№10(21)(2013)

Наверняка каждый из нас неоднократно произносил фразы: «Я ничего не успеваю!», «Куда же девается время!?», «Как это все успеть сделать?!» и пр. Если вы говорите их изредка, эпизодично, причин для беспокойства, скорее всего, нет, поскольку разные периоды в жизни связаны с разной нагрузкой. Но когда такие выражения становятся повседневной нормой, это уже повод задуматься над природой их возникновения. Глобально все они являются следствием нехватки времени на выполнение какой-то работы или на отдых. Причин этому можно найти массу. Самая банальная из них – время стало быстрее бежать. Конечно, отрицать то, что ритм жизни современного человека стал более чем динамичен и насыщен активными действиями, бессмысленно. Но признать причину именно в этом, означает пойти по пути наименьшего сопротивления. Нехватка времени может быть связана с нерациональным его использованием, а также с повышенной нагрузкой, которую мы сами на себя берем или же ее диктуют обстоятельства. Во втором случае дефицит времени зачастую имеет временный характер. Необходимо оценить длительность обстоятельств и рационально распределить собственные силы. Если же такой период затягивается, стоит искать пути воздействия на внешние факторы, провоцирующие эти обстоятельства. В данной статье речь пойдет именно о нерациональном использовании времени и, как следствие, его потерях. Работа в состоянии постоянного аврала и стресса из-за того, что вы не успеваете, пагубно сказывается на личной эффективности. Снижаются результативность и вовлеченность в рабочий процесс.

Технология, которая помогает экономить и правильно использовать время, называется Time management. Дословно «Time management» переводится как управление временем, организация времени. Но поскольку время – это ограниченный ресурс, который нельзя накопить, приобрести, вернуть или обменять, на наш взгляд, уместно говорить также об управлении собой во времени и повышении личной эффективности с помощью грамотного использования времени.
В основе Time management лежат планирование, организация, координация и контроль.

Планирование
Планировать необходимо для того, чтобы решить, чего мы хотим достичь в будущем, как мы это сделаем и в какой срок, то есть это постановка целей. Важно, чтобы цели были измеримы, достижимы, определены во времени, иначе они превратятся в абстрактные мечты. В отношении времени мы хотим достичь максимальной эффективности с наименьшими его потерями. Существует «Правило 6 «П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Ваши планы должны быть записаны на бумаге или зафиксированы в электронном виде – так они станут более осязаемыми. Планировать необходимо от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждая задача должна иметь срок выполнения. В конце дня планируйте задачи на следующий, расставляя приоритеты. Таким образом, утром вы уже будете знать, с чего начинать свой день. Список дел редко остается статичным. При необходимости, в течение дня корректируйте его, вычеркивая то, что уже сделано, и вписывая новые задачи. Важно не забывать переносить невыполненное на другой день. Планирование на начальном этапе – процесс затратный по времени. Но, принимая решение о его целесообразности, вспомните правило 10/90, а именно: 10 % времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономят 90 % времени при ее решении.
С планированием очень тесно связана расстановка приоритетов. Она помогает управлять списком задач. Делать все и сразу невозможно, поэтому обязательно определяйте важность и срочность дел. Причем важная задача не всегда является срочной, и наоборот. Оценить данный фактор можно с помощью анализа последствий ее невыполнения в обозначенный срок. Для расстановки приоритетов можно воспользоваться методом АБВГД или 12345. Каждой букве/цифре соответствует определенный приоритет выполнения задания. Так, задача, отмеченная А/1, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае его невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б/2, пока не выполнена задача А/1, а за дело В/3 – пока открыта задача Б/2, и т. д. Последней буквой отмечают малосущественные задачи. Хватаясь за выполнение разных задач, не нужно тешить себя надеждой, что мы способны делать все и сразу, это только затягивает общий процесс. Возвращаясь к брошенному делу, нужно каждый раз обновить в памяти то, на чем закончили работу и что планировали делать дальше, а также мысленно и эмоционально переключиться на новую задачу. В конце концов, такой ритм провоцирует быструю утомляемость и снижение эффективности. Ранжировать задачи и управлять ими помогает матрица Эйзенхауэра, согласно которой все дела можно распределить следующим образом:

Блок I В идеале список этих дел должен быть минимален, так как они требуют немедленного выполнения и при планировании дел на следующий день должны быть уже выполнены. Список наполняется, как правило, в течение дня и является последствием форс-мажорных и авральных ситуаций. К ним можно отнести: приступ аппендицита, прорыв канализации, внеплановую встречу с клиентом/инвестором и пр. Такие дела возникают спонтанно, поэтому при распределении времени нужно закладывать резерв именно на подобные случаи. Вместе с тем частично и их можно предусмотреть. Например, если у вас капает из трубы, в скором времени стоит ожидать ее прорыва, если из-за рубежа в ваш город приехал собственник бизнеса, которым вы руководите, наверняка он захочет организовать встречу, и т. д.

Блок II Это, пожалуй, главные задачи, поскольку они связаны с перспективным планированием и приносят максимальную пользу и отдачу в будущем – они приближают нас к целям. К ним относятся, например, работа над новым проектом, а также оценка уже реализованных, изучение иностранного языка, начало занятий спортом, соблюдение режима отдыха или питания, начало планирования своей работы и т. д.

