№1(12)(2013)

Каждому из нас наверняка когда-то приходилось проходить собеседования, а многим, в силу своей профессиональной деятельности, и проводить их. Приходя на собеседование, мы ожидаем комфортной атмосферы, понимания, объективности и профессионализма от представителей работодателя. Проводя собеседования, рассчитываем на открытость, доброжелательность, порядочность и честность со стороны соискателей. Только при таких условиях возможен конструктивный и результативный диалог. В данной статье предлагаю рассмотреть организационные моменты подготовки и проведения собеседований для представителей работодателей. Акцент будет сделан на том, какие действия следует предпринять, чтобы расположить к себе кандидата, создать атмосферу открытости и не дать возможность кандидату усомниться в вашем профессионализме.

Проведение собеседований является одним из важнейших этапов подбора персонала. В организации этого процесса универсального стандарта, подходящего для любого типа должности, сферы деятельности компании и пр., не существует. Разные интервьюеры используют свои индивидуальные алгоритмы и технологии проведения собеседований. Несмотря на это, всем, кто по роду своей деятельности причастен к данной процедуре, важно осознать, что собеседование – это не частная беседа и ни в коем случае не допрос, а разновидность деловых переговоров. К его проведению необходимо подготовиться, заранее продумать структуру беседы и перечень вопросов. Они должны быть уместными и корректными, раскрывающими грани профессиональной компетенции и личностные характеристики кандидата, которые важны для выполнения задач вакантной должности. Сам разговор следует выстроить в таком ключе, чтобы он имел предмет, цель, систему, был понятен и проходил в дружественной атмо­сфере, исключая тем самым влияние негативных эмоций на объективность оценки.
Проведению личного собеседования может предшествовать телефонное интервью. Его необходимость обусловлена тем, что после проведения скрининга резюме у менеджера по персоналу возникает ряд уточняющих вопросов к соискателям, резюме которых отвечают необходимым требованиям. Средняя продолжительность телефонного интервью составляет 8-10 минут. За это время интервьюеру необходимо уточнить интересующие его детали и принять решение о целесообразности приглашения кандидата на собеседование. Вопросы, задаваемые в телефонном режиме, должны предполагать краткие ответы. Последовательность телефонного интервью может быть следующей:
1 звонящий уточняет имя абонента, чтобы удостовериться в правильности набранного номера;
2 интервьюер представляется, называет компанию, от имени которой звонит, и озвучивает цель звонка. Также уточняет, удобно ли соискателю сейчас говорить; если время неподходящее, договариваются о дате и времени созвона;
3 обсуждение деталей резюме. Также на этом этапе уместно уточнить, верно ли кандидат понимает обязанности вашей вакантной должности и условия работы в компании;
4 приглашение на собеседование: согласование даты, времени и места его проведения, оповещение о документах, которые кандидату необходимо при себе иметь, предупреждение о планируемой продолжительности встречи;
5 интервьюер сообщает о способе связи с ним в случае такой необходимости.

Составляя график собеседований, учитывайте так называемый человеческий фактор, планируйте зазор времени между собеседованиями. Это необходимо, в первую очередь, для того, чтобы вы могли заполнить внутренние оценочные формы по итогам проведенного собеседования и для нейтрализации психологического эффекта восприятия, когда впечатление об одном кандидате проецируется на другого. Например, вы не заполнили сразу оценочную форму и после пяти проведенных собеседований просто забыли важные детали о кандидате или на фоне очень слабого профессионально кандидата следующий, не сильно превосходящий предыдущего, кажется вам гением или наоборот. А во вторую очередь, кандидат может задержаться, попасть в транспортную пробку, не сразу найти ваш офис и пр. Оптимальный интервал между собеседованиями составляет 30 минут, а их количество в день – не более пяти. Продолжительность собеседования зависит от уровня должности и определяется индивидуально. Но уделять кандидату менее 30 минут не рекомендуется, т. к. это неэтично и не дает возможности всесторонне оценить его, а задерживать кандидата более чем на 1,5 часа нецелесообразно, это его утомляет.

Проведение собеседования состоит из трех этапов: подготовки, непосредственной беседы с претендентом и обработки полученных данных, анализа результатов. Итак, после того как закончен скрининг резюме соискателей, проведены телефонные интервью и назначены собеседования, следует процесс подготовки к личным встречам.

