№5(16)(2013)

Раніше на сторінках нашого видання ми часто згадували такий документ, як профіль посади. Більше того, неодноразово робився акцент на його важливості та необхідності складання. У даній статті ми детальніше розглянемо і спробуємо розібратися в тому, що ж таке профіль посади, які його значення і процедура складання.

Досить часто профіль посади плутають з посадовою інструкцією. Вони справді мають деякі схожі риси і елементи, але ототожнювати їх не можна. Посадова інструкція часто має більше формальний характер, її наявність передбачена нормативно-правовими актами трудового законодавства України. Традиційно вона містить розгорнутий перелік прав, обов'язків і відповідальності на певній посаді, а також загальні вимоги до досвіду та освіти співробітника. Складається вона для посади, а не індивідуально для співробітника. Профіль посади – це локальний документ, яким оперують як оцінним інструментом при підборі, оцінюванні, навчанні, розвитку і ротації персоналу. Він являє собою більш повну картину посади та співробітника, який зможе її зайняти.

Структурно, крім посадових обов'язків, основними складовими профілю посади є:

– кваліфікаційна карта – це опис вимог до освітньо-кваліфікаційного рівня кандидатів: навчальний заклад, рівень освіти, спеціальність і кваліфікація, знання іноземних мов, володіння певним пакетом програмного забезпечення тощо;

– карта компетенцій – перелік професійних та особистісних характеристик, навичок, здібностей, стилю мислення, моделей поведінки, необхідних для якісного виконання зазначених обов'язків;

– біографічні дані – стать, вік, місце проживання та ін.

Залежно від того, чи є в компанії затверджена організаційна структура, що відображає взаємозв'язки між відділами та посадами, у профіль посади можна включати також опис порядку взаємодії співробітника з колегами при виконанні своїх обов'язків (які питання і з ким мають вирішуватися/погоджуватися).

Таким чином, посадова інструкція дає більше уявлення про те, що необхідно робити, а профіль посади – який кандидат здатний ефективно це робити.

Профіль посади особливо не замінний на етапі підбору персоналу. Перш ніж приступити до пошуку та відбору кандидатів, необхідно чітко зрозуміти, кого ми шукаємо і для виконання яких завдань. Тому перед початком процедури рекрутер спільно з керівником підрозділу, в якому відкривається вакансія, повинні скласти портрет еталонного кандидата. Потрібно врахувати поточні та перспективні завдання, особливості корпоративної культури організації, стиль менеджменту, взаємини в колективі та відобразити все це в переліку необхідних компетенцій і кваліфікаційних вимог до претендента. Оскільки ідеальних кандидатів не буває, елементи кваліфікаційної карти і карти компетенцій ранжирують на категорії, наприклад, «необхідно», «бажано». Це, у свою чергу, допомагає об'єктивно визначити найбільш підходящого кандидата з числа однаково (на перший погляд) рівних претендентів.

При оцінюванні персоналу профіль посади використовується для визначення рівня відповідності співробітника займаній посаді, його потенційних можливостей. Тобто, порівнявши набір компетенцій людини в момент її прийняття на роботу і в момент оцінювання, можна говорити про потенціал, здібності до навчання, можливості для розвитку. Виходячи з цього, в організаціях складається план навчання персоналу, формується кадровий резерв і проводяться кадрові переміщення. Профіль посади на етапі розвитку персоналу допомагає визначити, на які позиції в майбутньому може претендувати конкретний працівник, яких навичок та компетенцій йому не вистачає для того, щоб успішно виконувати нові завдання. Крім того, точний опис ролі, значення та функціоналу кожної посади дає змогу визначити її важливість для бізнесу в цілому і встановити справедливу винагороду за роботу. А це вже елемент системи матеріальної мотивації персоналу та процедури грейдування посад.

