№8(19)(2013)

Шановні читачі! Протягом усього періоду нашого з вами спілкування на сторінках часопису було розглянуто порядок створення, обліку, погодження, надсилання документів, що не містять інформації з обмеженим доступом (несекретних документів). Однак існують матеріальні носії інформації з обмеженим доступом. Доступ до цієї інформації має лише обмежене коло осіб, і оприлюднення її заборонено законом. Це здійснюється виключно в інтересах національної безпеки або охорони прав людини. До інформації з обмеженим доступом належить конфіденційна, службова та таємна інформація. Будь-яка інша інформація вважається відкритою, і отримати доступ до неї мають право всі громадяни України, незалежно від того, стосується їх вона безпосередньо чи ні.
У даній статті розглянемо порядок оформлення і направлення документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію (далі – документи).

Устатті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» наведено таке визначення службової інформації: «Службова інформація – інформація, що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийнят­тю рішень; інформація, зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці».

Доступ до таких документів надається відповідно до частини 2 ст. 6 цього Закону.
З метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, що містять службову інформацію, Кабінетом Міністрів України ухвалено Постанову «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» № 1893 від 27 листопада 1998 р. (назва Постанови зі змінами, внесеними згідно з Постановою КМУ № 938 (938-2011-п)
від 07.09.2011 р.).
Відповідно до цієї Постанови, міністерства та інші центральні органи влади можуть затвердити відом­чі інструкції (за умови їх погодження з СБУ та Державною архівною службою).
Інструкція № 1893 визначає обов’язковий для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, порядок обліку, зберігання, використання та знищення докумен­тів, які містять службову інформацію.
Переліки відомостей із службовою інформацією розроблюються і затверджуються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів АР Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями.

Співробітники організації, допущені до роботи з документами, що містять службову інформацію, в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку з Інструкцією № 1893 та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення проводять служби діловодства (канцелярії) організацій.

Важливо! Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування». Він проставляється на документах у правому верхньому кутку першої сторінки (над адресатом), а для видань – на обкладинці із зазначенням номера примірника.

Наприклад:

Для службового користування
Прим. № 1
Міністерство внутрішніх справ України

Необхідність проставлення грифа «Для службового користування» (ДСК) визначається на підставі затверджених переліків: 
на документі – виконавцем або особою, що підписує документ;
на виданні – автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

За випуск документів «Для службового користування», що тиражуються, несуть відповідальність керівники організацій (структурних підрозділів). Друкування документів здійснюється в друкарському бюро організації або у структурних підрозділах під відповідальність їхніх керівників.
Однак використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом «ДСК» можливе тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації.
Після роздрукування на звороті останньої сторінки кожного примірника документа «ДСК» виконавець повинен зазначити кількість надрукованих примірників, своє прізвище та дату друкування документа.

Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для службового користування» здійснюються службою діловодства (канцелярією) організації, яка також веде облік несекретної документації.

Повністю оформлені документи з грифом «Для службового користування» (роздруковані та підписані) разом з чернетками і варіантами (якщо такі є) передаються для реєстрації співробітнику служби діловодства (канцелярії), який здійснює їхній облік.
Чернетки та варіанти знищуються виконавцем у присутності працівника служби діловодства, про що на примірнику документа, який залишається на зберігання в службі діловодства (канцелярії), робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи».
Далі документу присвоюється обліковий номер. Облік документів та видань з грифом «ДСК» ведеться в журналах встановленої форми окремо від іншої несекретної документації.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від паперових, теж у журналах встановленої форми.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошиваються та опечатуються. На останній пронумерованій сторінці журналу обліку документів «ДСК» робиться запис: «У цьому журналі прошито, пронумеровано та скріплено печаткою … аркушів», який підписується працівником служби діловодства та завіряється печаткою «Для пакетів».
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внут­рішні документи з грифом «Для службового користування».
Направлення документів з грифом «Для службового користування» адресатам у межах України здійснюється тільки рекомендованими або цінними поштовими відправленнями та кур’єрами організацій. При цьому видання, справи, документи «ДСК» повинні бути вкладені в конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

Забороняється на конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) та виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів. На них зазначаються лише найменування і адреси одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «ДСК».

Організація, яка отримує документи з грифом «Для службового користування» від сторонніх організацій, не має права на їхнє розмноження без письмової на це згоди цих організацій.

Наприкінці хочу навести застереження, зазначене в п. 9 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої Постановою КМУ № 1893 від 27 листопада 1998 р.: «Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом «Для службового користування», забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою потребою».

Як сказав колись В. Шекспір: «Нехай засуджують тебе за мовчання – не лаяли б тільки за балакучість!».