Залогом успешного интервью выступает наличие письменного профиля должности или должностной инструкции, плана интервью и перечня вопросов к кандидатам. Еще раз хочется отметить, что к проведению собеседований необходимо готовиться. Проработанное заранее резюме может существенно сэкономить время на собеседование. Для этого делайте сразу пометки о том, что вам непонятно, какие детали не раскрыты, какие сведения из резюме требуют детального описания. Очень непрофессионально выглядит интервьюер, который не знает, что бы еще спросить у кандидата, и начинает задавать вопросы, не имеющие отношения к трудовой деятельности как таковой.
Местом проведения собеседований зачастую выступают переговорные комнаты компании или личный кабинет интервьюера. Крайне не рекомендуется проводить собеседование в помещении, где работают другие сотрудники: это не пойдет на пользу ни кандидату, ни вашим сотрудникам. Первый будет чувствовать дискомфорт от присутствия посторонних лиц, а последние, как бы этого не хотелось, прервут работу, т. к. внимание будет приковано к кандидату. В случае использования переговорной комнаты интервьюеру необходимо заранее ее забронировать, указав время начала и планируемого окончания встречи. В начале дня предупредите секретаря о ваших планах, она должна быть готова встретить и сопроводить кандидатов, а также дать ответы на элементарные организационные вопросы. Человеку, который придет на собеседование, будет приятно, что о нем знают и его ожидают. Помещение, где проводится собеседование, необходимо проветрить, в нем должна быть комфортная температура и отсутствовать резкие запахи. По возможности, в нем не должно быть лишних отвлекающих предметов. Конечно, последнее не означает, что перед каждым собеседованием вам нужно выносить из своего кабинета элементы декора или аквариум. В данном случае просто дайте кандидату немного времени, чтобы осмотреться и привыкнуть к окружающей атмосфере. Независимо от того, где вы проводите встречу, в ходе беседы вы не должны отвлекаться на другие процессы и действия без крайней необходимости (телефонные звонки, переписка, общение с сотрудниками и пр.). Не вызывает доверия интервьюер, который постоянно делает паузы в разговоре. Тем самым он сбивает кандидата с мысли, куда хуже, если еще и забывает, на чем был окончен разговор, и начинает задавать повторно одни и те же вопросы.

Встречают, как известно, по одежке. В процессе собеседования оцениваете не только вы кандидата, но и кандидат оценивает вас. Поэтому ваш внешний вид должен быть опрятным, а стиль одежды и общения – соответствовать принятым в компании нормам поведения и корпоративной культуре. Для примера, рассказ интервьюера о принятом в компании дресс-коде не будет восприниматься всерьез от человека в мятом костюме, мини-юбке, рубашке с пестрым рисунком и пр. Поэтому, готовясь к собеседованию, подумайте и о том впечатлении, которое вы произведете на собеседника.
Не опаздывайте. Задержка с началом собеседования может вызвать у кандидата негативный настрой. И далеко не всегда он будет обусловлен отсутствием лояльности или гибкости у соискателя –
он может просто опаздывать на следующую встречу или у него заканчивается обеденный перерыв.
Встретив кандидата, постарайтесь его расположить к себе. Для этого обращайтесь к нему по имени, а если это подразумевает статус или возраст претендента, то и по отчеству, улыбнитесь претенденту. В первые 3-4 минуты происходит визуальная оценка кандидата интервьюером и наоборот, формируется положительное или отрицательное мнение. Далее разговор выстраивается в таком ключе, чтобы подтвердить свое первое впечатление. На данном этапе интервьюеру очень важно избежать предвзятости и субъективизма. Для этого не следует «с порога» засыпать кандидата вопросами, а использовать эти минуты для установления контакта, снятия психологического напряжения, создания атмосферы уюта и комфорта, так называемый ice break. Спросите у кандидата, как он добрался, не попал ли под дождь или в пробку, сложно ли было найти офис и пр. Далее сообщите цель вашей встречи, ее ориентировочную продолжительность и предоставьте кандидату краткую информацию о вашей компании: период ее существования на рынке, сфера деятельности, основные виды услуг или продукции и пр. После этого переходите к основной части беседы – о профессиональных, деловых и личностных качествах кандидата, а также информации о работе в вашей компании. В ходе интервью не только вам нужно получить максимум полезной информации о кандидате, но и претендент должен четко понять характер и условия будущей работы. Встречаются случаи, когда на этапе собеседования работодатели не считают нужным информировать соискателей о полном круге функциональных обязанностей и особенностях работы, полагая, что специалист и сам разберется. Это мнение ошибочно, т. к. каждая компания имеет свою спе­цифику и перед специалистами даже одного профиля могут стоять разные цели и задачи. Информацию о должностных обязанностях и ожиданиях от кандидата можно предоставить либо до его рассказа о себе, либо после. Если вы огласите ее до разговора о знаниях, навыках и опыте претендента, есть риск того, что, рассказывая о себе, кандидат приукрасит трудовую биографию и будет давать желаемые для вас ответы. Эту тему лучше обсудить в конце встречи, после того как кандидат ответит на вопросы о своих способностях, прошлых достижениях и опыте.
Плохо подготовленного или неопыт­ного интервьюера часто выдает неумение держать беседу. Кандидаты, когда хотят уйти от прямого ответа, зачастую начинают выдавать много лишней информации не по существу вопроса, тем самым запутывая ход беседы. Так вот интервьюеру важно четко задавать вопросы (если вы не предполагаете услышать в ответ философские рассуждения), держать инициативу в своих руках и устанавливать тон беседы. Не стесняйтесь останавливать кандидата, если он слишком увлекается разговором на тему, которую считает для себя безопасной и выигрышной. Сделать это можно вполне корректно, сказав: «Спасибо за дополнительные подробности вашей трудовой деятельности. Но давайте все же вернемся к вопросу о …». Интервьюер должен держать под контролем и направлять разговор, чтобы следовать намеченному плану и времени. В процессе собеседования идеальное соотношение вашего разговора и разговора соискателя составляет 20:80. Для всесторонней оценки интервьюеру важно задавать правильные вопросы, на которые кандидат сможет давать развернутые ответы, вопросы, которые стимулируют к размышлению, а не предполагают односложных ответов.

