№9(20)(2013)

Облік і контроль завжди були важливою складовою управління будь-яким підприємством – ці дві функції допомагають дотримуватися програми та плану дій, які завчасно визначені керівництвом. В управлінні контроль у першу чергу має бути направлений на перевірку.

Мета контролю – забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень керівництва і вирішення поставлених питань. За видами розрізняють контро­ль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання. Контроль по суті – це оцінка правильності, вдалого та повного вирішення питання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, попередню перевірку й регулювання ходу виконання, узагальнення результатів контролю виконання та інформування керівника.
У цій статті розглянемо порядок і форми організації контролю за виконанням документів.
У Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року за № 1242, зазначається: «Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання».
Безпосередній контроль за виконанням усіх зареєстро­ваних документів, в яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, покладається на спеціальний підрозділ – службу контролю або посадову особу, що відповідає за контроль (далі – відповідальні за контроль).
Контроль за виконанням документів можна поділити на поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль. Серед них основними видами контролю є поточний і попереджувальний.
Відповідальні за контроль виконання щодня, як правило на початку робочого дня, виявляють і складають список документів, термін виконання яких закінчується сьогодні (поточний контроль). Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день і показує, які справи мають бути завершені саме сьогодні. Контроль за термінами виконання документів – це функція, яка має бути обов’язково передбачена в посадовій інструкції працівників служби контролю. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких закінчується, відповідальні за контроль з’ясовують у виконавців можливість своєчасного вирішення поставлених у документах питань, а в разі зриву термінів – доповідають про це керівництву.
Під час попереджувального контролю складаються зведення контрольних документів та попереджаються виконавці за документами, термін виконання яких має закінчитися через два-три дні. За цей час співробітник повинен виконати поставлене завдання. Щоденний контроль (поточний і попереджувальний) створює нормальну робочу атмосферу в офісі. Завдяки йому працівники привчаються до того, що про виконання будь-якого поставленого завдання обов’язково спитають у строк.
Підсумковий контроль – це аналітичне узагальнення документообігу, виконавчої дисципліни в організації та її структурних підрозділах. Він дає уявлення про роботу організації в цілому. Підсумковий контрол­ь проводиться відповідальними за контроль виконання документів співробітниками із заданою періодичністю (щотижня, щомісяця).
При проведенні контролю велике значення має форма його проведення. Контроль має бути зорієнтований виключно на допомогу співробітникам у організації їхньої роботи, а не на виявлення недоліків. Лише прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.
Систематична перевірка виконання, вміло і корект­но проведена відповідальним за контроль співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен у встановлений термін, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання/репутація організації тощо, підкреслює потрібність цього працівника та його роботи.
Відповідальність за правильне і своєчасне вирішення поставлених на контроль питань несуть керівники структурних підрозділів і співробітники, зазначені в резолюції керівника (виконавці).
У разі, коли при отриманні документа або в процесі його виконання виконавцем з’ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це доповідається безпосередньому керівникові або керівникові, резолюція якого є на документі та який має право на продов­ження терміну виконання документа. Однак питання про перенесення терміну виконання документа повин­но бути вирішене не пізніше, ніж за день до закінчення контрольної дати. Перенесення термінів виконання документів «заднім числом» не допускається.
Зняття документа з контролю можливе лише після повного його виконання: підготовки відповідного документа, отримання відповіді на вихідний документ, виконання резолюції керівника на вхідному/внутрішньому документі, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання. Результат виконання повинен бути занесений до реєстраційної форми контролю. Наприклад, це може бути запис: підписаний договір, проведено переговори, направлено вихідний лист-відповідь від 25 вересня 2013 р. вих. № 150, позитивна відповідь надана телефоном тощо.
У Типовій інструкції з діловодства № 1242 прописано: зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Форму контролю обирають виходячи з можливостей закладу (ручна картотека, автоматизована система). Сьогодні майже всі організації використовують автоматизовану систему контролю виконання документів, і вона є найбільш раціональною. Спеціальні програми автоматизованої системи контролю дають змогу виводити на екран списки документів з визначеним строком виконання. За такої системи контролю можливо переглянути всі поставлені завдання як за термінами їх виконання, так і за відповідальними виконавцями.
В автоматизованій системі постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповнен­ні його реквізитів, а саме: заповнивши поле «Термін виконання». Одночасно на оригіналі документа в лівому полі на рівні заголовка може ставитися відмітка про контроль – спеціальний штамп «Контроль» або штамп у вигляді літери «К». Така відмітка привертає увагу виконавця до контрольованого документа.
В організаціях, де використовується система електрон­ної пошти, працівники служби контролю можуть відправляти попередження виконавцю про документи, терміни виконання яких закінчуються, в автоматичному режимі.

Важливо!
Використання автоматизованої системи контролю значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання і довідково-інформаційне обслуговування. Так, якщо трудовитрати на заповнення однієї реєстраційної картки складають 0,152 год, то з використанням автоматизованої технології – 0,054 год.

Спеціально розроблені програми дають змогу виводити на екран комп’ютерної техніки списки документів, виконання яких закінчується у визначений термін. При створенні та налаштуванні автоматизованої системи контролю виконання рекомендується передбачити найчастіше використовувані форми звітів за документами організації. Заздалегідь розроблені форми допомагають легко і швидко отримувати всю необхідну інформацію. Крім того, звіти про стан виконання документів є критерієм для визначення ступеня матеріального заохочення всіх працівників сфери управління.