№12(23)(2013)

Сьогодні, коли зростає кількість акціонерних товариств, асоціацій та інших колегіальних структур господарювання за участю юридичних та фізичних осіб – суб’єктів власності, зростає важливість документування процесу прийняття колективних рішень. Документом, в якому докладно та коротко міститься запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, конференціях, засіданнях, є протокол.

Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, протоколи можна віднести до інформаційних документів (містять інформацію про хід обговорення певних управлінських питань), а з іншого, – вони виконують розпорядчу функцію (у структурі протоколу присутня постановляюча частина). Це офіційний документ, на підставі якого керівництво організації має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Як показує практика, навіть кілька разів підведені усно підсумки та поставлені завдання через певний проміжок часу починають трактуватися по-різному, залежно від інтересів учасника або ситуації. Протокол, в якому правильно зафіксовано зміст виступів та формулювання прийнятих рішень, є неоціненним помічником у службових конфліктах, які виникають на підґрунті забудькуватості або нерозуміння суті справи, навмисних/ненавмисних спотворень чиєїсь думки. Хочу привести всім добре відомий афоризм «Что написано пером, того не вырубишь и топором!» Отже, якщо ви раніше ніколи не протоколювали засідання, збори, пропоную привчати ваш колектив до цього.

Рішення, зафіксовані в протоколах, є обов’язковими до виконання.
За видом оформлення є повні та короткі протоколи.

Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні, короткий – фіксує лише прізвища осіб, які виступили, та прийняті рішення.

Короткі протоколи не дають чіткого уявлення про хід обговорення питань, тому перевагу надають повним протоколам, які розкривають не тільки характер засідань, а й діяльність організації в цілому. Короткі протоколи найчастіше ведуть на оперативних виробничих нарадах та у випадках, коли виступи стенографуються або записуються за допомогою звукозаписувальної апаратури. Рішення про те, яку форму протоколу обрати на конкретному засіданні, приймає керівник організації або керівник колегіаль­ного органу.

Обов’язковими реквізитами протоколу є:

• найменування організації;
• назва виду документа;
• дата та реєстраційний номер;
• місце складання;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підписи.

Основні вимоги до оформлення протоколів висвітлені в Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі – Інструкція), яка затверджена постановою КМУ від 30 листопада 2011 року № 1242. Так, у п. 109 розділу II. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення документів зазначається, що протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку установи, а у разі, якщо бланки не передбачені, – на чистому аркуші паперу формату А4.

Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначається перший та останній день засідання.

Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Тобто, якщо останнє засідання в 2012 році відбулося 29 грудня і воно було дванадцятим, а в 2013 році нове засідання було проведене 08 січня, то складеному за його результатами протоколу присвоюється № 1, а не № 13. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

Заголовком протоколу слугує назва колегіального органу (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) або засідання (нарада, збори, конференція тощо), наприклад: протокол засідання атестаційної комісії…; протокол наради…; протокол зборів...

Текст протоколу складається зі вступної та основ­ної частини.

Вступна частина оформляється однаково і в повних, і в коротких протоколах. У ній зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови, секретаря, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб (якщо кількість учасників перевищує 15 осіб, то зазначається лише їх кількість, а поряд робиться відмітка «Список учасників додається»). Прізвища присутніх записуються до протоколу в алфавітному порядку із зазначенням місця роботи і посади. У протоколах постійно діючих комісій і нарад посади присутніх не вказуються. Присутні перераховуються у всю ширину рядка через один міжрядковий інтервал. Наприкінці вступної частини також міститься порядок денний.
Порядок денний – це перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщуються в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля і після них ставиться двокрапка.
Перелічені питання порядку денного формулюються в називному відмінку, нумеруються арабськими цифрами, друкуються з абзацу і починаються з прийменника «Про». Не рекомендується питання або групу питань формулювати словом «Різне».
Після вступної частини йде основна частина протоколу, яка складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи основної частини нумеруються арабськими цифрами й будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються без відступу від межі лівого поля великими літерами і після них ставиться двокрапка.

У розділі «СЛУХАЛИ» в коротких протоколах зазначається прізвище основного доповідача й тема його виступу. У повній формі протоколу наводиться прізви­ще та ініціали доповідача, зміст його виступу. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка, а текст виступу викладається в третій особі однини. У випадку, коли текст доповіді представлений доповідачем у письмовому вигляді (оформлений як окремий документ), до тексту протоколу він не включається. Після відомостей про доповідача ставиться тире й робиться відмітка: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

Після слова «ВИСТУПИЛИ» в коротких протоколах вказуються тільки прізвища осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді основного доповідача, а в повних – фіксуються також їх виступи із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) у називному відмінку з викладенням змісту питання та відповідей на нього від третьої особи однини.

Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення, яке формулюється коротко, точно і лаконічно, щоб уникнути двоякого значення. Поряд з прийнятим рішенням зазначається кількість голосів, поданих «за», «проти», «утрималися».

Рішення, які містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
Протокол може містити пункт про затвердження документа, який обговорювався на засіданні. У такому випадку цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні і факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки. Хочу зазначити, що реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не вказується.
Реквізит «підписи» відокремлюється від тексту протоколу трьома міжрядковими інтервалами і включає найменування посад головуючого та секретаря, їх особисті підписи з розшифруванням (ініціали і прізвище). Найменування посад підписантів друкується від межі лівого поля через один міжрядковий інтервал. Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем. Розташування останньої букви підпису обмежується правим полем.

Зазвичай протокол оформляють протягом декількох годин після наради або ж на наступний день, поки ще свіжі спогади про хід обговорення.
Після того як засідання відбулось, протокол підписаний, починається найважливіше, оскільки від виконання прийнятих рішень буде залежати його ефективність. Як правило, наприкінці засідання голова підводить підсумки обговорення та коротко зазначає, які дії повинні бути виконані, ким і коли. Всім учасникам засідання необхідно розіслати копію протоколу, а відповідальним виконавцям, які не були присутні, – виписку з протоколу, що містила б необхідну для виконання доручення інформацію. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства. Список розсилки складає й підписує секретар засідання.

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 встановлюються такі строки зберігання протоколів:

• протоколи засідань колегіальних виконавчих органів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів і організацій; органів місцевого самоврядування та їх виконавчих органів за місцем розроблення – постійно;
• протоколи засідань колегіальних виконавчих органів (правлінь, дирекцій, рад директорів, рад орендарів тощо) організацій та документи до них – постійно або до ліквідації організації (для організацій, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду);
• протоколи засідань контрольних органів (наглядової ради, опікунської ради, ревізійної комісії) організації – постійно або до ліквідації організації (для організацій, у діяльності яких не створюються до­кументи Національного архівного фонду);
• протоколи загальних зборів, з’їздів, конференцій вищого органу (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків) організації за місцем проведення – постійно або до ліквідації організації (для організацій, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду) та інші.

Отже, більшість протоколів має постійний термін зберігання, що обумовлює всю важливість роботи з цим видом організаційно-розпорядчої документації. Тому важливим є не тільки архівне зберігання, а й організація поточного зберігання протоколів на підприємстві відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Наприкінці хочу застерегти!
У діяльності багатьох організацій і підприємств часто складаються документи під назвою «Протокол», однак вони не підпадають під категорію розглянутих вище документів. Так, у сфері договірних відносин складаються протоколи про наміри (у цих протоколах сторони виявляють свої наміри укласти контрактні відносини та приймають конкретні підготовчі зобов’язання на певний строк), протоколи розбіжностей (складаються у разі незгоди контрагента з певними пунктами договору), протоколи узгоджень (наприклад ціни) та інше.