Структура і наповнення профілю посади не бувають стандартними і рідко вони статичні. Так, одна і та ж посада в різних компаніях часто має різний профіль. Це не означає, що в одній з них він правильний і складений професійно, а в іншій – неправильний. Причина досить проста, а саме: зміст роботи на одних і тих же посадах, але в різних організаціях може бути різним. Наприклад, обов'язки менеджера по роботі з клієнтами в торговій мережі більшою мірою орієнтовані на управління потребами клієнтів – покупців (допомога у виборі, консультування, вирішення конфліктних ситуацій, управління командою молодшого персоналу, аналіз потреб і побажань клієнтів та ін.). Такий же менеджер, але в компанії, що надає послуги з дизайну і поліграфічних робіт, має інший функціонал: підготовка комерційних пропозицій, пошук клієнтів, переговори, укладення договорів, контроль над виконанням замовлення на різних етапах тощо. Ще один приклад – позиція комерційного директора. В одних організаціях дана робота пов'язана з фінансовою діяльністю та бухгалтерським обліком, в інших – з управлінням виробництвом, продажами, постачанням, збутом. Наслідком різниці в функціоналі є відмінність і у вимогах до кандидатів.

Впливає на складові профілю посади також стадія життєвого циклу організації. Кожний етап потребує людей певного типу. Так, наприклад, на етапі зародження бізнесу потрібні в першу чергу люди, здатні швидко приймати рішення, генерувати інноваційні ідеї, мислити нестандартно і креативно, які вміють працювати в часто мінливих умовах, лояльні до необхідності працювати понад норму й виконувати не тільки свої прямі обов'язки. На стадії стабільного зростання основна потреба в людях посидючих, організованих, орієнтованих на роботу в рамках усталених правил, а не на їх зміну, тобто в професіоналах-виконавцях.

Таким чином, профілі посад є індивідуальними для різних компаній. Більше того, в рамках однієї організації вони можуть змінюватися і відрізнятися для однакових посад під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів впливу на організацію.

Складання профілю посади може здійснюватися в такій послідовності:

1. Вивчення завдань посади та середовища, в якому необхідно буде працювати новому співробітнику. Опрацювання цих питань дасть загальне уявлення про те, який саме кандидат зможе бути ефективний, працюючи у вашій команді.

2. Визначення кола осіб, які братимуть участь у його складанні. Найбільш результативною є командна робота. У ній, як правило, беруть участь співробітник HR-підрозділу і безпосередній керівник.

3. Визначення місця, ролі та значення посади в загальній організаційній структурі компанії. На даному етапі слід визначити порядок підпорядкованості та взаємодії співробітника з колегами.

4. Опис посадових обов'язків. Чим повніше буде розкритий цей розділ, тим точніше ви зможете сформулювати кваліфікаційну карту і карту компетенцій.

5. Складання кваліфікаційної карти і карти компетенцій. Розстановка серед них пріоритетів, тобто, що важливо знати і вміти, а що – бажано.

6. Опис формальних вимог (стать, вік, загальний стаж роботи, досвід за фахом тощо). Відповідно до законодавства, такі вимоги можуть мати відтінок дискримінації кандидатів, тому їх потрібно вказувати тільки як бажані. Кандидатів треба розглядати комплексно і, головне, не відмовляти в прийомі на роботу за даними критеріями.

Нижче наведемо короткий зразок профілю посади. Як приклад розглянемо посаду, з якої починається будь-який офіс, – секретар приймальні офісу. Вхідні дані: компанія – українська, знаходиться на стадії стабільного розвитку, має зарубіжних партнерів. У приймальні працюють два секретарі, що мають однаковий функціонал, вони взаємозамінні.

Профіль посади

На додаток до профілю посади в рамках різних HR-процедур складаються також додаткові форми і оціночні листи. На етапі підбору, наприклад, формують оцінну анкету кандидата, в яку вносять поведінкові індикатори за кожною з компетенцій і описують рівень їхнього розвитку в конкретного кандидата.

Наповнення профілю посади, як у наведеному прикладі, не є шаблонним. Як вже згадувалося, його складові залежать від пріоритетів кожної окремої організації. Ті критерії, які важливі для однієї компанії, можуть бути зовсім неактуальними для іншої. Тому приступати до формування профілів посад доцільно після детальної діагностики внутрішнього і зовнішнього середовища функціонування компанії, вивчення потреб бізнесу і очікувань від нових співробітників. Головне правило – профіль посади повинен працювати і відповідати прийнятій у вашій компанії політиці управління персоналом.