Блок III Чаще всего сюда попадают незапланированные и второстепенные дела, не приближающие нас к главной цели и не влияющие на нашу жизнь. Порой они даже не имеют отношения к нашим должностным обязанностям. Эти задачи просто должны быть выполнены срочно и поручаются в порядке делегирования или замены отсутствующего сотрудника. Главное их отличие от дел из блока I состоит в том, что они не влияют на наши личные цели, перспективы, планы, а только поглощают время и отвлекают. Примером таких дел может быть внезапный приход гостей и связанные с этим хлопоты по их угощению и развлечению.

Блок IV Дела, не приносящие никакой пользы, а наоборот, поглощающие время. Они просты и легки в выполнении и восприятии, поэтому частенько делать хочется именно их. На них тратится много времени, а результат – нулевой. Это: болтовня по телефону, частые перекуры, общение «ни о чем» в соцсетях, просмотр телесериалов, компьютерные игры и пр. Такие дела еще называют поглотителями или «пожирателями» времени. На том, как с ними бороться, мы остановимся немного позже.

Организация
Продолжение планирования и расстановки приоритетов – организация. Она предполагает, прежде всего, самоорганизацию, которая начинается с осознания необходимости что-то менять и самоанализа. Подготовив план и расставив приоритеты, важно не остановиться на этом этапе, а следовать намеченному. В ходе организации необходимо установить продолжительность выполнения задач и распределить время. Напротив каждого пункта проставьте приблизительное время его выполнения – и вы получите ориентировочное общее время. Сопоставьте его, в первую очередь, с продолжительностью рабочего дня и определите, посильные ли задачи вы запланировали на день. В свой план важно закладывать также время на непредвиденные обстоятельства – мы же не можем знать наперед о незапланированном совещании, визите клиента, технических неисправностях, проблемах со здоровьем и т. д. Происходят они регулярно и приводят к изменению плана работы, а также к смещению последовательности выполнения намеченного. Запас времени должен быть запланирован между каждым делом или хотя бы заложен в общий план. Его продолжительность зависит от количества задач на день и общего объема затрат времени на запланированную работу. По общему правилу, запас должен составлять не менее 15 % от общего времени занятос­ти. Например, если вы ожидаете посетителя в 10.00, а предполагаемая продолжительность встречи с ним 45 минут, то на эту встречу целесообразно планировать как минимум один час, ведь клиент может задержаться или у вас может возникнуть заминка с началом встречи из-за форс-мажорной ситуации.

Координация
Предполагает поиск источников экономии времени и предотвращение их потерь. Здесь идет речь именно о «пожирателях» времени, о которых мы уже упомянули выше. По характеру своего возникновения они бывают:
внутренние: привычка откладывать дела «на потом», нежелание заниматься «нелюбимым» делом, чрезмерная увлеченность «любимым» занятием, неумение говорить «нет», стремление все делать самому;
внешние: подчиненные и коллеги по работе, непрошеные гости, телефонные звонки и пр.
Приведем наиболее распространенные поглотители времени и способы борьбы с ними (см. иллюстрацию).

Контроль времени
И последняя составляющая технологии – контроль времени. Заключается он в анализе выполнения задач и достижения результатов, а также корректировке использования временных ресурсов. Составляя план на новый день, нужно предварительно оценить выполнение предыдущего плана: все ли задачи выполнены, удалось ли следовать намеченным срокам, соответствовала ли фактическая продолжительность выполнения дел запланированной. И самое главное – проанализировать причины невыполнения плана. Последние не всегда кроются в неорганизованности или несерьезном отношении к таймингу. Запланированное на выполнение задач время может превышать количеств­о времени, которое целесообразно и уместно тратить на них. Например, если ваш план выполнения служебных (должностных) задач рассчитан более чем на восемь часов, вы должны осознавать, что придется задержаться после работы либо пожертвовать обеденным или другим перерывом, чтобы все успеть. Как временная, такая ситуация допустима, но на постоянной основе она приводит к стрессу, апатии и постоянному синдрому усталости. Последние – далеко не самые подходящие условия для эффективной работы на результат. Регулярное невыполнение намеченного также влечет разочарование в системе как таковой. Чтобы этого не случилось, составляйте план, учитывая реальные сроки выполнения работ. Не нужно приуменьшать временные затраты и перегружать день.

Итак, если вы:

• никогда не можете найти на своем столе нужный документ;
• понятия не имеете о приоритетах;
• не можете разобраться в рабочих записях, в них царит путаница и беспорядок;
• хватаетесь то за одно, то за другое и ничего не доводите до конца;
• систематически опаздываете и постоянно не готовы к встрече;
• как правило, пребываете в состоянии хаоса и стресса;
• не умеете кратко и емко разговаривать по телефону и выражать свои мысли, обязательно займитесь управлением своим временем.

Начните планировать. Даже если у вас не получится с первого раза выполнить все записанное, не останавливайтесь, анализируйте и пробуйте снова. Очень скоро ваши усилия принесут плоды в виде экономии времени, организованности, у вас появится достаточно времени и на работу, и на отдых.

Удачного вам планирования и удовольствия от реализации намеченного!