Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань, серед іншого, здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням прийнятих на опрацювання вхідних документів і слідкує за строками їх виконання.
Як зазначається в Типовій інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою КМУ від 30 листопада 2011 р. №1242 ( п.190) строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи ( його заступника), яка пишеться на резолютивному аркуші до кожного окремо зареєстрованого вхідного листа.
Строки виконання вхідних документів обчислюються в календарних днях з дати їх надходження (реєстрації). У разі, коли останній день строку виконання документа припадає на неробочий ( вихідний/святковий) день, то останнім днем строку виконання вважається перший робочий день після неробочого.
Серед усього переліку вхідних документів, які отримують організації слід особливу увагу звернути на виконання основних документів.
До основних документів, що надходять до установи, належать: Укази, розпорядження і доручення Президента України; запити та звернення народних депутатів України; рішення Кабінету Міністрів України; проекти актів КМУ на погодження; протести, приписи, подання та постанови прокурора України; запити на публічну інформацію; звернення громадян; листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня; телеграми та інше. Ці документи передаються на розгляд керівнику установи відразу після реєстрації.
Отже, розглянемо строки виконання кожного окремо взятого основного документа, виконання яких підлягає обов`язковому контролю.
Виконання Указів, розпоряджень і доручень Президента України здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності одним з перелічених актів ( при умові, коли в акті чи дорученні строк виконання не визначено).
Запит народного депутата України виконується не пізніше ніж у п`ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший строк, який встановить Верховна Рада України. Крім запитів народних депутатів України до організацій можуть надходити запити депутатів місцевих Рад. Такі запити розглядаються у встановлений зазначеною Радою термін.
Звернення народного депутата України повинно бути виконано протягом десяти днів з дня його реєстрації.
У разі неможливості розгляду запиту або звернення народного депутата України в установлений строк суб`єктам здійснення такого запиту або звернення складається та направляється офіційний лист, в якому зазначається причина необхідності продовження строку розгляду. Проте, навіть з урахуванням строку продовження, строк виконання депутатського звернення не може перевищувати 30 календарних днів з моменту його надходження.
Проекти актів Кабінету Міністрів України погоджуються установами, яким вони надіслані, у строк, установлений головними розробниками цих актів.
Протест прокурора на акт,що суперечить законута постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне порушення розглядаються у десятиденний строк після їх надходження.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону виконується негайно.
Іноді організації та установи від фізичних, юридичних осіб, об`єднань громадян без статусу юридичної особи отримують запити на публічну інформацію. Строки виконання таких запитів – не більше п`яти робочих днів від дня їх надходження. Але в залежності від характеру таких запитів їх термін може бути й інший. Якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події що сталися або можуть статись і несуть загрозу безпеці громадян, то відповідь на такий запит повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
Розпорядник інформації, що запитується може подовжити строк розгляду запиту на інформацію до 20 робочих днів, але обов`язково обґрунтувавши таке продовження ( запит стосується великого обсягу інформації, потребує пошуку інформації серед значної кількості даних та інше). Про необхідність продовження строку виконання запиту на інформацію розпорядник інформації направляє запитувачу відповідного листа, але не пізніше ніж протягом п`яти робочих днів з дня отримання (реєстрації) цього запиту.
Відповідь на звернення громадян повинна надаватися у місячний термін з дня їх отримання. У разі неможливості вирішення порушених у зверненні питань протягом встановленого строку керівник/заступник керівника установи встановлює новий термін виконання цього звернення, про що в письмовій формі повідомляють особі, яка подала звернення. Але в цілому загальний строк виконання звернення громадян не може перевищувати 45 днів.
Прийняті на опрацювання організацією листи-доручення та листи-запити установ вищого рівня виконуються до зазначеного в них строку.
Для опрацювання телеграм, в яких порушуються питання, що вимагають термінового вирішення встановлюється строк до двох днів. Решта телеграм опрацьовуються протягом 10 днів.
Організацію контролю за виконанням вищезазначених основних документів, що надійшли до організації, здійснює перший заступник або заступник керівника відповідно до розподілу їх функціональних обов`язків.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів покладається на особу, відповідальну за діловодство цього підрозділу.
Відповідальність за виконання вхідного документа у визначений строк несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками установи, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції керівництва зазначений першим.
