие формулировки отвечают интересам обеих сторон, пункт о торговых знаках обязательно должен быть оговорен в дилерском договоре, либо между сторонами должен быть заключен отдельный лицензион­ный договор. Если заключался отдельный договор на торговые знаки, аудитору следует проверить и его.

Для компании-собственника бренда важно обеспечить надлежащий имиджевый уровень представления своего товарного знака. Одновременно юристы и маркетологи будут осведомлены, где и когда размещен знак, смогут выявить факты неправомерного использования товарного знака, своевременно защитить свою интеллектуальную собственность. И все это в процессе рекламы, оплачиваемой дилером. Дилер, не будучи собственником торгового знака, имеет право легально работать и продавать продукцию под известным брендом, привлекать клиентов, обеспечивая прибыль и себе, и производителю.

Маркетинг

Дилер, как знаток прежде всего своего региона, должен проводить маркетинговые мероприятия. Это в интересах обоих партнеров. Необходима взаимовыгодная система – какую часть затрат на продвижение будет нести производитель, а какую – дилер. Большую часть затрат, или как минимум 50 %, логичней возложить на дилера, так как он непосредственно работает в регионе, и вы ему уже предоставили определенный процент скидки, его задача как торговой компании обеспечить заданный объем продаж. На этом и должен настаивать аудитор. Поэтому варианты типа:

«1. Проводить рекламу продукции Поставщика при наличии предоставленных ему образцов и материалов».
2. Все осуществленные расходы на специальную рекламу (в ежедневных и периодических изданиях, по радио, телевидению), а также на участие Покупателя в ярмарках и выставках несет Поставщик».
– неприемлемы.

Вот примеры приемлемых и четко прописанных в финансовом плане формулировок:

«Покупатель обязан:
1. Проводить за свой счет рекламные акции в местных средствах массовой информации в Регионе действующего представительства, а именно: публиковать рекламные блоки продукции Поставщика не менее 10 выходов в квартал. Поставщик компенсирует Покупателю 40 % от общей стоимости рекламы, но не более 2000,00 грн в квартал, на основании предоставления Покупателем подтверждающих документов: Договора на оказание рекламных услуг, Счета-фактуры, Акта выполненных работ, Экземпляра печатного издания с корпоративной рекламой».

Ответственность сторон

Залогом надлежащего исполнения сторонами договора являются положения ответственности сторон. Кроме ответственности за нарушение платежных обязательств, условий поставки и качество товара, характерных для договоров поставки, в дилерском договоре, как правило, предусматривается ответственность за нарушение обязательств эксклюзивности, рекламного продвижения товара, использования торговых знаков, например:

«1. За нарушение п. 15, связанного с закрепленной территорией, Покупатель уплачивает Поставщику штраф в сумме 50 000,00 грн».

Перечень случаев ответственности производителя, которые нужно избегать в дилерских договорах:

• поставка продукции в большем объеме и поставка продукции в неустановленное время приема от данного поставщика – если по условиям договора доставку выполняет производитель;
• неправильное указание цены в накладной (все цены утверждаются и подписываются в двухстороннем порядке в отдельном приложении, специ­фикации);
• отсутствие необходимого комплекта сопроводительной документации;
• отсутствие на продукции необходимой маркировки;
• поставка продукции, остаточный срок годности которой менее 70 % (для продуктов питания);
• поставка продукции с неправильным штрих-кодом;
• отсутствие подтверждения заказа на поставку со стороны поставщика в течение 4–48 часов;
• поставка продукции без паллет, неправильно упакованной, без маркировки паллет, с нарушением условий паллетирования;
• отсутствие в товаросопроводительных документах номера заказа, кода поставщика, кода продукции, полных реквизитов сторон;
• отказ от вывоза в установленные сроки возвратной продукции, возвратной тары.

Указанные штрафы могут выливаться в значительные, причем постоянные, суммы и существенно влиять на рентабельность работы с дилером. Такую сложную ответственность прописывают дилеры, представляющие из себя крупные торговые компании, с собственным твердым и узнаваемым брендом. Поэтому аудитору, если такие контрагенты есть у производителя, необходимо особо обратить внимание на ответственность в договоре и на фактически предъявленные и оплаченные штрафы. Выход из ситуации один – дилер от подобной ответственности производителя не откажется, поэтому необходима слаженная и качественная работа всех служб, чтобы подобные факты просто не возникали.