Немаловажным аспектом проведения интервью является также правильно подобранный тон разговора. Очень часто возникает соблазн перейти на агрессивный, поучительный, критичный, одобряющий или сочувствующий тон. Прибегать к подобному следует лишь в том случае, если вы делаете это сознательно, провоцируя кандидата на откровенность или проявление истинного отношения к обсуждаемой теме. Например, поддержите соискателя одобрительным кивком головы и тоном, когда он жалуется на строгого начальника, и он расскажет вам в деталях о стиле менеджмента, корпоративной культуре и взаимоотношениях в коллективе компании. В противном случае вы рискуете потерять объективность оценки и потратите лишнее время на выслушивание ненужных подробностей.
В завершение собеседования предложите претенденту задать вам вопросы. Поменяться таким образом ролями очень важно, т. к. это даст представление о том, какие факторы приоритетны для конкретного соискателя, каковы его ценности и мотивы, а также продемонстрирует вашу открытость к диалогу.
После того как все вопросы заданы и на них прозвучали ответы, сообщите кандидату о способе и дате обратной связи. ВСЕГДА сообщайте претендентам результат их собеседования в вашей компании независимо от того, положительный он или отрицательный. Если у вас массовый набор персонала и вы физически не успеваете звонить или писать кандидатам, которые не прошли отбор, сообщите, что вы выйдете на связь в течение … дней только в случае положительного ответа. Это элемент вашего бренда как работодателя и как профес­сионала. Далее поблагодарите кандидата за уделенное для встречи время и проведите к выходу.
Обобщая приведенную информацию, можно выделить ключевые моменты, на которые интервьюеру следует обращать внимание в процессе подготовки и проведения собеседований, а именно:
вовремя ли пришел кандидат, предупредил ли он о возможном опоздании или о переносе встречи;
внешний вид претендента: аккуратность, опрятность, соответствующий деловой стиль одежды, умеренные макияж и количество украшений;
стиль общения: четкая грамотная речь; умение: выслушать собеседника, концентрироваться на теме беседы, отвечать по существу; быстрота реакции на вопросы и меняющийся темп беседы;
способность отстоять свою точку зрения, реакция на возражения или критику, способность идти на компромисс;
невербальная информация: взгляд, жесты, мимика, поза;
не поддаваться первому впечатлению, абстрагироваться от личной оценки кандидата.
Сведения претендентов необходимо проверять, как бы идеально они не выглядели. Не всегда за деловым костюмом, грамотной речью, умением себя вести и подать кроется высококлассный специалист. Все перечисленное может быть результатом хорошо усвоенного материала пройденного недавно тренинга на соответствующую тему.
В завершение, желаем нашим читателям информативных собеседований и успешного применения на практике изложенных выше рекомендаций.