Расторжение и пролонгация дилерского договора

Аудитору необходимо удостовериться, что по условиям договора производитель может расторгнуть договор с дилером в таких случаях:

• при невыполнении дилером согласованных объемов закупок;
• при нарушении дилером сроков по расчетам за поставленную продукцию;
• при длительном нарушении требований, предъявляемых к продвижению продукции производителя и обслуживанию клиентов;
• при значительных отклонениях клиентских цен дилера от рекомендуемых цен, установленных прайс-листом производителя (более чем на 5 %);
• при нарушении дилером авторских прав производителя;
• при нарушении дилером коммерческой тайны;
• при решении о прекращении производства продукта.

Аудитору необходимо убедиться, что механизм расторжения договора гибкий, в интересах производителя, без необходимости обращаться в суд за расторжением, без наложения штрафных санкций за досрочное расторжение договора.

Допустимо и расторжение дилерского договора по инициативе дилера при нарушении производителем сроков и условий поставки. Формулировок типа: «Покупатель имеет право расторгнуть договор при невыполнении Поставщиком условий договора по предоставлению необходимой информации» необходимо избегать. Не предоставляйте дилерам право расторгнуть договор в любой момент в одностороннем порядке. Лучше сначала убедиться, что дилер производителю оплатил всю поставленную продукцию, вернул рекламные материалы, нет претензий по коммерческой тайне и использованию товарного знака, а уже потом только подписать обоюдное соглашение о расторжении дилерского договора.

Многие «ленивые» юристы, менеджеры по продажам указывают в договорах автоматическую пролонгацию: «Настоящий Договор пролонгируется на каждый последующий год, если не будет прекращен письменным уведомлением любой из сторон, направленным другой стороне не менее чем за 1 (один) месяц до даты окончания его действия». За год и в рыночных, и в налоговых сферах могут произойти существенные изменения. Самое простое – собственник принял решение продавать дилерам от другого юридического лица. Дилер может потребовать делать поставку согласно уже действующему с прошлого года договору, а не от нового только что зарегистрированного контрагента. С новым производителем дилер может отказаться подписывать договор, ссылаясь на то, что у него уже заключен договор на поставку этой продукции. Лучше не давать такой повод, избежать конфликтов и ввести на предприятии практику ежегодного перезаключения договоров, внести в текст нового договора все нюансы, которые возникали в работе, убрать спорные моменты, привести в соответствие с законодательством. Откажитесь от автоматической пролонгации дилерских договоров.

Прибыльность дилера

Один из способов оценки партнерских взаимоотношений по дилерским договорам – это оценка суммы получаемой производителем прибыли за определенный период времени (табл. 1).

Показатели таблицы и результаты аудита дилерских договоров станут основой для формирования аудиторского заключения и выработки рекомендаций.

Рекомендации

Некоторые рекомендации, которые аудитор может дать производителю, если в его компании отсутствует порядок в работе с дилерами:

• необходимы четко прописанные бизнес-процессы по работе с дилерами: прием заказа, производство, складская логистика, отгрузка, контроль оплаты, оценка эффективности и т.п. Необходимо построение правильной системы передачи и формирования заказа;
• на основе прописанных бизнес-процессов пост­роить/реорганизовать штатную структуру предприятия, разработать четкие должностные инструкции, начать оптимизацию информационных, денежных и товарных потоков (оптимальное распределение рабочего времени ключевого сотрудника, освобождение сотрудника от решения не свойственных ему задач). Определить четкую схему работы всех сотрудников производителя;
• максимально упростить связи между структурными подразделениями предприятия;
• возможно, понадобится создание новых отделов (подбор и обучение квалифицированного персонала, логистика), одновременно реформирование, упразднение неэффективных и ненужных бизнес-процессов или целых отделов;
• исключить решение вопросов с сотрудниками напрямую, без участия непосредственного руководителя, должна работать структурная подчиненность. Указания сотрудникам должны выдаваться только через непосредственного руководителя;
• выработка технического задания, требований к программному обеспечению, подбор и приобретение (создание) необходимого программного обеспечения;
• разработать и утвердить схему электронного документооборота, создать систему приема и обработки поступающих заказов в электронном виде.